浅谈民办高职院校教学秘书工作

王彩云

（泉州华光职业学院 福建泉州 362121）

浅谈民办高职院校教学秘书工作

王彩云

（泉州华光职业学院 福建泉州 362121）

教学秘书是为学生、教师、二级学院院长服务并配合教务处处理日常教学管理活动。只有教学秘书的优质工作才能有利于教学工作运转。作为民办高职院校的教学秘书要结合自己学校的特点形成自己特有的教学管理模式，走一条有民办高职院校特色的教学管理道路才能提高工作质量与工作效率。

教学秘书 创新 民办高职院校 合作

教学秘书是二级学院不可或缺的行政人员。教学秘书是为学生、教师、二级学院院长服务并配合教务处处理日常教学管理活动。只有教学秘书的优质工作才能有利于教学工作运转。教学秘书的工作涉及面广，既要与学院师生联系又要与教务处联系，同时又需与其它院校的外聘教师联系。工作内容琐碎繁杂。民办的秘书工作的琐碎繁杂度会更甚。民办高职院校为学生们增加了学习机会，为国家培育了市场导向的实用型人才。同时民办高职院校也存在不足之处。学校资金投入全由董事长个人承担，国家支持款项很少。学生学习主动性不够，较有自己的想法。外聘教师人数多。

一、教学秘书工作特点

1.服务大家

教学秘书的工作涉及面广，既要与学院师生联系又要与教务处联系，同时又需与其它院校的外聘教师联系。民办院校的发展离不开学生，没有学生，就不会有民办高校。民办高职院校的学生学习成绩、学习能力较差，但更具有个性，更有自我想法。现在90后00后的学生较多是独生子女，容易得独生子女病，比较自私，自我为中心，较难与人相处。作为教学秘书在与学生相处时需更有耐心更加仔细，更需费心，需服务到位。教师是教学工作的主力者。外聘教师是民办高职院校教师队伍的一个重要组成部分。外聘教师来自多类型院校，相处时间短暂，有课来校，没课不在校。在管理及通知事情时需一一顾及。服务好学生、教师需教学秘书做大量工作。二级学院院长也是教学秘书的服务对象。作为学院领导的助手，不论通知事情还是办理事情，都要以领导人的意志为转移。不能私自做决定。遇到大大小小的事情都须及时向领导反馈与汇报，让领导及时了解情况。由于教学秘书对情况了解透彻，与其他教师相比更能给领导给予建设性、合适的建议。给的建议也较合理、公平。是领导的好助手。对于是否采纳建议由领导自己定。

2.工作时间较为集中

开学前后、期中、期末是教学秘书比较忙碌的时间。教学秘书要合理安排工作计划才不会落下需办理的事宜。开学前提前通知所有任课老师的上课时间、上课地点、上课班级，并将教材、点名单、课表及时发放到他们手中，确保能按时上下课。开学前要安排学生补考、缓考。。开学后及时通知每位老师及时填写教学大纲、考试大纲、进度表及教案等教学材料。开学后还要安排学生重修。期中要做好期中教学检查的各项准备工作，收集好教师的教案、教学大纲、考试大纲、进度表、详稿、ppt课件等教学资料。做好初步检查。期中检查反馈会议上认真做好领导的反馈内容笔记。会后把要求改善的地方准确无误地传达给各位老师。做好每四周学生出勤统计。汇总好老师上交的出勤单。把汇总表发给教务处。再把教务处的回复的旷课处分结果转发给辅导员。让辅导员通知给学生。期末任务比较多，16周前把老师的试卷电子档收齐上交教务处进行试卷印刷。考前通知老师提前一天领取试卷、按班分装好试卷。收集试卷袋看似轻松，但是由于考试科目多，教师多等因素收集齐全试卷袋并非易事。等成绩都登录完毕后排好补考安排，让学生在假期做好补考和重修的准备。

二、教学秘书工作要求

1.加强思想道德修养

作为一名高校的教学秘书，首先必须爱国，爱党，关注时事，关注国家大事。一位合格的教学秘书都必须真正热爱自己的工作，具有较强的责任意识和事业心和奉献精神。在工作中，容易遇到这样或那样的困难甚至出现热脸贴冷屁股，辛苦为别人考虑却不被人理解。这就要求教学秘书在处理事情时，多点耐心，多点阿Q精神，多点奉献精神。俗话说严师出高徒，辅导员对学生严格管理，带领出来的学生队伍必定比较有纪律性，比较优秀。平时教学秘书与学生相处的时间较多，秘书工作表现、工作态度是学生的榜样，我们必须工作态度端正，工作认真，为学生们树立良好的榜样。

2.不断提高工作能力

教学秘书需要熟悉教学过程，熟悉本院各专业的开课计划、专业内容。在平时处理问题如做开课计划与教材订制时才能较好完成任务。必须参加职称计算机考试来提高电脑操作技能。考前买相应软件进行操作练习，能轻松应对考试，且提高了电脑操作技能。积极学习青果系统及网上查课、录成绩等操作，充分利用系统查询相关信息，熟练掌握数据库等相关软件的操作技能提高管理工作效率。积极参加评中高级职称所要求的教育管理基础理论、专业知识的培训。通过学习教育管理知识，应用于工作实践中，不断提高工作能力。

3.加强创新意识

作为新时代的优秀教学秘书要有创新精神，面对新问题、新情况用新设想、新措施来解决，提高办事效率。遇到问题能灵活解决。工作中不单靠一个人孤军奋战，可以建各二级学院教学秘书群，对棘手问题可以互相商量，还可以资源共享。走新的路子更能较好解决问题。老问题用新的解决方式。不合理传统的做法能勇于反对，并提出新的、有效的解决方案。结合民办高校的特点，学校资金投入全由董事长个人承担，国家支持款项很少。学生学习主动性不够，较有自己的想法。外聘教师人数多。作为民办高职院校的教学秘书，必须结合自己学校的特点形成民办高职院校特有的教学管理模式，走一条有民办高职院校特色的教学管理道路才能提高工作质量与工作效率。

［1］张娜浅谈民办高校教务管理人员应具备的素质和能力韶关学院学报2012年3月33卷

［2］陈礼管 民办高职院校的教务管理研究 科教导刊 2013年5月16页

［3］陆瑜芳秘书学概论（第二版）复旦大学出版社2005年12月

王彩云，女，助教，出生于1985年6月22日。2008年6月获得华侨大学日语专业学士学位证书。目前就业于泉州华光职业学院，担任商学院教学秘书。