工作流技术与数字化校园

□秦利忠

（1.广西大学，广西 南宁 530004；2.玉林师范学院，广西 玉林 537000）

工作流技术与数字化校园

□秦利忠1，2

（1.广西大学，广西 南宁 530004；2.玉林师范学院，广西 玉林 537000）

工作流技术应用于校园中, 有利于提升校园协作、管理能力, 整合校园的信息资源，更好地实现校园数字化.本文着重论述了工作流技术和数字化校园的含义,并结合实例分析工作流技术在数字化校园中的应用.

工作流技术；数字化校园；实例分析；应用

1 引言

工作流技术是近些年以来发展的一项新技术[1-2]，在企业的信息化方面得到了较为广泛的应用[3].在数字信息化时代，校园要实现科学、高效地管理，要提升综合能力必须找到新的管理运作模式.信息技术与管理科学相结合，促进了现代校园管理技术形成.通过工作流过程建模技术、过程管理技术让校园的教学、科研、办公等事务得到更好地管理，同时以该技术为核心研发的数字校园系统，可以更有效地控制校园内的各项事务，借助这些数字信息能够使部门及师生间更快捷地合作、交流.

2 工作流技术和数字化校园的主要含义

2.1 工作流技术

处理一项工作，需要经过两个及两个以上的步骤，这样一个连续的过程，我们把它叫做“工作流”.它源于二十世纪八十年代，在九十年代得到发展.最初，是为了提高办公和生产的工作效率，相关研究人员提出了工作流的概念.工作流是一类能够完全或者部分自动化执行的过程[4-6].工作流技术一方面是通过修改事务的过程模型，把过程和应用区分开，使得系统的作用发挥到最大；另一方面是把人员、数字信息和应用工具有效的汇合起来，在减少投入的同时，还提高了过程效率和管理水平.

2.2 数字化校园

数字化校园的概念最早出现在上世纪九十年代[7].首先是美国人凯尼斯·格林(Kenneth Green)在项目中提出了“信息化校园计划”(The Campus Computing project)，此计划是之后的数字化校园等项目的前身.上世纪九十年代末，“数字地球”、“数字城市”、“数字校园”等相继被美国人提出[8]，并快速的得到了全世界的普遍认可.

数字化校园是一种虚拟的教育环境[9].它为了使资源得到更好地利用，借助网络、计算机和通讯等技术让教学信息、科研信息、管理信息以及校园内的其他信息得到有效的收集，并将这些信息做适当的处理，筛选出有用的信息，同时把散乱的信息重新整合，最终把信息储存到系统或者加以传输应用.简单的说，数字化校园就是利用数字化的信息系统去管理整个校园，监控和处理校内的教学、科研、其他管理服务等事务.

通过特色的网站，上传优质的教学资源.例如，优秀教师的教学视频，教学课件等，增强学生学习的主动性，有利于提高教学水平；注册、充值、选课、请假、消费等都不需要“排长队”，登录系统操作即可，节约了办事时间.除此之外，各部门有自己的应用系统，实现了无纸化办公，提高了效率.这些都是数字化校园的意义所在.

3 工作流管理系统在数字化校园中应用

工作流管理技术可以应用于数字化校园.教学、科研和行政管理是参加活动各方为完成其任务而共同协作的过程.在校园管理中，如图1 所示，诸如教学管理和科研管理等，不是简单的由一个人或者一个步骤就能完成，这些事务管理必须要多个教职工参与，并经过多个程序才能实现.

图1 校园各项事务管理结构简图

如图2所示，工作流管理系统必须同时具备下列四个要素，才能管理好校园事务.

图2 工作流管理系统要素图

建模、实例化和执行是工作流管理系统运行的三个阶段，如表1所示：

表1 工作管理系统运行三个阶段的工作任务

例如：教职工请假过程是通过系统操作的.首先由教职工登录系统填写请假时间、事由并上传佐证材料等，系统会对该过程建立模型，把它转换为系统可以识别的语言及形式，根据请假时间及事由判断流程走向，把任务分配给预先设置好的对象，即相关的审批领导.不同的情况，由不同的执行对象审批，整个过程由系统进行切换或调度. 该审批对象可以是一个，亦可以是多个，也就是我们说的逐层审批.待最终审批结束后，系统将自动生成请假回执单，反馈给教职工所在部门和本人.

系统不仅可以给两个相关负责人开通审批权限，当第一负责人请假或繁忙时，系统会根据预先设定的时间将任务分配给第二负责人阅处，而且可以根据事物的变化变更流程，让处理过程变得更为顺畅.

我们说的流程，就是指诸如此类事务的中间过程以及按照一定的规则变化的过程.比如教学工作量审批流程、科研项目申请流程、财务审批流程、行政申请流程、人事管理流程等.工作流技术在这些流程中起着至关重要的作用.以往的校园信息极少考虑各个应用系统间的协作，尽管有一些信息交换，也是不灵活、静态的.工作流管理系统凭借本身的技术，实现了各子系统的集成[10].它会根据实际情况，在适当的时间，激活相应的子系统，在发挥各个子系统优势的同时，实现了各个子系统的协同运转，充分发挥了网络资源的效用.图3是校园内工作流管理系统的结构图.

图3 校园内工作流管理系统的结构图

例如，学校有教职工打算辞职或者调离时，登录人力资源系统递交个人申请后，资产管理系统、教务系统、科研系统、图书系统、协同办公系统等将激活，反映出该教职工的住房清退情况、教学安排情况、科研项目完成情况、图书归还情况及领导审批情况.待领导同意，并查证无任何拖欠情况后方可离校.

在校园的日常活动中，高效的工作流管理系统的流程可以随着师生需求的改变而改变，面对繁琐复杂的流程，它不仅拥有较强的灵活性，而且可以缩短中间环节的储存、等待及传递时间，进一步提升了效率.实际上，它是通过系统预先设置好的流程，把相关的任务及环节落实到具体的负责人，借助短信或者邮件等方式提醒负责人，系统同时监控着整个流程.这样，学校就会减少一些不必要的投入，从而得到更为高效地管理.

如图4所示，这是某高校的校内发文工作流程，在起草人拟稿后，首先是部门内部进行修订，修正后文件将由起草人提交到部门领导处，审阅完毕后，决定是否需要其他相关职能部门会签，待部门领导审批后，文件将提交到校办审核，经过秘书、副主任和主任的审核之后，呈送学校分管领导最终审批，领导同意后由秘书发文.这些过程都是按照既定的规则进行，若有执行者未能及时处理任务，系统会发送消息提醒.起草人通过系统可以监控到整个流程，查看到各级审批及执行情况.另外，该系统同时解决了异地查阅，异地审批等办公难题.

图4 校内发文工作流程图

工作流技术还可以应用于校园内的后勤维修当中，使校园保修摆脱传统的只能通过电话保修等形式，实现了网络保修.当教职工通过系统填写故障信息（包括故障时间、故障地点、故障提示或表象等情况），提交故障处理请求后，系统就会创建一个工作流实例[11].此时，在教职工个人事务中将显示一条状态为“待完成”的信息，而管理员登陆系统则弹出一条“待办”的“未读”消息，他会根据该消息中的故障信息，派遣相关人员进行维修.当维修完成之后，教职工可以对维修情况进行评价及反馈意见.若处理不及时，系统会发出提醒，确保维修的及时性，防止故障信息丢失或被遗忘等情况的出现.

4 结束语

随着网络信息技术的不断发展，数字化校园的进程将不断深入.数字化校园非一朝一夕可以完成，它是一个循序渐进的过程.工作流技术作为集成的重要手段，解决了以往应用系统信息交换不灵活等问题，改善了信息孤岛的处境.工作流管理系统作为一种基础信息平台，也是校园管理、系统监控和数字化进程的重要保障. ■

[1]范玉顺．工作流管理技术基础[M]．北京：清华大学出版社，2001．

[2]Wil van der Aalast，Kees van Hee．工作流管理—模型、方法和系统[M]，北京：清华大学出版社，2004.

[3]李金阳．工作流技术与企业信息化[J]．价值工程，2006，10（1）：75-76．

[4]彭德军．工作流技术在煤质管理中的应用研究[J]．

[5]施俊等．Activiti工作流技术在OA系统中的研究与实现[J]．软件导刊，2014，12 （1）：52-54．

[6]柴学智等．面向云计算的工作流技术[J]．小型微型计算机系统， 2012，01（1）：90-95．

[7]蒋家添等．数字化校园建设的实践与探讨[J]．赣南师范学院学报，2004，6（1）：55-57．

[8]袁佳乐等．浅析高校数字化校园建设[J]．科技论坛，2014，16（1）：121-122．

[9]姚军等．试析数字化校园的发展和现状[J]．网络天地，2014，07（4 ）：17．

[10]李卓君等.武汉数字化校园建设方案规划与设计研究[J].科技创业，2014，04（1）：118-119.

[11]袁兴梅等. ThinkPHP架构和工作流技术在信息管理中的应用[J].中国管理信息化，2013，19(16)：54-56.

【责任编辑 谢明俊】

Workflow Technique and Digitalized Campus

QIN Li-zhong
（Guangxi University, Nanning, Guangxi 530004；2.Yulin Normal University, Yulin, Guangxi 537000）

Workflow employed in digitalized campus can improve school’s cooperation and management ability, integrate campus digital information resources and realize the campus digitalization. This paper discusses the meanings of workflow technique and digitalized campus, and analyzes how to apply the workflow technique in the campus digitalization through cases.

workflow technology; digitalized campus; exemplified; analysis; application

TP393

A

1004-4671（2015）05-0114-04

2015-08-12

秦利忠（1989～），男，广西柳州人，广西大学计算机与电子信息学院计算机技术专业在读工程硕士，玉林师范学院助教。研究方向：计算机网络与并行分布式计算技术。