论高校秘书学专业学生档案意识的培养

◎李景林

论高校秘书学专业学生档案意识的培养

◎李景林

经过文秘专科教育几十年的发展，教育部2012年发布的最新版《普通高等学校本科专业目录》将秘书学作为一个独立的本科专业正式列入。这既是秘书界几代学人几十年努力的结果，同时也体现了当下社会对秘书专业人才的强烈需求。

学科的独立，将为秘书学专业的发展提供更加广阔的发展空间和更为有力的社会支持。但欣喜之余，我们还必须认识到发展前景、社会期望背后的艰辛与压力，以及专业升级后面对的新问题、新挑战，诸如学科建设、师资队伍建设、实践教学环节等。秘书学专业资深专家杨剑宇先生曾经在他的《我的“三三论”》中指出，秘书学本科专业所培养的学生能力应该是金字塔式的，不仅仅是那种端茶倒水的低端人才，在能力的塔顶应该具备辅助决策、辅助管理和辅助控制的能力[1]，这就对秘书学专业学生职业能力的培养提出了一个更高的要求。本文就围绕秘书学专业如何培养学生的档案意识提出自己的思考。

一、秘书学专业学生与档案工作的关系

今天秘书学专业的学生，明天可能就会走上各个部门的秘书岗位，承担起文件起草、材料整理与归档、辅助领导决策管理、处理日常事务等各项具体任务。这些工作都与档案有着十分密切的联系：一方面，秘书是档案的最主要形成者，秘书在办文、办会、办事的过程中会产生众多的文件，同时还要承担随时归档和年度归档的工作；另一方面，秘书也是档案的主要利用者，开展日常工作与辅助决策管理时，都需要查阅大量的档案材料。可以这样说，一个秘书档案业务素质的高低会直接影响到一个单位、一个部门档案工作的成败，关系到档案能否发挥其最大的效用。对于当下的秘书学专业学生来说，由于上大学之前一直在相对封闭的高中校园生活，对档案与档案机构缺少必要的了解，也对自己未来的职业缺少基本的认知和规划。所以，在当下的教学活动中，教师要注重加强对学生的职业教育，尤其是要强化秘书学专业学生的档案意识，树立正确的档案工作理念，使大学教育面向社会发展和需求，培养应用型、复合型人才。

二、秘书学专业学生档案意识的现状

在我国的教育体系中，初中、高中都没有开设档案类课程，社会上的大多数人也对档案的认识不够，再加上大学中部分授课教师也缺乏档案专业背景，实践动手能力不强，这些都造成了秘书学专业学生档案意识的缺位。

（一）对档案认识不清。通过对数个具有秘书学本科专业（包括汉语言文学下的秘书方向）的学校进行调查，发现大部分秘书学专业学生不知道《中华人民共和国档案法》，不了解档案是干什么的，也不了解我国的档案机构和类型，对档案和档案部门有一种神秘感，认为和自己关系不大。

（二）缺乏利用档案意识。大部分学生都熟悉图书馆，却很少人了解档案馆，更谈不上充分利用。比如笔者曾经让秘书学专业的学生做过一次实训，调研本校的贫困生群体的生活现状以及心理健康情况，大部分学生首先想到的去图书馆查阅资料，却无人想到利用学校相关部门所搜集的贫困生的档案材料更为便捷。

（三）对未来职业准备不足。据调查，社会上对秘书学专业仍然存在错误的认识，甚至认为秘书是伺候人的，所以很多学校的秘书学专业的招生是分数段较低部分的和其他专业调剂来的学生。这些人对秘书学这个专业的认识及其以后的就业前景是懵懂的，更缺乏职业规划，他们喜欢随遇而安，自然也不可能具备什么职业意识了。

三、秘书学专业学生应具备的档案意识

（一）档案形成意识。作为秘书学专业的学生，应当对档案有一个十分清晰的认识。首先要关注档案是否形成。在日常学习中，注意收集具有价值的材料进行归档；在实训中尝试建立档案标准规范，比如建立会议记录制度、电话记录制度、实训记录制度等，以便留下完整的文字、影像资料。其次要学习关注档案的质量。应清楚地认识到，自己今天办理的文件，就会成为以后的档案，必须注重质量。比如在日常的公文写作等课程学习中，学习鉴别公文文种的区别，了解公文具体文种的使用范围，熟悉公文的写作格式、收发公文的规范程序等，这些都有利于提高公文的质量。

（二）档案归档意识。归档工作处于文书写作与档案保管的结合部位，更能体现秘书人员的素养与能力，所以在教学中要注重培养秘书学专业学生的归档意识。一方面要了解并熟练掌握归档制度。根据国家档案局《机关文件材料归档范围和保管期限的规定》，假定某具体项目，由学生自主制定归档范围与保管期限表，熟悉单位文件哪些归档、哪些不归档的范围，正确把握文件价值。其次要形成时间观念。无论是随办随归还是年终归档，都必须限期完成，注重培养学生的时间观念，学会及时、迅速、无误地收集、整理、归档文件。同时要掌握归档方法。学习著录、标引、编目、检索等专门知识，按照文件的形成规律、重要性、保密性，区分不同价值，做好归档工作。

（三）档案保管意识。通过对档案材料的规范保管，可以有效延长档案寿命，保守档案秘密。对于秘书学专业学生来说，首先要树立保密观念，针对重要、秘密文件做好规范管理，并严格遵守相关制度，保证文件、材料内容信息的安全，杜绝失密泄密现象。其次要学习建立登记制度，对办理完毕的文件及时登记归档，同时在对日常工作中借阅、归还也建立切实可行的制度，以维护档案的完整。

（四）档案利用意识。有学者提出，一个秘书到了新单位后，最快的成长方式就是把过去几年的文件逐篇阅读，以使自己迅速融入集体和工作。对于秘书学专业的学生来说，我们更应该教会其有效地利用档案材料。首先，要认识到档案的重大价值。在查证疑问、处理问题时，档案具有参考价值；材料中记载的数据、事实、成果，在以后的管理、宣传中具有凭证价值。其次，要通过档案了解单位相关信息，提高服务水平和辅助决策的能力。

四、培养秘书学专业学生档案意识的策略

秘书学专业的学生毕业后，将要走上各个部门的秘书岗位，他们既是档案材料的制造者，也是档案材料的保管者与利用者。如果在大学期间就能够学习档案管理的相关知识，树立档案意识，同时参与一些档案建设实训活动，那么对他们的就业是很有帮助的。

（一）通过教学活动，培养档案意识。档案承载了过去，启示着将来，秘书学专业必须开设相关的档案管理课程，教授档案收集、分类、归档、保管的基础知识，特别是结合当今社会办公自动化技术的发展，加强对如何管理电子档案知识的讲解。同时还可以通过一系列的班级活动，进行档案意识的教育，比如可以适当举办一些档案知识竞赛、演讲、辩论赛等，在准备这一系列活动的过程中，引导学生自主搜集资料，从而培养其档案意识。

（二）强化实践教学，实现“课堂即职场”。根据当今社会需求，“秘书必须是既能做事又懂管理的高素质、复合型人才，能为领导工作提供既具综合性又具专业性、既具事务性又具思想性、既具常规性又具创新性的辅助服务。”[2]鉴于此，我们要培养面向社会需要的应用型人才，在教学中就必然要舍弃过去理论为主、满堂灌的传统，强化实践教学的环节。

一方面在教学课时的分配上，可以按照1：1甚至1：2的比例加大实践学时，比如使用项目教学法，即“师生通过共同实施一个完整的项目工作而进行的教学活动……将教学过程与具体工作项目充分地融为一体，围绕具体的项目构建教学内容，组织实施教学，提高教学的针对性和实效性。”[3]通过项目教学法可以有效地将书本知识与实践训练结合在一起，迅速提高学生动手解决问题的能力。比如，笔者在教学中为了训练学生的档案整理能力，设计了这样一项任务，具体是：在院系试卷存放处，有各个年级本、专科四个专业的期末考试、考查及公共选修课试卷，将班级分成几个小组研讨标准进行归档，讨论结束后领学生到试卷存放处，由学生亲自动手分类、整理、归档。这样，既可以加深学生对理论学习的印象，又可以检验学生整理与鉴别能力，大大提升档案意识。

另一方面，有条件的学校可以建立专业的秘书实训室，模拟办公室工作场景，通过实地操作了解收发公文的流程，学习档案的分类，以及动手处理档案的组卷、装订、上架、借阅、登记等各个环节，在动手中培养学生的责任感和职业意识。

（三）参与社会调研，积累工作经验。教学之余，相关教师可以与学校档案室及学校所在地的档案部门联系，积极参与社会调查实习。比如可以在学校档案室长期开设实习岗位，以每周换岗的形式，在两年时间内保证所有学生都有接触真实档案处理的机会；带领学生到各种大型档案管理部门进行调研，通过切身体验，提高业务水平，积累工作经验。

总之，档案意识是秘书学专业学生必须具备的专业素质，对今后的工作具有极其重要的意义。各高校、各教师都应该切实树立培养学生档案意识的信念，培养出符合社会需求的应用型、复合型人才。

参考文献：

[1]杨剑宇.我的三三论——秘书学专业课程设置探讨[J].秘书，2012，（8）.

[2]李力.秘书学具有鲜明的管理学学科属性——写在秘书学成为独立本科专业之际[J].档案学通讯，2013，（2）.

[3]吴青霞.论高校文秘专业档案类课程的教学策略[J].兰台世界，2012，（12）.

（李景林 陕西省安康学院中文系 725000）