规划审批档案及其动态管理研究

2015-03-15李玲

中国管理信息化 2015年14期

关键词：动态化动态阶段

李玲

（延吉市人力资源和社会保障局，吉林延吉 133000）

规划审批档案及其动态管理研究

李玲

（延吉市人力资源和社会保障局，吉林延吉 133000）

规划审批档案是城市规划管理活动的记录，包括众多文件和资料，是城市规划管理实践的依据。本文倡导以动态化规划审批档案管理的方式实现，对规划审批档案的形成、特点及重要性进行探析，并指出规划审批档案动态管理策略。

档案管理；动态管理；档案审批

随着城市规划建设事业的不断发展，城市规划建设的节奏日益加快，此时如果仍以静态的规划审批档案进行管理，显然难以达到对应的管理效果。为此，应高度重视对规划审批档案及其动态管理问题的探究。

1　规划审批档案的概况

规划审批档案的流程如下。第一，由计划部门规划前期工作计划，相关部门可对其安排提出审查意见和建议；第二，确定规划选址意见书，界定建设用地范围和控制线，指出规划设计的基本条件；第三，量定和测绘实际的地界线和控制点；第四，规划部门组织审批公示，下发许可证书，审查建设方案的合理性。上述环节中涉及的各种文件资料，都应被囊括到规划审批档案体系中去。由此可见，规划审批档案的特点集中体现在以下几个方面。第一，相对于建筑工程竣工档案来讲，其涉及到数量并不是很多，资料类型也相对单一；第二，规划审批档案的信息需求者是规划局，其以此为基础实现对规划行为的监督和管理；第三，规划审批档案强调的是各种手续的办理情况，保证其符合国家相关政策要求和法律规定即可。简单来讲，规划审批档案的收集需要梳理法制意识，形成健全的文件归档机制，并实现与各个部门职员的权责挂钩，实现其文件材料的收集和整理。这不仅关系到城市规划设计的合理性和科学性，还涉及到规划审批流程的合法化和标准化。

2　规划审批档案动态化管理策略

规划审批档案动态化管理是当前的发展趋势，是由客观现实决定的。具体来讲，随着《中华人民共和国城乡规划法》的出台，一书两证的规划审批制度不断健全，但由于在实际建设过程中生命周期属性不断变化，位置和界限也会出现变动，产权也存在多主体的情况，此时就需要对原有的规划审批资料进行动态化调整，以保证其与实际情况相互吻合。从这个角度来讲，动态化管理是当前审批档案管理的重要方式之一，也是不得不采取的方式方法。由此可知，审批档案内容与记录规划审批业务之间具有吻合性，档案内容可根据记录对象的变化而实现调整，以保证管理方式符合管理内容的需求，从而实现动态化展现档案管理的现状，提供即时的档案信息服务。为此，我们应积极做好以下几个方面工作。

2.1形成高效的档案管理运行机制

从当前档案管理的运行模式来看，审批档案的管理主体是行政主管部门，档案保管和信息服务是由城建档案馆来执行的。这种分散化的管理模式，使档案部门的工作处于被动状态，且在此过程中档案管理监督工作很有可能失效，难以保证档案的质量。为此，应积极构建高效的档案管理运行机制，规范档案移交、档案归类和档案权限等内容，使档案管理运行朝着规范化的方向发展和进步。

2.2规避档案管理过程中出现的重复现象

在档案管理工作中，经常出现档案管理失当造成档案信息重复的情况，这是档案管理数据采集工作的重复导致的，不仅造成档案管理资源的浪费，还不利于档案管理效益和质量的提高。因此，应高度重视信息录入人员的职业道德建设，使其以严谨的态度面对日常工作，争取以最小的误差实现相关信息的录入，保证档案信息的真实性和完整性。

2.3高度重视先进信息技术的利用

实现规划审批档案动态化管理效能，积极将先进的信息技术运用到实际的档案管理过程中去，是当前规划审批档案管理的关键所在。为此，应积极做好以下几个方面的工作。其一，高度重视规划审批档案数字系统的建立，将原本的规划审批档案信息录入到数据库中去，实现手工信息向电子信息的转变；其二，高度重视先进信息技术的培训，使规划审批档案管理人员懂得利用计算机信息技术去实现档案的动态化管理。

2.4建立健全动态管理激励机制

要将动态化管理理论运用到规划审批档案中去，还要建立健全动态管理激励机制。简单来讲就是实现规划审批档案动态管理效能的考核，实现其与个人绩效和薪酬管理之间的融合，以最大化激发各个员工参与实际管理的积极性。随着规划审批档案动态化管理激励机制的构建，将会有越来越多的职员融入其中，使动态管理效能得以最大化发挥。

2.5优化实体档案立卷方式

规划审批档案中的许多文件原件是孤本，频繁的撤并卷方式对档案实体的保护极为不利。因此，改革立卷方式，尽量减少对实体档案的频繁“撤并”是当前深化规划审批档案内容信息动态管理的一项重要任务。按审批阶段立卷是较为理想的立卷方式。各地规划审批的具体流程有所不同，但审批阶段基本相同，项目的审批都要经过意见书阶段和设计方案审查阶段以及建设用地许可证阶段和建设工程许可证阶段等。因此，在档案管理方面，可打破原有的项目界限。按不同阶段管理形成的档案，每一阶段的所有变更内容基本不与原案卷进行撤并操作，而是按形成顺序流水排列。项目档案各阶段信息及各阶段变更信息的关联，完全依赖计算机数据处理功能在系统中自动完成。