新形势下高校教学秘书队伍建设研究——以浙江财经大学为例

张文艳

（浙江财经大学，浙江杭州310018）

新形势下高校教学秘书队伍建设研究
——以浙江财经大学为例

张文艳

（浙江财经大学，浙江杭州310018）

在高等教育大众化背景下，教学秘书的日常教学管理工作有了更高要求。但教学秘书队伍本身存在稳定性不足，专业性有待提高等问题。通过对浙江财经大学的教学秘书的调查访谈，充分了解教学秘书基本情况，从工作满意度、人员流动性、队伍专业化三个方面出发，探讨如何开展教学秘书队伍建设，提出要高度重视学校教学管理工作，加强培训和交流以及构建规范高效的教学管理体系来保证教学秘书队伍的良性发展。

教学秘书;队伍建设；高校

在高等教育精英化向大众化转变的背景下，“提高教学质量，注重人的全面发展”成为各高校的核心工作，教学的开展离不开教学管理工作的支持。教学秘书作为一线教学管理人员，承担了大量的日常教学管理工作，工作的质量直接影响教学管理工作的效果和教学管理服务的水平。近年来，教学秘书队伍不断扩大，教学管理工作的重要性逐渐被认识到，但是教学秘书队伍仍然存在稳定性不足，专业性有待提高等问题。本文以浙江财经大学为例，调查对象为14个学院（部）的24位在职教学秘书，发放问卷24份，回收24份，有效问卷24份，回收率和有效率均为100%。以下为问卷调查和访谈结果分析。

一、教学秘书基本情况

浙江财经大学共有14个学院（部），从学院学生数和教学管理工作量差异等方面考虑，每个学院配备1-2名教学秘书，现共有24名教学秘书。学院根据岗位的重要性、工作内容的不同，将岗位名称分为教学办公室主任、教学主管、教学秘书，本文统称为教学秘书。问卷调查显示，教学秘书中女性占多数，队伍较为年轻化，人员学历以本硕为主，所学专业较分散，进入教学队伍方式多样化，详见表1。

表1 教学秘书基本情况统计表(单位：人)

1.教学秘书性别比例女性占多数，队伍较为年轻化

根据问卷调查结果统计，教学秘书多为女性，男性仅有5人，占21%，男性教学秘书中仅有1人在教学秘书岗位工作超过3年，3人为这两年通过社会公开招聘进入教学秘书队伍，1人为校内岗位转入。教学秘书岗通常要求工作细致认真、具有较好的沟通协调能力等，通常认为女性从事秘书相关岗位具有一定的优势，因此历年来教学秘书都以女性占多数。队伍较为年轻，近三年新招聘或转岗进入教学秘书队伍的有14人，占58.3%，工作3-5年仅有1人，占4.2%，工作6-8年和9年以上的分别有4人和5人，分别占16.7%和20.8%。近三年新进队伍的14位教学秘书，除了1位校内转岗和1位学校引进人才家属，其他12位均为30岁以下，队伍具有年轻化趋势。

2.岗位招聘时制度规范执行不到位，人员专业相关度不高

调查显示，教学秘书团队中，本科以下1人，本科14人，硕士9人。学校《教学管理人员工作规范》中对教学管理人员学历有明确规定：“教务处其他工作人员、各二级学院的教学秘书应具有本科以上（含）学历或学士以上（含）学位”，此外对教学管理人员须具备的基本条件包括素质、能力等均有较为具体的规定。但在实际操作中，由于教学秘书岗位存在人员短缺、长期招不到合适人选等困难，岗位招聘人员时会降低要求，从而造成部分条件并不契合岗位要求的人员进入教学秘书队伍，存在对学校的制度规范执行不严的问题。进入教学管理队伍主要通过社会公开招聘、校内其他岗位转入、学校引进人才家属、毕业留校四种方式，比例分别为50%、12.5%、20.8%、16.7%。教学秘书专业与所从事的工作相关度不高，教学管理相关专业仅有3人，占12.5%；与所在学院对口专业有11人，占45.8%；非教学管理、非所在学院对口专业有41.7%。据了解，在人才招聘和岗位聘任中，相较所学专业，人员的工作经验、素质能力更被重视。在学校最近一次岗位聘任中，几乎所有学院均在任职条件中提到熟悉教学管理业务、计算机应用、文字处理能力以及职业精神等。

3.教学秘书编制有限，职称评定、岗位级别晋升存在一定难度

学校现有24位教学秘书中，在编13人，非在编11人，教学秘书队伍编制数量远小于实际工作需要。教学秘书中具有中级职称9人，初级职称6人，无职称8人。除少量因转岗或入职前属于其他职称系列的人员外，教学秘书申报的专业技术资格主要属于高等教育管理研究系列，教学秘书普遍认为科研业绩、成果要求较高。据了解，通过几年工作的积累，可以拿到中级职称，但高级职称难以获得。学校岗位级别分八个等级，即3至10级职员岗位，7级以下职员由学校直接聘用。一般而言，试用期满可定9级，3年时间可以从9级到8级，再过3年且其中有一次考核优秀可从8级到7级。7级之后再想晋升则存在一定难度，需要由学校任命副处级干部或聘7级职员满10年，参加工作满25年且任期内工作业绩突出才可申请。教学秘书中管理9级有7人，8级3人，7级10人，其他有4人。岗位级别的晋升初期主要靠时间的积累，对工作绩效等因素考量较少，虽然8级到7级有一次考核优秀的要求，但存在逆向选择的情况，有些部门在考核时会考虑需要岗位级别晋升的人员需要，将其评为优秀。而管理人员到7级岗位之后，晋升空间有限，缺乏有效的激励机制，对管理人员的工作积极性有一定的负面影响。

二、教学秘书队伍建设情况

1.对工作的认识及满意度

表2 教学秘书满意度调查统计表(单位：人)

根据表2所示，3年以下，3-8年，9年以上的3个教学秘书群体，满意度得分分别为76分、74分、54分。3年以下和3-8年教学秘书群体满意度差别不大，9年以上教学秘书群体满意度较低。考虑到工作3年以上的员工可以应聘其他岗位，即在岗聘中会有部分对工作满意度不高的教学秘书转换岗位，所以总体而言，教学秘书对工作的满意度随着工作时间的增加而降低。

通过对现在的工作表示不满意的教学秘书进一步访谈，了解到造成不满的原因主要来自以下几个方面:一是教学秘书工作责任重，压力大。“教务无小事”，教学管理过程中，学分核算、考试安排、教学数据统计等部分工作不容有错，在面对这部分工作时，即使工作多年的教学秘书也会有不小的压力。二是教学秘书工作权责不对等，且要面对多个业务口子的不同任务。教学管理的权力还是主要集中在学校教务处和学院领导，但在学院里教学管理各项事务的执行主要依靠教学秘书，工作中权力和责任的不对等在一定程度上影响了教学秘书的工作效率和积极性。三是教学秘书发展空间有限，薪酬一般。教学秘书工作较忙，比较难抽出时间提升自我，而日常工作难以出彩，工作有苦劳没有功劳，未有通过教学秘书岗位长期踏实勤奋工作而获得晋升的先例。

问卷调查结果与访谈基本契合，24位教学秘书中认为工作压力过大或工作量过大的有16人，认为薪酬过低付出与回报不成正比的有12人，认为工作不受重视的有10人，认为工作内容枯燥乏味的有6人。教学秘书岗位的吸引力主要来自工作环境的吸引，调查得知，有17人认为工作环境或工作氛围较好，有8人认为个人能力得到锻炼和发挥，认为工作上付出与回报成正比和认为工作有前途的各有2人。工作环境氛围的吸引来自学校、学院和教学秘书团队三方面，如果吸引主要来自前两方面，则由此而来的满意度增加并不能有效增强教学秘书岗位的吸引力。从教学秘书岗位的社会招聘较热门而校内岗聘较冷门可以看出，教学秘书岗位本身的吸引力有限，满意度不高。教学秘书工作满意度是衡量岗位吸引力，影响人员流动性的主要因素，提高教学秘书工作满意度是队伍建设的基础。

2.人员流动性

教学秘书工作较为庞杂，工作量和工作难度与学院规模、学生数量多少相关，除了两个学生数较少学院的教学秘书外，普遍认为从接触到胜任教学秘书岗位需要一学期到一年的时间。教务处工作人员同样认为，教学秘书在新入职工作的半年内，通常在任务完成、沟通交流等方面存在一些困难。调查显示，工作3年以上的10位教学秘书，除了2位以外，均表示考虑过改变岗位；工作3年以内的14位教学秘书，也有6位表示考虑过改变岗位。在学校三年一次的岗聘中，教学秘书变动相对比较频繁。根据《浙江财经大学管理服务岗位聘任办法》中“各部门单位管理服务人员流动比率原则上不高于30%”的规定，学校人员实际流动比例并不是很高。在最近一次的岗聘中，13个学院（部）教学秘书岗位合计21个，第一轮岗聘共有10个岗位空缺，原有的19位教学秘书选择继续留在原岗位上的仅有10人，流动比例接近50%。教学秘书队伍的不稳定带来部门学院之间沟通不顺畅，教学管理任务难落实以及对师生的管理服务不到位等种种问题。调查中三分之二的教学秘书认为教学管理队伍应保持较高稳定性，人员的流动将在较长的一段时间里影响教学管理工作的开展，三分之一的人认为教学管理队伍应保持相对的稳定，人员的少量流动将给教学管理带来活力，没有人认同教学管理队伍的稳定性并不是很重要，流动性大有利于队伍的结构优化。教学秘书队伍保持相对稳定被各方认同，但实际情况却是教学秘书的频繁变动，部分优秀的有经验的教学秘书对工作满意度也不高，这些说明教学秘书队伍的稳定性欠佳。

3.团队专业化

学校教学管理水平的提高，校院两级管理的推进均离不开一支稳定成熟高效的教学秘书队伍，团队专业化是队伍建设中的重要内容。虽然教学秘书分散于各个学院，但共同业务目标和密切的业务联系使他们形成教学秘书团队。教学秘书团队的专业化要求包括人员数量稳定，拥有一定比例的专业化人才，能够高质量完成教学管理任务，不断学习创新等。学校教学秘书团队显然还不能达到这个要求，除了人员不稳定，优秀教学秘书流失外，专业化培训学习机会较少，教学秘书自身提升不够以及团队凝聚力不强等均是团队专业化难以实现的原因。针对教学秘书是否参加过教学管理相关培训和学习的调查显示，学校教学秘书基本仅参加过本校组织的相关培训，仅有1人参加过校外的相关培训，仅有1人在职期间攻读相关学位。本校组织的相关培训主要有入职时面向所有教学管理人员的培训和一年一度的教学秘书工作会议，从数量和质量上均难以满足团队专业化建设的要求。除了培训偏少、针对性不强之外，教学秘书在日常工作中工作量过大或承担了非本职的一些工作也对教学秘书自我学习和提高造成消极影响。

在教学管理课题研究方面的调查显示，超过六成的教学秘书从未参加过课题研究，参加过课题研究的接近八成是校级课题，仅两人参加过市级课题，无人参与过更高级别的课题。访谈涉及从未参与教学管理相关研究创新的原因，以及在参与教学管理相关研究中遇到的困难，教学秘书中有14人表示没有足够的时间和精力；5人认为动力不足，缺乏相关的奖励或鼓励政策；5人认为难以申请或尚没有机会申请相关研究课题。经过1年左右的时间，学校教学秘书普遍能够较好地完成本职工作，但专业化培训的缺乏，各种原因导致个人发展的困难以及团队凝聚力的缺乏，均妨碍了教学秘书团队专业化的达成。

三、教学秘书队伍建设的意见和建议

1.高度重视学校教学管理工作，保障教学秘书队伍的稳定性

随着学校内涵建设的不断深化，教学管理的重要性也逐渐被认识到，但是在教学管理人员选聘、薪酬待遇、职称评聘等各个方面均难以体现对教学管理人员的重视和政策倾斜。教学秘书作为一线教学管理人员，日常工作任务重、责任大，在薪酬待遇、职称评聘和晋升机会上并无明显优势，满意度偏低，优秀人才流失严重，人员稳定性欠佳。要做好教学管理工作，推进校院两级管理体制改革，必须要有一个稳定的教学秘书队伍作为保证。建议从以下三个方面进行改进。一是在人员选聘过程中要严格按照学校要求，综合考虑人员的能力素质经历等情况，严把入口关；二是在薪酬待遇、职称评聘中向基层教学管理者倾斜或出台一些优惠政策，吸引优秀人才，留住优秀教学秘书；三是在日常工作中重视基层教学管理工作，对教学秘书给予更多关注和支持，给予优秀人才锻炼和晋升的机会。

2.加强教学秘书的培训与交流，提升教学秘书队伍的专业性

要提升教学秘书队伍的专业性离不开对教学秘书个人的培养和对整个团队的建设。就教学秘书个人而言，不能只重使用不重培养，提升人员专业性，优化工作流程，加强信息化建设，不断提升教学秘书队伍的专业性。每一位教学秘书在入职时要做好上岗培训，辅以经验丰富的教学秘书的“传帮带”让其迅速进入角色，工作中需要有定期的培训和交流，帮助教学秘书不断提高和精进业务。对于整个团队而言，团队的凝聚力和专业性也在于有机会共同地培训和良好地交流，不同学院教学秘书之间，教学秘书和教务处工作人员之间，通过好的交流平台和多样化的交流培训方式，做到信息畅通。通过人员的合理流动保持教学秘书队伍的活力，通过优秀教学秘书的评选表彰树立典型，通过培训学习提升团队专业性。

3.构建规范高效教学管理体系，保证教学秘书队伍良性发展

教学管理团队工作模式主要受管理体系的影响，在学校现有教学管理体系中，权力主要集中在学校的教学管理部门，学院自主性偏小。对教学秘书而言，往往有义务而少权力，需要直接处理各项事务却缺乏作决定的权力。在学生人数较少，学生在选课、学制上自主性较低的背景下，这种组织形式是比较高效的，但随着学校规模的扩大，弹性学制、完全学分制的实行，师生个性化需求的增加，该管理体系逐渐显示出不足。许多常规工作需要教务处批准或作决定，对学院而言程序复杂且沟通成本高，对学校教务处而言过多精力耗费在常规工作上而在制度建设和宏观导向上精力投入不足。构建两级管理模式，实现权责的相对平衡，给教学秘书更大的发展空间，理顺教学管理的各项工作，增强岗位吸引力，提升团队凝聚力。在此基础上，研究出台岗位相关激励和约束机制，加强教学管理队伍建设，促进教学秘书队伍的良性发展。

[1]罗娇艳.教学性大学教学秘书激励因素分析——基于某教学型医药院校教学秘书的问卷调查[J].黑龙江教育（高教研究与评估），2010（4）.

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