档案管理信息化建设研究

陈玉帝

（济南市食品药品检验检测中心，济南 250000）

档案管理信息化建设研究

陈玉帝

（济南市食品药品检验检测中心，济南 250000）

信息化是当今社会发展的一大趋势，它对档案工作提出了新的要求，即尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理。如何利用信息技术对档案进行信息存储、检索，进而实现网络化管理，已成为档案管理工作的重要课题。本文主要分析实施档案管理信息化的必要性以及档案管理信息化的现状和存在的问题，并提出加强档案管理信息化建设的措施。

档案管理；信息化；重要性；问题；改善

1　实施档案管理信息化的必要性

档案是企事业单位在社会活动中形成的文件资料，是所有活动及往来的记录，反映了企事业单位的所有情况，是其各项管理工作的基础。档案资源担负着保存历史以及积累经验的重要责任。由于档案管理工作不容易引人注意，也不容易取得明显成绩，长期以来，多数企事业单位的档案管理，依然以纸质为重要载体，以手写抄录为主要记录方式。分类时很容易把各类档案归在不相属的一类里，导致需要用时不能迅速找到，查询效率较低，修改流程比较繁琐。随着科学技术的飞速发展以及信息大规模电子化、集成化，档案的种类和数量急剧增长，其形成量之大，覆盖面之广，是前所未有的，而且利用者也对档案工作提出了更高要求。他们希望档案部门能及时无遗漏地向其提供所需要的档案材料，并迅速传递到每一个需要利用的地方。因此，改革落后的档案管理手段已成为十分紧迫的任务。档案管理信息化是通过现代化的手段把实体化的档案管理模式向数字化的信息管理转变。侧重点从档案实体的管理工作转移到通过档案的保管，以信息化的方式为人们提供必要的档案信息服务。因此，当前的档案管理工作急需引进现代化和信息化较强的技术来应对这种局势。

2　档案管理信息化现状及存在的问题

2.1设施投入不足

基础设施建设是档案信息资源开发和技术应用的基础，高质量档案信息化的实现必须投入大量的人力、财力、物力。在进行信息化档案建设的过程中，工作人员要根据档案管理的实际需求配置相应的软硬件设施，并根据档案信息的特点选择适当的系统软件进行信息统计，这样能有效地提供档案管理的效率。尽管现阶段档案信息化已成为档案管理工作的主流趋势，但很多事业单位仍然缺乏与之配套的功能齐全、操作简易的应用软件。主要表现为以下两点。（1）多数档案软件不具备信息管理功能，缺乏通用性。（2）一些企业没有根据自身特点有针对性地选取合适的软件，而是选取文书档案的软件来代替专业的档案管理软件，使得在资料整理上花费较多时间，档案归类工作具有很大的难度，从而直接影响档案的使用。

2.2信息化水平低

与国外企事业单位相比，我国档案管理信息化起步较晚，大多数档案部门仍然是传统的手工管理与计算机管理并存，并以手工管理为主，以计算机管理为辅。因此，档案管理信息化建设过程中还存在许多困难和问题，具体表现为：许多事业单位对档案管理工作，依旧偏重于手工操作和对纸质档案的整理，使档案管理信息化成为一纸空文；部分单位的资料检索、调阅档案工作等仍以手工操作，无纸化阅档基本没有实施，这既不利于档案的保管，又影响工作效率。

2.3档案管理人员素质有待提高

专业的档案管理人员在事业单位中仍然相当缺乏。人员是档案管理信息化建设的关键因素，即使拥有一流的设备，没有高质量的档案管理人员，档案管理工作也不会长久发展。现代化的档案管理工作在引进和发展现代化办公设备与办公技术的同时，需要的是既掌握专业的档案管理知识，还会使用计算机的管理人才。但从现在事业单位档案管理的现状来看，很多单位的档案管理人员没有经过专业的培训，缺乏相关管理知识，无法适应新时代档案管理的需求。

3　加强档案管理信息化建设的措施

3.1加强基础设施建设

软硬件基础设施是保证档案管理正常实行的基础、是档案信息化建设不可缺少的基本条件，在档案管理信息化的推进过程中需要增加相关的硬件设施，如计算机、数据库等。在加强档案信息化管理时，只有保证档案管理的硬件设施是符合标准的，才能保证档案的信息化能正常的行。因此，现代企业应摒弃档案管理的传统观念，对网络服务器、计算机、录入设备和输出设备等硬件做好调查，从而为档案管理工作者配置较好的硬件设施。加大对计算机硬件和软件的投入力度，逐步配套和建立起适应高信息量、快运算速度的计算机档案管理系统。此外，为便于软件升级，保证不同开发商提供的软件能相互兼容，必须提高数据存贮形式的标准性、一致性和可续性。

3.2完善档案管理信息系统建设

没有良好的技术与系统支持，档案管理工作质量与工作效率将难以提升。档案管理信息化不足的根源是企业未能建立高效的档案管理信息系统，另外，一些企业虽然认识到档案管理信息系统的重要性，并建立了相应的管理系统，但系统建设与完善工作并未根据档案管理工作的实际情况作出调整，使企业档案管理工作效率难以提升。

3.3加强对档案管理人员的培训

和传统的档案管理方式相比，信息化技术对档案管理人员提出了更高要求，在信息化管理模式下文件的自动登记、归档、查询以及传递等都是在计算机上实现的。因此有必要培养一批专业的档案管理人员，以保证我国事业单位档案管理信息化建设的顺利进行。作为档案信息化管理人员要不断地通过自我学习或参与培训的方式，提高自身的专业素质水平和工作能力。对单位来讲，应对专兼职档案管理人员的综合素质及工作能力进行系统评估，根据工作人员的素养、能力状况及小组培训人员所擅长的业务类型，安排专兼职档案管理人员接受系统的素质建设和规划实际培训工作。同时，还要通过实践锻炼、相互交流指导等途径增强教育和培训效果。

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.14.152

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2015-05-22