加强合同管理防范法律风险

2015-03-18武彩虹

中国管理信息化 2015年4期

关键词：当事人法律企业

武彩虹

（中铁物资集团西南有限公司，成都 610081）

加强合同管理防范法律风险

武彩虹

（中铁物资集团西南有限公司，成都 610081）

合同既是企业进行经济往来、取得经济效益的纽带，也是企业产生法律风险的主要根源，守住合同关口就可以防范大部分的法律风险。基于此，结合企业的实际情况，从事前防范与事中控制两个方面入手，就企业合同法律风险的防范措施进行了简单分析与总结。

合同管理；法律风险防范；降级效益

合同是企业对外沟通的桥梁，是企业发展的命脉，更是法律风险的风口所在。能否实施有效的合同管理，对于现代企业经营管理具有举足轻重的作用。前国资委主任黄淑和说:“加强合同管理是防范企业法律风险的基础性工作。”通过加强合同管理可以最大限度地防范和降低企业的法律风险，避免和减少合同风险给企业带来的损失。同时，还可以优化企业成本，稳健企业的运营环境，为企业经营管理保驾护航，有效提升企业市场竞争优势。

正文开始前，笔者首先引入一则寓言:

一日，魏文王问名医扁鹊:“你们家兄弟三人，都精于医术，到底哪一位最好呢？”

扁鹊答:“长兄最好，中兄次之，我最差。”

文王再问:“那么为什么你最出名呢？”

扁鹊答说:“我长兄治病，是治病于病情发作之前。由于一般人不知道他事先能铲除病因，所以他的名气无法传出去，只有我们家的人才知道。我中兄治病，是治病于病情初起之时。一般人以为他只能治轻微的小病，所以他的名气只及于本乡里。而我扁鹊治病，是治病于病情严重之时。一般人都看到我在经脉上穿针管来放血、在皮肤上敷药等大手术，所以以为我的医术高明，名气因此响遍全国。”

通过这则寓言，我们不难得到这样的启示:合同管理风险防范如同医生治病救人，事后救济不如事中控制，事中控制不如事前防范，应力争做到合同风险关口前移，预防在先，治病于未发之时。

1　合同签订前的法律风险防范

合同订立前的法律风险主要包括合同对方当事人的主体资格和履行能力两方面的法律风险。如果合同主体不适格，合同的效力就会受到影响甚至失去效力或者最终无法履约。所以，审查合同时必须对对方当事人的主体资格及履约能力进行审查。

对合同主体的合法性审查主要包括:当事人民事主体资格和有效性审查、经营资格合法性审查、许可经营合法性审查。签约对方为法人主体的，应要求对方提供法人营业执照、组织机构代码证、开户许可证、税务登记证、生产经营许可证等证件；签约对方为无独立法人资格的法人分支机构的，对方须提供上级单位书面授权委托书或分支机构成立等文件；签约对方为自然人的，对方须出示身份证；如由代理人签订，应出示加盖公司公章或授权人签字的授权委托书。上述法人营业执照、自然人身份证、授权委托书及相关证明、授权文件均应列为合同归档资料与合同一并保存。这样做，合同一旦无法履行或对方违约，可以顺利查找对方当事人的基本资料，无论对以后的诉讼，还是对合同的继续履行，都非常重要。在这里，笔者想强调一个问题，应尽可能与具有独立法人资格的主体签订合同，而避免与无独立法人资格的分支机构、职能部门订立合同。其对外订立的合同可能无效，最终的责任和后果将由法人承担。如果发生法律纠纷，起诉时只能起诉职能部门、分支机构所属的法人单位。但如果在合同签订前未能取得合同对方当事人关于主体资格的资料，发生法律纠纷时，对于分支机构与法人单位之间的隶属关系，在举证方面或多或少存在一定困难。

此外，还要审核合同对方当事人是否具有履行合同的能力，要尽可能地通过市场调研、财务审计、实地考察等有效方法调查合同对方当事人的商业信誉和履约能力，例如，合同相对人的注册资金真实情况、企业规模、资产负债情况、生产经营状况等情况以及是否涉及诉讼、仲裁等相关事项。

笔者所在企业已建立起合同主体审查制度，并通过信息化手段建立起与之配套的客商信息管理系统。凡是开展新增业务前，必须对合作对象进行信用审查，确定诚信记录情况后方可开展合作。只有通过客商信息系统的合同，才能进入合同评审流程。同时，专门出台制度，针对不同的业务类型对合作客户的企业规模及相关资质分别做出详细规定，比如，企业性质、注册资本金等要求，符合条件的客户才能与之签订合同。此外，笔者所在企业还建立了客户信用等级评价制度，对客户实施档案管理，对于合作关系良好，在合同履行过程中诚实守信的客户，建立诚信客户档案；对于信誉差、履约能力低、双方曾发生诉讼纠纷的客户，纳入《部分非诚信合作方风险警示名录》，在企业内部进行警示，严禁与列入警示名录的企业开展合作，签订合同。以上举措大大降低了因合同主体因素引发法律风险的几率。

2　合同签订时的法律风险防范

2.1建立合同评审制度

合同评审的目的与宗旨是各评审单位或部门站在不同的角度对合同提出改进意见，通过大家共同的智慧提示、防范、控制合同风险。

笔者所在企业早在前些年即建立起严格的合同评审制度，公司所有经济业务一律纳入合同管理，所有合同必须严格按照程序评审后方可签订。公司法律合规部、经营管理部、财务部、预算审计部、资源采购中心及管理层参与合同的评审。评审制度根据部门职责范围分别明确了各部门评审的重心与方向，从而明确了各部门在合同评审中的职责与分工。例如:法律合规部审核与关注重点是合同条款的合法性、严密性、完整性及合同法律风险及争议解决方案；财务部的审查与关注重点是资金保证能力、财务风险、合同盈利能力及付款结算条款等；预算审计部须对合同进行预算分析并查找合同风险源，对风险控制提出具体防范措施；资源采购中心须重点审核供应商资格及采购合同条款的可行性；经营管理部须对合同风险进行综合评价。同时，非公司固定版本合同在公司内部评审前，首先须经公司外聘常年法律顾问审查，一方面确保合同评审更具客观性；另一方面，也保障了合同评审的专业性。最后，由法律合规部针对评审意见的修改情况对合同进行检查与复核，确保评审效果与质量。通过建立科学系统的合同评审制度，推进合同管理制度化、规范化、信息化，有效规避合同风险，确保企业各项业务安全、有序运行。

2.2规范合同条款内容

2.2.1合同条款要完整齐备、内容要清楚明确

根据《合同法》规定:“合同的内容由当事人约定，一般包括以下条款:当事人的名称或者姓名住所；标的；数量；质量；价款或报酬；履行期限、地点和方式；违约责任；解决争议的方法。”以上这些条款应当是合同的主要条款，在签约时必须具备这些条款，合同才完整。如果合同内容不完备，某些条款没有约定或约定不明确，则极易导致合同双方当事人产生争议，引发合同纠纷。

2.2.2关键条款的审查

2.2.2.1质量标准条款

合同中，应明确写明适用的质量标准是国家标准或行业标准，对于没有国家标准、行业标准的产品，应在合同中约定可操作的检验标准；应明确产品验收地点、方式、人员等事项；对产品质量异议的提出应明确具体时间与条件，同时，明确承担质量责任的期限。

2.2.2.2交付方式

应对货物交付地点、交付时间、运输方式、运费的承担等作详细约定；明确货权及风险转移的时间；合同中应列明收货方经办人的姓名，同时，尽量让收货方加盖公章确认，防止经办人离开后，对方不承认收货的事实，给诉讼中的举证带来困难。

2.2.2.3付款方式

如我方作为卖方时应明确约定付款时间、付款方式（现金、电汇、承兑汇票），避免“买方根据资金到位情况逐步支付货款”“当因不可控因素影响买方付款进度时，买方可适当延期付款”等模棱两可的约定，类似约定会导致付款时间不明确，给合同相对方找到拖延付款的理由。

2.2.2.4违约责任

合同中，应避免不平等或加重我方责任的违约责任条款，同时，应明确约定对方的违约责任，约定违约金的数额或计算方法。

2.2.2.5争议管辖条款

尽量争取在己方所在地法院、仲裁委员会解决合同纠纷，以减少企业诉讼成本和风险。

2.3签订担保合同或担保条款

担保在合同中是为了保证合同能够切实得到履行，根据法律规定或者合同约定而采取的保证措施。没有担保的合同，当事人违约虽然要承担违约责任，但其责任仅限于《合同法》及具体合同条款中约定的一般违约责任。与之相比，被担保的合同义务人一旦违约，除承担上述违约责任外，还要承担担保责任，违约方当事人的责任加重了，违约成本也相应增加了。因此，为了避免双重责任的承担，从自身经济利益考虑，当事人也要积极履行合同。同时，担保可以最大限度地维护非违约方的合法权益，克服违约方当事人可能逃避违约责任的弊端，这也是合同担保措施设置的目的所在。合同担保可采取保证、抵押、质押、留置和定金5种方式。企业可以根据业务实际，选择合适的担保方式。有效担保可以大大提高合同履约率，防控合同风险。

3　合同履行过程中的风险防范

3.1防范合同风险

签订合同是第一步，履行合同这个阶段更关键。很多企业重视合同签订，但对合同履行重视不够，常常发生实际执行情况与合同约定发生偏离，严重脱节的情况，引发法律风险。

目前，笔者所在的企业主要采取以下措施对合同履行过程进行管控。

第一，建立合同台账登记制度，经营单位每签订一笔合同，合同管理部门即根据业务类型分门别类登记入册，从而准确掌握合同业务的基本信息，有针对性地开展合同履行监督和检查工作；同时，通过业务单位上报的在手合同执行情况表，定期对合同的履行情况进行跟踪登记，统计分析。

第二，利用信息化手段建立合同履约预警机制。利用ERP管理软件、NC系统等信息化手段实现财务与业务的协同，对合同履行情况进行动态管理，即对未按照合同约定履行的，系统提前预警，管理人员与业务人员可以通过信息化系统及时掌控合同履行信息，及早采取措施，预防风险的发生。

第三，建立“一合同一档案”管理制度。为从源头做好企业合同法律风险防范工作，公司制定了“一合同一档案”管理办法，对于公司签订的每一份合同，业务单位必须妥善保存自项目投标至合同签订至合同履行完毕整个过程，包括合同在内所有涉及到的业务材料，并最终归为一个档案。办法根据每一类合同业务的实际情况，列出应收集的业务资料，要求业务单位严格按照规定收集材料，并按月装订成册、分装入盒。同时，办法还对合同档案的抽调与移交做出详细规定。此办法的建立，有效促使各业务单位完整保存合同履行资料，不仅有利于规范业务流程，及时监控合同履行情况，而且在出现合同纠纷时，有利于诉讼、仲裁证据材料的提供，从而有效防范企业经营风险与法律风险。

3.2对策

第一，严格按照合同约定执行合同条款，同时根据合同履行的实际情况，对合同条款做出利于己方的变更，如预见到己方可能发生违约行为时，则应及时以书面形式签订补充协议，约定对己方相应免责的条款；如预见到对方可能发生违约行为，应提前向对方发出书面通知，要求对方全面履行，这样做既尽到了提醒义务，也留下了书面证据，从而分清责任，避免不必要的纠纷。

第二，合理运用法律赋予的权利。《合同法》中的三大抗辩权制度（同时履行抗辩权、不安抗辩权和先履行抗辩权）与合同的法定解除权，为拒绝对方的履约请求提供了充分的法律依据，均可以作为守约方利用的法律武器。这些权利的设置，使当事人在法定情况下可以对抗对方的请求权，使当事人的拒绝履行不构成违约，可以更好地维护当事人的利益。