浅谈高校试卷归档的规范化管理及其意义

薛兴伟

（浙江传媒学院电子信息学院 浙江杭州 310018）

浅谈高校试卷归档的规范化管理及其意义

薛兴伟

（浙江传媒学院电子信息学院 浙江杭州 310018）

试卷档案是高校教学档案的重要组成部分，对于高校加强教学管理，提升教学质量乃至教学评估都有重要的作用和意义。但目前，我国高校在试卷档案管理上还存在一些问题，试卷档案的价值还没有得到充分的体现。规范高校试卷归档，强化试卷档案的利用，使之更好的为高校教学管理和教学改革服务，具有重要意义。

教学管理 试卷档案 归档材料 教学改革

一、加强高校试卷归档管理的必要性和重要性

1.当前试卷档案管理存在的问题

目前，我国大多数高校对于试卷档案的管理都有相应的规范，并且这些规范还在不断成熟和完善。但是，试卷归档仍然存在一些问题：试卷归档的程序还有待细化和改进；过于注重期末试卷归档的管理而忽视平时、期中等的试卷归档；试卷档案的电子化建设有待提高，通常纸制试卷档案归档都比较规范，而电子档案则比较落后，缺乏系统性；重保存，轻利用。试卷等材料归档是为了今后再利用，以充分发挥其参考和借鉴作用。而我国很多高校的试卷材料一旦进入档案室，往往就会被束之高阁，试卷档案的参考价值大打折扣，甚至荡然无存。

2.加强试卷档案管理的重要意义

试卷档案作为高校重要的教学档案，无论对于学生、教师，还是对于高校来说，都具有重要的价值和作用。对学生来说，试卷材料是其一学期以来学习成果的集中体现。学生可以通过试卷归档材料，检验自己对所学课程、知识的掌握程度，从而总结经验教训，改进自己的不足，提高自己的学习能力。对于老师而言，试卷档案等材料有助于增强对课程的理解和把握，为以后提高教学水平，改进教学方法指明方向。

二、试卷归档的原则

由于试卷档案材料种类繁多、数量庞大，而且试卷材料的归档过程持续时间较长，所以，试卷归档的规范性就非常重要。因为期末考试是高校一个学期最重要的考试，能集中反映学生的学习成果和教师的授课水平，所以，本文以期末考试为例对高校试卷归档的原则来进行论述，试卷归档应遵循以下几条原则：

1.完整统一、有序排列

一般来说，期末考试试卷归档材料包括如下内容：卷内档案目录、命题责任书、试卷A卷B卷及AB卷答案、考场情况登记表、平时期中成绩、实验成绩、总评成绩、试卷质量分析书、学生试卷。这么多的材料，如果没有一定的规范加以约束，那么归档效果可想而知。教学秘书在进行试卷材料归档之前，要确保任课教师上交的试卷材料齐全，缺一不可。并且，归档材料上需要任课教师、教研室主任或者教学院长签字的地方要相关人员签字、盖章。

2.注重时效、按时归档

因为高校每个学期都会安排期末考试、期初补考，因此，试卷材料的归档也必然具有一定的周期性和时效性。以期末考试为例，一般在考试结束一周之内，试卷材料的归档工作就要结束，并移交给学校档案部门保管。教学秘书要及时提醒和催促任课老师及时上交试卷归档材料，并且检查上交的试卷归档材料是否完整，是否符合学院或者学校的相关要求。对于不符合要求的，教学秘书要及时提醒任课老师，补全所缺的材料或者按顺序重新整理试卷归档材料。无特殊情况，试卷档案不得延迟移交。

三、试卷归档的内容和程序

由于试卷档案资料种类繁多、数量巨大，归档过程复杂，因此，试卷材料的归档更应该明确归档内容和归档程序。

1.试卷材料归档的内容

试卷档案建立的前提是充足而完整的试卷归档材料，以期末考试为例，一般来说，试卷归档材料包括：卷内目录、命题责任书、空白样卷（AB卷）及其标准答案、试卷分析报告、考场情况登记表、平时期中成绩登记表、成绩总表、学生试卷等。另外还包括装订成册所需要的试卷封面和封底。上述材料必须完整，缺一不可。并且凡需要任课老师、教研室主任或教学院长填写或者签字的地方都要相关人员准确填写、签字或签章。试卷的封面要注名学年、学期、考试科目、任课教师、考试时间、专业班级、考生人数和归档时间等信息。

2.试卷归档的程序

试卷归档材料收集完毕后，接下来的工作就是试卷材料归档。在试卷归档材料完整、规范的前提下，按照上述归档内容的顺序，既卷内目录、命题责任书、空白样卷（AB卷）及标准答案、试卷分析报告、考场情况登记表、平时期中成绩登记表、成绩总表的顺序排列整齐，将上述材料和封底装订在一起。然后，将本考试科目的学生试卷按照学号从小到大的顺序排列好，放在前面装订好的归档材料的下面，用大号的钉书钉将其装订在一起。最后，把试卷归档材料的封面粘贴在上面的试卷归档材料上，并在封面上填写完整相应的考试信息，试卷归档材料就整理完毕了。

以上所说的是期末试卷的归档内容和程序，由于期末考试是高校中规模最大、组织最严密、材料最繁多、程序最烦琐的考试，因此具有较强的示范意义。但是，高校中还有期中考试、期初补考、毕业补考等考试，这些考试构成了高校试卷材料归档的完整统一体。与期末考试相比，上述考试既具有共性，也有特殊性。期初补考和毕业补考因考生来自不同的专业、班级，而且归档材料的形成过程也不同于期末考试，因此其归档的内容和程序是有别于期末试卷的归档的。

四、试卷档案的管理和利用

试卷材料归档完成后，要建立相应的管理制度，保证试卷档案能够最大限度的发挥其应有的借鉴和参考价值：

1.要建立试卷档案的定期检查和维护制度。试卷归档后，要定期对试卷档案进行检查，检查其是否有缺失、破损等情况。一旦发现有上述问题，要及时进行修补，以免原始材料丢失或损坏。

2.建立试卷档案借阅登记制度。试卷档案的查阅、摘抄和复印，均应严格按照试卷档案管理办法进行登记，以保证试卷档案的保密性和完整性。

试卷档案的建立，其目的是为了更好的发挥试卷资料的借鉴和参考作用，从而不断提高高校教学水平和管理水平。然而，长期以来，人们对于档案的认识存在偏差，造成了许多档案材料建立之后就被束之高阁，像神一样被供奉起来，没有发挥试卷档案应有的作用。高校试卷档案也或多或少存在上述问题，为此，我们应屏弃那种只为存档而存档的旧观念，强化试卷归档服务教学、服务师生、服务高校的理念。不断研究怎样使试卷档案成为活菩萨，更好的服务于教学管理和教学改革，服务于现代高校教学管理水平的提高。

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［3］何祖华.试析高校试卷档案的价值［J］.兰台世界，2009，（9）.

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