市政工程档案采集与管理中存在的问题

龚志军

（襄阳市市政工程总公司 档案室，湖北 襄阳 441003）

市政工程档案是维持市政基础设施正常运转的重要参考依据。随着城市现代化进程加快，市政工程档案产生的速度和数量也呈直线上升趋势，然而，尚不完善的档案收集体系、管理体系对市政工程档案利用造成了困难和阻碍。如果这些问题得不到有效解决，将直接影响未来市政基础设施的顺利运转、维护和管理。因此，有必要分析市政档案在收集、管理和利用中存在问题，并对此类问题提出相应改进对策。

1 市政工程档案的收集

1.1 市政工程档案收集的现状

1.1.1 档案采集拖沓低效

为保证城建档案质量，工程竣工前，建筑单位应当通知城建档案馆对档案进行预验收，城建档案馆预验收后，对档案提出改进意见，建筑单位再参照意见对工程档案加以补充或修改。但是，实际上，许多城市竣工验收备案管理制度并不健全，导致预验收环节无法落实，档案采集拖沓低效。

1.1.2 档案接收内容不完整

由于市政工程大多为政府工程，一些项目存在先开工后办手续的问题，直接导致档案缺失或前后信息不对应。另外，由于市政档案收集方面的法规不健全，一些市政工程没有正规的规划文件作指导，形成的档案资料参考价值低。

1.1.3 采集意识薄弱

市政档案的采集需要耗费大量时间和精力，去粗取精。这给档案采集人员提出了更高要求，档案采集人员要具备识别和筛选有价值的资料信息的意识及能力。但是，在实际工作中，档案采集工作人员大多是从工程建设方抽调来的，并不具备上述素养和能力，档案采集意识薄弱。

1.2 改善要点

1.2.1 健全工程竣工验收备案管理制度，提高档案采集效率

首先，要建立健全市政工程竣工验收备案管理制度，城市行政管理部门积极配合和办理建设工程竣工验收备案，对档案收集的各个环节进行严格把关，提高档案采集效率。其次，要切实根据市政基础设施建设规律，逐步完善收集程序。对大型城市建设工程的档案收集，要严密跟进工程进度，实行分阶段、全方位覆盖的资料采集。最后，要关注工程验收后产生的数据和资料，对有利用价值的文件，要悉心整理归档。

1.2.2 增强市政部门之间的沟通协作，建立健全相关法律法规

政府和建设行政部门要加强对市政基础设施档案采集工作的重视，促进各部门间的沟通协作，尤其是规划、建管等直接相关部门，使其积极参与市政工程档案的收集和移交工作。只有先获得各职能部门的合同协作，才能疏通工程档案的收集渠道。此外，要完善市政工程档案的政策和制度保证，工程档案的收集、保管、整理和移交，要坚决明确责任人，建立管理工作责任追究制度，从而提高市政工程文件材料的收集水平

1.2.3 强化采集意识

首先，档案工作者要用专业标准来规范自己的工作，主动学习新技术、新方法，用先进的工作方式武装自己。其次，档案采集人员要深入市政工程各环节，监督、指导相关数据、图纸、模型的生成，积极协助项目单位收集和编制文件材料，发挥工程技术施工人员在处理市政工程资料中的作用。最后，要举办宣传教育。一方面，宣传档案的重要性，呼吁相关部门单位重视档案的采集和整理工作；另一方面，对档案工作成绩突出的个人和单位作出表扬奖励，从而激发档案工作者的工作热情。

2 市政工程档案的管理

2.1 市政工程档案管理的现状

2.1.1 管理水平低下

在市政工程建设中，档案管理不受重视。在许多建设项目中，档案管理甚至弱化为可有可无的环节。档案管理手段传统、落后，导致市政工程档案残缺失真现象频发，直接降低档案的参考和利用价值。管理水平低下的另一个表现是信息化程度低。随着计算机技术、网络信息技术的普遍应用，档案管理要实现信息化以适应时代需求，需要为硬件配套现代化设施装备。但是，这涉及诸多部门人力和财力上的配合，大多数城市档案馆还不具备这个条件。

2.1.2 市政工程档案相关法规制度欠缺

现阶段，我国关于档案管理的规则章程，如《电子文件归档及电子档案管理规范》，只要切实按照文件要求来管理档案，就可以保证档案管理效率。但是，在实际操作过程中，普遍存在执法不严、违章违规的现象，规则和章程形同虚设。这主要是由于规整对违规惩处力度低，责任认定不明确等。加之当前档案管理工作尚缺乏明确和健全的行业标准，无形中增加档案管理的难度。

2.1.3 从业人员管理技能不足

现今的市政工程档案不再像过去以纸质为主，取而代之的是更丰富的形式，包括音像资料、模型、电子文件等。这对现代市政工程档案管理人员提出了更高要求，其既要具备熟练的计算机操作技能，又要有一定档案管理专业素养。但是，在实际中，市政工程档案管理人员中很少有从事过档案科研开发的专业人员，对档案分类汇编和信息检索也不专业。

2.2 市政工程档案管理的基本要求

2.2.1 保证市政工程档案完整、准确、及时

市政工程档案首先应当是完整的。档案的收集要从工程施工开始，跟踪到竣工验收后。这一过程中产生的任何数据资料，应当客观真实，严格如实地反映实际情况。对工程档案的处理和归档要及时，以便有需要时随时调用查阅。

2.2.2 保证市政工程档案管理标准化

标准化是市政工程档案管理的基本要求。“无规矩不成方圆”，具体到工程档案管理上，意味着从档案收集、整理，到归档验收、移交，都要遵循档案管理的标准要求。

2.2.3 保证市政工程档案的延续性

市政工程档案发挥的作用并不止于工程结束，往往在其后一段时间内，甚至若干年后仍然存在利用价值。城市基础设施重新规划、翻修等，都需要调用曾经的工程档案，因此，要保证市政工程档案的延续性，使其具有可调余地。

2.2.4 逐步实现市政工程档案的自动化

现代社会的市政工程管理工作量大，程序繁杂，人工操作无论在效率和准确性上，都不能满足市政工程的高速进程。实现市政工程档案自动化管理，将市政管理档案纳入计算机管理体系，有效提高工程档案管理和利用效率。

2.3 改善要点

2.3.1 逐步推进档案管理信息化建设

首先，对传统馆藏档案进行信息化处理，对馆藏档案采取按需扫描的模式过滤掉利用价值低的档案，具体可根据借阅信息和馆藏档案的对比分析结论，摘取利用价值高的档案，扫描下来并建立信息化档案目录，并将此目录和经过信息化处理的档案内容相关联，再输入互联网供用户使用。其次，依照不同地区的经济情况，提出不同的信息化发展目标。条件好的地区和档案部门，可率先完成信息化建设任务，并开发本地区的档案管理软件，建设档案管理局域网。缺乏条件的地区和档案部门，可先构建局域网，提高信息化建设的外在条件，达到信息化建设的要求后，再结合实际，逐步完成各阶段任务。

2.3.2 完善管理制度，形成统一标准

要实现档案管理的平稳有序，就要建立统一的行业标准。首先，应当加强档案管理技术规范，主要包括档案管理软件和硬件的施工标准。其次，加强业务流程的操作规范，兼并过多管理层次以减少繁琐的业务流程，增加档案管理的强度和幅度，提升管理效能。最后，完善档案管理运行机制，形成以国家档案局为首，各地区、档案部门为分支的档案管理体系，由上到下地健全档案管理制度和管理绩效评价体系，严格根据法律法规执行档案管理工作。

2.3.3 加强人才培训，提升档案管理人员的专业素养

现代化市政工程档案管理工作，无论是自动化，还是人工操作，都离不开人的参与，可以说档案管理人员的知识素养和操作能力直接决定档案管理工作的成效。提升档案管理人员的专业素养，首先，要对他们进行理论培训，使管理人员从理念上意识到现代化档案管理与传统档案管理的区别，及从事这项工作应具备的技能；其次，要对他们进行操作能力培训，由专业档案管理人员带头操作示范，展示新型档案管理的具体操作方法；最后，动员档案管理人员进行持续学习，了解档案学基础理论，加深对现代化档案管理理论的理解。

3 市政工程档案的利用

3.1 市政工程档案利用的现状

3.1.1 利用程度低

市政工程档案在城市建设和管理中的作用不可小觑，每一个建设工程项目产生的档案材料为日后城市管理、扩建和改造提供直接的依据和凭证。但是，第一，由于目前社会上对市政工程档案认识不足，且没有充分了解其重要性和存在价值，导致市政工程档案往往被束之高阁。第二，虽然有档案法和其他法律法规，但由于缺少具体法律诉讼细节而导致执法不力；第三，市政工程档案自身存在半封闭的管理方法，使其与外界产生隔膜；第四，社会宣传程度不够。这些原因都造成市政工程档案长期以来利用程度低的问题。

3.1.2 可供利用的市政档案馆藏不全，利用价值低

馆藏不全主要有以下几方面原因。第一，目前，在大多数工程中，施工员兼职档案员，其缺乏档案管理专业素养，没有明确的收集目的和整理能力，在工程施工过程中不能主动生成档案资料，一旦发生资料遗失，缺乏合理途径找回。第二，档案收集过于被动。档案馆和市政部门坐等档案上门，延误档案进馆时间，造成时间上的错位而导致文件资料难以补齐，一些市政工程项目如电力、水利等档案资料，目前还是空白领域。第三，档案馆一味追求馆藏数量而忽视档案利用价值，无论重要项目还是小微项目，其产生的档案资料一律接纳入馆，不仅降低档案的整体价值，还浪费大量人力、物力和财力。

3.1.3 档案馆服务手段落后

随着城市化进程不断加快，市政工程档案利用范围不断扩大，档案利用者需要在最短时间内以最快速度找到需要的材料，这对档案管理人员的工作方式和工作能力提出了更高要求。档案管理人员要根据使用者的需求协助他们准确快速地找到目标档案，在使用者进行口头咨询时，要有能力做出口头或书面答复，并且还要熟悉档案馆藏资料的种类、数量，熟练掌握各种硬件设施的使用方法。但是，目前，档案馆在咨询服务和智能服务方面还很滞后，仍然以提供文献为主要服务方式。同时，对档案利用者的需求研究十分被动，很少进行宣传、讲座、展览。城建档案本身的保密保护政策也使它的利用方式始终以馆内利用为主，共享程度低。

3.2 改善要点

3.2.1 扩大社会影响，开发利用市政工程档案资源

首先，要通过有效宣传，使群众意识到市政工程档案的重要性，既要宣传使用市政档案的效益，又要宣传忽略市政档案的损失，潜移默化地提高群众档案意识。其次，注意提高档案的实用性，通过提供档案原件、编研等服务，挖掘目标用户，使更多的人有机会使用市政档案。最后，要将档案意识上升为法律意识，依法合法地使用档案。相关部门要建立健全档案法律规章体系，营造依法治档的社会氛围，从根本上使人们意识到市政档案存在的严肃性和重要性。

3.2.2 提供专业化业务指导，提高市政工程档案的利用价值

完整性和准确性是档案利用价值的基本体现，档案工作人员应当采取有效手段，保证市政档案的完整性和准确性。首先，可以通过行政手段，规范各部门单位的档案工作职责。当前，我国有许多相关法规，如《建设工程文件归档整理规范》《建设工程质量管理条例》等，都是职能单位工作行为的参考依据。其次，以专业手段保证市政工程档案的范围和质量。档案工作者切实依照档案专业知识对档案进行收集、整理、归档，从而保证档案效能。最后，紧跟城市建设动态，对要及时归档的文件材料，绝不延误到工程竣工后，同时，要把好鉴定质量关，确保档案的完整性和准确性。

3.2.3 改善服务手段，丰富服务方式

首先，除传统提供文献的服务方式外，档案馆还应增加二次、三次文献的服务比重，提供综合性的全宗介绍等非文献服务。其次，增强档案使用者的主动性，变被动利用为主动服务。档案馆及相关从业人员要对利用者的需求作出预测，有目的地为目标人群提供服务。最后，要尽可能实现馆内外的贯通，将档案的内部利用和外部利用结合起来，促进市政档案的开放性。市政档案馆要尽力加强馆舍建设和人员培训，在能对可供共享的市政档案编研成册的情况下，最大限度地向外界敞开服务大门，提升市政档案的社会服务功能。

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［3］吴敏.建筑施工企业档案收集工作的实践反思［J］.工程与建设,2011(2).

［4］何清志.工程档案管理中的实践创新［J］.东方企业文化,2012(16).