查新高峰期应急工作模式探索与实践

廖昀赟 王维佳 姚 瑶

(中山大学医学图书馆 广州510080)



查新高峰期应急工作模式探索与实践

廖昀赟 王维佳 姚 瑶

(中山大学医学图书馆 广州510080)

针对科技查新高峰期的困境建立查新员任务分流应急工作模式，让学生助理和课题联系人参与查新，介绍该模式的主要内容和应用效果。实践证明此工作模式在查新高峰期可缓解查新员工作压力，在保证查新质量的前提下加快查新进程。

科技查新；工作模式；任务分流

1 引言

科技查新是以文献检索为基础，依据一定的判断原则，为评价科研成果或立项的新颖性或科技成果的鉴定、评估、验收、转化、奖励等提供客观依据的专题情报分析、咨询工作，是一项对客观性、严谨性、针对性要求很强的鉴证工作，是构建公共科技信息服务平台的重要组成内容。我国科技查新工作始于20世纪80年代中期，几十年来科技查新为我国科技事业的发展做出了很大贡献。

2 科技查新高峰期的困境

2.1 概述

科技查新是一项繁重的脑力劳动,特别是高校查新站，每年的查新委托存在明显的“季节性”现象，查新数量和难易度在全年各月份分布极不均衡[1]，高峰期的工作量是平时的几倍甚至十几倍，其承受能力受到严峻的考验，困境也随之而来,因此探索一种查新高峰期的应急工作模式十分必要。

2.2 查新用户蜂拥而至

在查新高峰期，每日不间断的电话咨询、人来人往的受理现场、嘈杂的工作环境，是许多查新站的真实写照。由于用户查新意识存在偏差等主观原因以及科研管理部门组织项目申报时限短等客观原因的影响，查新委托扎堆的现象总是年复一年的上演。以高校查新站为例，业务高峰期一般出现在3～5月份，期间受理的查新委托数通常超过全年的50%。

2.3 查新员压力大

查新高峰期，由于时间紧、任务重，多个项目集中申报，而且以国内外查新居多，查新员务必一律按“加急”处理，一般平均两个工作日需要完成1～2个课题的查新。在实际工作中，查新员一方面需专注于课题分析与检索，另一方面要应对查新咨询等事务性工作，时常还会在阅读理解外文文献时陷入瓶颈。如此高强度的工作压力和精神压力，令查新员苦不堪言，甚至产生焦虑情绪[2]。

2.4 查新数量与质量的矛盾

在查新高峰期，为了配合用户完成项目申报，查新站一般都会尽量受理查新委托，但在人力有限的情况下，优先保证查新数量必然会对查新质量有影响。有些查新员为了按时完成受理的查新，只能对查新流程的某些环节从简从速；有些查新站为了保证查新数量，在审核上重形式审查而忽视实质性审核[1]。如此顾此失彼，导致查新数量与质量之间的矛盾。

2.5 查新与其他工作间难以平衡

高校查新站的专职查新员主要来自图书馆参考咨询部，除了查新，他们还要承担文检课教学、用户培训、检索服务、学科服务等多项工作。但在查新高峰期，他们只能将有限的精力投入紧张的查新工作中，无暇顾及其他工作，导致某些服务性工作的减缓或暂停，在一定程度上影响了部门整体工作的平衡发展。

3 查新员任务分流应急工作模式的主要内容

3.1 工作模式图

如何改变上述困境，提高查新效率，一直是业内人士思考的问题。目前国内有学者探讨了在同一系统或不同系统的多个查新站之间分流查新项目的工作模式，如馆际合作查新模式[3-5]、馆际帮扶查新模式[ 6-7]、基于网络科技查新工作平台的查新协同服务模式[8-10]等，以应对查新高峰。此类工作模式是从查新站整体出发，由业务量多的查新站将部分课题分流给业务量低的查新站，是基于具体课题的横向分流。本文提出一种新的查新高峰期应急工作模式，即查新员任务分流应急工作模式，将某些查新环节的工作合理分流给学生助理和课题联系人两类非查新员，是一种基于具体任务的纵向分流模式，见图1。

图1 查新员任务分流应急工作模式

注：实线表示主要工作，虚线表示辅助性工作。

3.2 角色分工

查新员任务分流应急工作模式的人员构成包括查新员、课题联系人和学生助理。查新员的主要职责包括：分析课题内容、拟定及调整检索策略、检索文献、粗筛相关英文文献并提供给课题联系人、筛选中文文献并整理其内容、撰写和修改查新报告；课题联系人的职责包括：协助查新员理解课题、细筛查新员提供的相关英文文献、翻译整理相关内容并指明其与该课题的不同之处；学生助理的职责包括：受理查新委托、核对申请材料、解答相关咨询等。

3.3 该模式的优势

在传统的查新工作模式中，查新员往往要承担各环节的工作，用户参与主要体现在受理查新委托时帮助查新员理解课题内容、技术要点和创新性[11-12]，也有一些查新站通过聘请查新咨询专家对专业问题答疑解惑，但此举在实践过程中有较大局限性[13]。而查新员任务分流应急工作模式与传统工作模式的主要差异体现在课题受理环节及英文相关文献的筛选和整理环节中，对某些具体任务进行分流。即在课题受理环节中，将材料核对、相关咨询等事务性工作分流给学生助理，节省查新员的时间；在英文相关文献的筛选和整理环节中，将文献阅读、相关性判定、内容翻译整理等学科专业性强的工作分流给课题联系人，弥补多数查新员在相关学科知识上的不足，确保查新结论中有关内容叙述的专业性和准确性。而查新员在整个查新过程中仍处于核心地位，掌控课题理解、文献检索、查新报告撰写等环节，发挥其在检索技能方面的专长和优势，确保检索策略制订的完善性、“有或无密切相关文献”结论的准确性以及相关文献的查全和查准。简而言之，该工作模式确保查新员能集中有限的时间和精力做自己最熟悉的事情。

4 查新员任务分流应急工作模式的实践效果

4.1 提高工作效率

笔者所在校区图书馆主要承担校内外医药卫生科技类查新，自2012年起启用该工作模式应对查新高峰期，取得了良好的效果。现以每年3～5月份高峰期最主要的申报项目，即历时一个多月的“高等学校博士学科点专项科研基金”的国内外查新为例，对比2011-2013年该项目查新的完成情况，在不降低查新质量的前提下，启用该工作模式后，尽管查新员人数有所减少，但总查新量和人均查新量均比传统工作模式有所增加。2012年的总查新量比2011年增长了约23%，人均查新量增长了约45%；2013年的总查新量比2011年增长了约6%，人均查新量增长了约49%。实践证明该工作模式可提高高峰期的查新量，从而降低查新委托被拒率。此外，尽管人均查新量比传统工作模式有所增加，但由于查新员做的是自己最熟悉的事情，其主观压力反而减小了。

4.2 开诚布公

在课题受理环节，学生助理在请求委托人指定课题联系人时，一定要说明原由、工作内容、时间和方式，避免用户产生误解，出现推脱之辞。如某些课题负责人的第一反应通常是太忙了，没有时间。此时需耐心解释此举是为了保证用户尽快取得查新报告，而且课题联系人不一定是负责人本人，只需熟悉课题内容的成员即可，花费的时间一般1～2小时，通过E-mail联系。听完解释后，用户通常会表示理解并欣然接受请求。

4.3 明确任务

在英文文献筛选与整理环节，查新员应尽量以E-mail传递文献题录和摘要并短信通知课题联系人。在邮件中必须写明具体工作事项，如“请标记某方面研究的文献并翻译其中1～3篇文献的主要内容”，“请说明以下文献与本课题研究的不同之处”等，便于课题联系人明确工作内容。此外，查新员提供的文献量不宜过多，以免课题联系人产生厌烦情绪及不合作行为，影响查新进程。

4.4 把握节奏

尽管有学生助理和课题联系人的参与，但整个查新进程依然是以查新员为主，因此，查新员要注意掌控好完成各项任务的时间。如果课题联系人明确表示只有晚上才能进行相关工作，查新员就要尽量在白天完成检索和文献的初步筛选并及时将相关文献发送给课题联系人。

5 结语

查新员任务分流应急工作模式是高校查新站应对业务高峰期的应急措施，既保障了查新的数量和质量，又在一定程度上缓解了查新员的心理压力，但某些工作细节还有待于进一步完善。非高峰期能否采取该工作模式，也值得进一步商榷。

1 黄惠芬. 科研项目查新委托“季节性”现象的成因及对策[J]. 中华医学图书情报杂志, 2012,(2):38-40.

2 魏裕. 医学毕业生从事科技查新工作现状调查及分析[J]. 医学信息学杂志, 2014,35(4):55-57.

3 罗凌云. 科技查新中的馆际合作模式研究[J]. 图书馆学研究, 2010,(4):62-64.

4 薛敬,何琼. 构建北京地区高校科技查新机构联合体的可行性探讨[J]. 图书馆学研究, 2008,(10):80-82.

5 赵文忠,郑菲,陈朝晖. 中国科学院查新检索联合服务体系建设与服务模式探索[J]. 图书情报工作, 2010,(7):96-100.

6 张红,吴卫兵. 馆际帮扶科技查新发展模式的探讨——以贵州大学图书与信息中心为例[J]. 科技情报开发与经济, 2012,(20):28-29.

7 张慧卿,孙秀良,杨守. 科技查新中的馆际帮扶模式[J]. 图书馆学刊, 2011,(11):29-32.

8 王春莉, 赵霞, 张卓群. 区域科技查新协同服务模式的实践[J]. 图书馆学研究, 2012,(19):47-49.

9 虞颖映, 辛均益, 杜娟, 等. 浙江省医药卫生科技项目查新与定题服务网络平台的建设与应用[J]. 医学信息学杂志, 2009,30(7):27-30.

10 陈果, 曹勤, 李文俊, 等. 医学科技查新工作的新思考[J]. 医学信息学杂志, 2014,35(2):59-61.

11 管进. 科技查新中的用户参与研究[J]. 情报探索, 2011,(7):70-72.

12 俞平, 李小平, 汪莉莉, 等. 医学科技查新质量控制研究[J]. 医学信息学杂志, 2014,(8):56-59.

13 李晓芸. 全面提高医学查新质量——武汉大学图书馆医学查新工作实践[J]. 医学信息学杂志, 2008,29(3):20-22.

Exploration and Practice of Emergency Work Mode in the Peak Period of Novelty Assessment

LIAOYun-yun,WANGWei-jia,YAOYao,

MedicalLibrary,SunYat-senUniversity,Guangzhou510080,China

According to the practice of novelty assessment in the peak stage, an emergency work mode based on task distributary was established. The student assistant and project contact person are involved in novelty assessment work, the main contents and application effect are introduces. Practices show that this work mode could alleviate the work pressure in the peak stage, accelerate the process on the premise of ensuring the quality.

Sci-tech novelty assessment；Work mode；Task distributary

2014-11-04

廖昀赟，馆员，硕士，发表论文6篇;王维佳，馆员，在读博士;姚瑶，助理馆员，硕士。

R-058

A 〔DOI〕10.3969/j.issn.1673-6036.2015.02.016