高等院校档案管理中信息技术的合理运用分析

杨磊

（内蒙古建筑职业技术学院 内蒙古呼和浩特 010051）

高等院校档案管理中信息技术的合理运用分析

杨磊

（内蒙古建筑职业技术学院 内蒙古呼和浩特 010051）

随着信息技术的不断进步和发展，我国高等院校在进行档案管理工作时，开始广泛应用信息技术，有效保证了管理工作的高效性，实现了档案管理工作的信息化和网络化发展。就目前而言，我国高等院校在对档案进行管理时，还存在一些不足之处，导致管理工作的效率低下，影响了高校日常工作的顺利进行。为了有效解决高等院校档案管理工作中存在的问题，必须要充分合理运用信息技术，优化管理结构，促进管理工作效率的提升。本文就对高等院校档案管理中信息技术的合理运用进行深入分析和探讨。

高等院校 档案管理 信息技术 合理运用

随着网络化时代的发展，高等院校档案管理工作也日趋信息化。一般而言，我国高等院校要想构建数字化校园，必须要提高档案管理的信息化水平。高等院校档案管理工作对高校的日常活动有着直接的关系，高校要想提高档案管理工作的实效性，应该合理运用信息技术，提高管理人员的素养［1］。此外，还应采用先进的管理方式和手段，从而实现档案管理结构的优化，提高管理工作的实效性，实现档案信息化的管理。

一、高等院校档案管理中信息技术的运用现状分析

（一）档案信息的安全性较低

一般而言，高等院校实施档案管理的信息化，虽然在一定程度上有利于高效日常工作的顺利开展，但是由于网络的不安全因素，导致高效档案信息被泄露。此外，高效的档案管理人员在进行管理工作时，由于安全技术防范意识薄弱，也导致信息被泄露。

（二）基本设施不完善

高校要想实施档案信息化建设，必须要具备完善的软件系统以及硬件基础设施。但是目前，我国高校在档案信息化建设的过程中，软件系统以及硬件设施还存在不足，主要表现在两个方面：一是大部分高校的基本设施还不够完善，没有足够的资金投入到硬件设施中，无法为信息运行中心提供一定的场地。即便高校购置了相关的设备，但是设备也不够齐全，设备的结构不够完善。二是高校档案数据库之间没有形成统一的管理平台，无法实现信息的共享［2］。在进行档案管理工作时，由于机构部门的不同，管理的内容也不尽相同，导致其使用的软件也存在差异，无法实现信息档案的共享。如学生处负责学生的档案管理，人事处负责教师的人事档案管理等等，档案管理内容不同，在一定程度上对档案信息的使用产生影响。

（三）信息技术的融入性不强

就现阶段而言，许多高校都实现了档案管理的信息化，但是在实际的管理工作中，信息技术的运用不够合理科学，导致管理工作的实效性不高。高校在对电子文件进行处理时，主要采用数字化处理，由于管理平台的互动性较为缺乏，这样会使得大量数字信息没有经过深入分析就出现在高校信息平台中，无法满足人们的需求，影响档案管理工作的质量和效率。如学生在对自己档案的相关信息进行查阅时，借助档案管理平台，系统能够自动筛选出相关信息，但是若系统没有查询到信息，其不能自动反馈相关的情况。此外，高校采用的电子档案文件格式受技术因素限制，人们在对相关信息加以查询时，往往需要转换文件格式，这样导致用户使用率下降。

二、高等院校档案管理中信息技术的合理运用途径

（一）完善档案信息安全体系

在档案管理工作中合理应用信息技术，能够确保管理工作的快捷高效，但是也会存在安全问题。如在对档案信息化加以建立时，往往会存在档案信息的泄露和丢失现象，也会出现损坏储存载体，版本更新不可读及不兼容的问题，给高校档案管理工作造成严重的不便。因此在实际的档案管理工作中，高校可以充分发挥出计算机的加密功能，加密不同级别的档案信息，并对档案资料设置权限。此外，档案管理人员可以合理把握档案资料的保密和利用，提高档案资料的安全性，确保档案资料能够便于管理和使用操作。

（二）利用云技术来建立档案信息共享平台

一般来说，档案信息化管理系统的主要构成包括云档案管理应用程序、云管理平台、基础硬件设施等［3］。其中云档案管理应用程序作为一种软件，其主要是面向档案信息用户，并操作管理相关的档案；云平台管理系统能够使硬件设施的功能有效发挥出来；而基础计算设备则包括网络安全技术、网络交换器以及计算节点等。利用云技术来建立档案信息共享平台，能够使档案信息资源进行共享，优化了资源的整合，有效避免不同档案部门信息封闭的不足，并在一定程度上降低档案信息化建设的成本。

（三）提高档案意识，对档案信息化建设进行统筹规划

在高效档案管理工作中应用信息技术时，必须要打破传统的管理模式，提高信息化管理的档案意识，促使管理人员能够对档案信息化建设有一个清晰全面的认知。同时高校应加强信息化管理的宣传力度，使管理者能够认识到档案信息化管理的重要性。此外，由于档案信息化管理的前期建设以及后前维护需要投入大量资金，因此高校可以建立专项资金，确保建设资金的到位。当然，高校还应对档案管理工作的相关流程加以规范化，对管理人员的职责加以明确化，从而有效实现档案管理的科学化和规范化。

（四）提高档案管理人员的专业化水平

在高效档案管理工作中，要想有效合理运用信息技术，必须要提高管理人员的专业化水平，使其能够有效应用信息技术，从而将档案信息管理系统的作用充分有效发挥出来。因此高校的档案管理人员必须要能够积极参与到技能培训活动中，增强自身技能，能够促使自身计算机技术的应用能力加以提高［4］。此外，高校要对人才的选拔加以重视，积极引进具有计算机知识和技能的人才，确保档案管理人员具有较好的政治素养、过硬的业务能力以及较强的工作责任心。

结束语：

一般高等院校在档案管理工作中应用信息技术时，还存在一些问题，如档案信息的安全性较低、基本设施不够完善、信息技术的融入性不强等。为了将信息技术合理运用到高等院校的档案管理工作中，必须要完善档案信息安全体系，充分利用云技术来建立档案信息共享平台，对档案信息化建设进行统筹规划。这样才能有效推动档案管理的信息化进程，确保档案管理的动态化、程序化以及规则化。

［1］周虹.有关高职院校档案数字化建设若干问题的思考［J］.办公室业务，2012，05:74-75.

［2］易莲.浅析高校档案管理的信息化建设策略［J］.湖北成人教育学院学报，2014，06:115-117.

［3］朱金花.信息技术在高职院校档案管理中的应用［J］.中小企业管理与科技（下旬刊），2015，01:34-35.

［4］滕月鹏.高职院校档案管理网络化信息化之思考 ［J］.价值工程，2013，16:205-207.