档案管理社会化问题研究

杨晓英

（陕西延长石油钻井工程有限公司，陕西 延安 716000）

档案管理社会化问题研究

杨晓英

（陕西延长石油钻井工程有限公司，陕西 延安 716000）

企业档案管理工作比较繁琐，需要投入大量的人力与物力，才能保证档案管理工作的正常开展。本文从档案管理社会化的可行性方面入手，阐述档案管理方式，提升企业档案管理工作效率。

档案管理；社会化；信息化；发展

市场经济的发展推动了企业管理现代化发展，这不仅节约了企业的运营成本，也提升了企业的整体工作效率，使其在激烈的市场竞争中博得一席之地。一些企业为提升档案管理质量，将档案管理工作委托给社会管理机构处理，逐渐形成了档案管理社会化趋势。本文从档案管理社会化可行性以及管理方式的应用两方面入手，对档案管理社会化问题进行研究。

1　企业档案管理工作社会化的可行性分析

1.1提升技术性

从当前时代发展情况来看，社会化的本质即为信息化，且信息技术在社会各个角落中都有所体现，为企业档案管理工作的社会化提供了技术保障。企业可先将档案管理任务交付给社会机构，通过信息技术实现交流及传播，满足企业对档案管理的各方面需求。将档案管理交托给专业社会机构进行管理，可提升管理效率与管理质量，将先进的科学技术和信息技术融入到档案管理工作中，使其更符合社会发展需求。这种托付式档案管理可以让企业在使用最少资金的情况下，掌握最先进的档案管理内容及档案动态，提升企业整体运行效率及经济效益。

1.2企业外包的发展

内部工作业务外包是社会发展的一种体现形式，同时也提升了社会分工的精细化程度。企业要在激烈的市场竞争中不断发展，就必须要提升内部体系的科学性，保证经济效益。但近年来，我国企业在各方面的需求有了明显增长，工作任务量明显提升，档案管理工作作为一项比较繁琐的必要工作项目，需要企业投入大量的资金、人力才能保证档案管理工作质量，但这种“劳民伤财”的管理模式，和当前时代背景下的企业发展目标相违背，必须通过一些方式对其进行改革，业务外包应运而生。业务外包的出现，为企业解决档案管理工作难点提供了可能，企业可将档案管理工作通过外包的形式承包给专业的管理团队，让管理团队对其进行科学化及规范化的管理，这不仅可以满足企业在档案管理方面的日常需求，还可以将企业的日常运营成本降到最低，有效提升企业运转效率，促使企业更好更快发展。

1.3健全机构与中介服务

我国已出台专项法律法规，对档案管理机构进行管制，法律法规中对中介机构所拥有的权利和义务都有着明确的标记，以保证其正常运转。企业档案管理工作的社会化是有法律法规作依靠的，这也为企业档案管理社会化提供了条件。市场经济的不断发展，使档案管理中介服务市场也不断改革，在服务内容以及服务方式上都有了明显改变，与之前的工作方式相比，更加科学化与规范化，通过这些方式保证企业档案管理满足社会发展的需求，更好的为企业与社会发展服务。

2　档案管理社会化的表现形式

2.1集中统一的管理形式

集中统一管理是目前我国企业档案社会化的主要表现形式，因为企业档案社会化管理和之前使用的档案管理模式相比，优势比较明显。可通过集中统一管理的方式来控制企业不必要的资金输出，让企业管理工作趋于科学化，提升其便捷性。在传统企业内部管理工作过程中，企业需按工作级别以及文化程度来划分管理模式，但这种管理模式使企业的人才双向选择明显不适用，如果继续沿用传统的工作方式进行档案管理，不仅会影响企业档案管理工作的实效性，同时还会影响企业的未来发展。集中统一社会化企业档案管理工作模式需将企业档案管理相关部件交予专业管理部门集中管理，通过集中式管理提升工作效率，改变传统情况下工作混乱的情况，让档案管理工作走向集约化和专业化。

2.2档案管理集约化

档案管理在企业发展中具有至关重要的作用，并且档案管理工作也属于企业知识资产和信息资产管理工作的主要构成部分之一，对企业日后的生产经营的正常开展具有十分重要的作用。将档案管理工作转向社会化，可全面提升档案管理工作的安全性及准确性，提升档案管理工作的科学性，为企业日常工作的正常开展保驾护航。近年来，我国科学技术不断发展，许多新兴的科学技术都被应用到社会化档案管理工作中，从实际发展情况来看，可将社会化管理的便捷性与全面性纳入档案管理中，简化档案管理流程，提升档案管理效率。自带档案是导致档案遗失的主要原因之一，如果企业出现大量自带档案的情况，必然会提升档案管理工作的难度，可通过档案管理集约化的方式来解决该问题，通过强制性的方式，将所有员工档案集中到社会管理机构中进行管理，没有特殊情况严禁外带。

3　结 语

随着时代的不断发展，传统的企业管理模式已不能满足时代发展的需求，如果继续沿用传统的档案管理模式，必然会制约企业的未来发展。档案管理是企业发展中十分重要的一部分，企业需投入大量的精力才能保证档案管理工作质量，但通过社会化管理的方式对企业档案进行管理，投入较少，整体档案管理质量及管理的科学程度也比较高，可以为企业发展提供助力。

主要参考文献

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［2］王玉洁.档案管理的社会化方法之——档案中介机构［J］.企业导报，2010（6）：188.

［3］李文琴，战淑娟.浅谈我国企业人事档案管理社会化［J］.黑龙江档案，2011（3）：22.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.14.156

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1673-0194（2015）14-0202-01

2015-05-22