档案数字化建设中存在的问题与对策

涂 华

（威远县龙会中心卫生院，四川 内江 642463）

档案数字化建设中存在的问题与对策

涂 华

（威远县龙会中心卫生院，四川 内江 642463）

在信息爆炸的时代，信息充斥着社会的各个角落，也冲击着各个行业。数字化改革成为经济发展的强大推动力，一个国家的信息水平如何，代表着综合国力、现代化水平与进程，因此各行各业进行完整系统的信息数字化改革势在必行。本文对当前档案数字化管理中存在的问题进行分析的同时，提出了建设性的改革策略。

档案管理；数字化建设；问题对策

传统档案管理已经跟不上时代快节奏的步伐，信息时代需要档案管理工作必须进行数字化可行性建设，改革传统档案管理为多样化管理，让先进科学的档案管理充分突破纸质局限，让档案的利用率与安全性达到最大化，目前相关部门应积极找出问题，研究对策，让信息化的渗入更加畅通无阻。

1　档案数字化进程中存在的问题

1.1档案数字化硬件与设备配置不足

档案数字化管理首先需要理念的转变，然后就是硬件与设备的配备，理念是硬件配置的保障，因此，相关部门应首先对数字化进程进行重视，对员工进行培训及要求，最后再进行设备配置。需要配置的硬件有3种:信息采集设备，如扫描仪、采集卡、缩微片扫描仪等等，这些设备一般用于图像及声音、视频的采集，或进行一般化的信息间相互转化；信息存储设备，如贮存声音影像的光盘、磁带、录影带之类的设备，档案管理人员需要根据材料的性质来选择存储设备，数字化性能强的才可用，存储的要快、多、安全为准；信息利用设备，如微机、网络、打印复印机、扫描仪等。这些设备在一般的档案管理处因为各种原因都达不到要求，数字化改革进程缓慢。

1.2档案数字化软件与系统研发落后

档案管理数字化进程的关键是软件的研发和应用，但目前各个档案相关部门对于软件的开发处于能用且用，懒于开发的状态，甚至有些有信息管理软件的部门也直接将其忽视，更别提没有数字化功能的相关部门了。部门之间缺少必要的联系，有些档案管理部门研发出新型软件后，并不对外宣扬，保守自用，即使宣扬，由于机型不同，有好多软件并不兼容，这就从层次化上对数字化进行造成了一定的桎梏。数据库的使用率太低，没有专业人员来研发利用，将其进行功能最大化释放，没有一个合理的条例来保护和促使数据库的发展，这也是其造成发展阻碍的原因之一。

1.3档案数字化管理条款规定不明细

没有规矩，不成方圆。目前，档案数字化改革正在被大多数人所接受，但数字化管理的条款规定并不明晰、详细，标准不统一，档案管理部门一般建馆的时间比较长，因此许多管理条款都缺乏更新，数字化管理更是因为没有积极的条例约束与促进，造成进程缓慢，不仅基本规格差，质量低，技术组织工作更是不受重视。

1.4档案数字化管理人员素质需提升

人才是促进管理的关键性因素，只有在周期性的培训中提升数字化管理人员的专业素质，才能保证档案数字化的顺利开展实现，一般的电脑技术是不能满足档案数字化专业建设的，档案管理的专业化数字建设，有了现代化、高水准的设备硬件，就需要高素质、高水准、高层次的知识人才来掌控现代化的档案数字设备，让其真正发挥出最大功用。

2　档案数字化进程中问题的解决对策

2.1硬件设备配置等加大投入力度

数字化进程的实现首先要保证硬件设备到位，就比如要跑万里路，首先要择得一匹良驹。现如今数字技术高度发达，在添置环节要对数字硬件设备进行精心挑选，满足信息采集、存储、利用等需求，照相机、扫描仪、录音机等，并在存储的时候购置磁带、光盘等，按要求进行整理分类，并对周遭环境进行科学化建设，有效对尘埃、静电、强光、辐射、地震、雷电、偷窃、火灾等实行预防措施，同时注意温度、湿度和通风，电脑设备、打印机、复印机等都要定期进行检修，必要时进行更换新机，保证数字档案的建设顺利进行。

2.2数据库建设的加强性措施

数据库需要进行精改、完善，先将档案馆内收藏的各种各级档案的目录详单整理出来，然后进行计算机输入，保存电子版之后，并打印进行纸质存储目录完善，保证数据库的完整性；利用电子采集设备进行纸质信息的电子化，还可以实现两项同时保存，实现双规。数据库的建立与完善，可以大大提升档案管理的工作效率，便于操作，节省了财力与人力，与信息化的新时代接轨。

2.3数字化档案的规范化条款标准

档案数字化需要有章可循，每一名档案管理人员都应对这一问题进行重视，努力将档案数字化进程中的每一个细节都标准化、规范化，让这个特殊的、没有硝烟的战斗旗开得胜。制定数字化管理条例，并人性化地将数字化档案建设可持续发展下去。

2.4软件开发、网站开设的安全性建设

数字化档案建设包含的内容种类的功能施展，需要大众化、实用化、普及化的软件进行技术性支持，计算机机型与程序兼容性等都可能让同一款软件在不同的馆内出现各种各样的问题，比如数据丢失等安全问题，这就需要相关部门对其进行针对性的帮扶，让软件开发兼容性能更好，并倡导普及，便于管理，电子目录数据库的建设中对名称、长度、类别等都有了严格的规定，让数据库与网站的建设更具方法性、目的性、防范性、发展性和安全性。

2.5数字化档案建设的人才培养

人才可以让僵化的设备灵动起来，他们可以利用头脑来开发更好的数字化进程，及时解决数据库问题，保质保量地完成既定任务，因此人才的建设必须从现在开始行动起来。招贤纳士，在全体理念更新的同时，挑选出更适合数字化档案建设改革的人才，并对其进行针对性、周期性培训，让其能攻坚、克难、创新、应急，让专业的队伍成为数字化档案建设中的最强大的推动力。

主要参考文献

［1］滨海新区汉沽档案馆.档案数字化［J］.天津档案，2013（6）.

［2］付瑜.浅谈档案信息数字化［J］.档案天地，2014（1）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.04.0143

G270.7

A

1673-0194（2015）04-0199-01

2015-01-16