食品监管档案规范化管理的重要性研究

韩杰（集宁区食品药品监督管理局，内蒙古 乌兰察布　012000）

食品监管档案规范化管理的重要性研究

韩杰
（集宁区食品药品监督管理局，内蒙古 乌兰察布012000）

摘要：首先指出了食品监管档案管理包括的主要内容，然后分析了食品监管档案管理的现状，最后提出了解决这些问题的有效措施，通过培训档案员专业素质和政治素质实现档案管理工作的高效化。

关键词：食品安全；档案员；档案管理；规范化

中图分类号：R155.5

文献标识码：A

文章编号：1671-864X（2015）05-0073-01

作者简介：韩杰（1984—），女，内蒙古乌兰察布市察右前旗人，职称：助理馆员，研究方向：食品流通、食品药品档案管理。

一、食品安全卫生质量档案管理包括的主要内容

1.企业资质和企业管理：企业资质档案其实就是从业的证明，主要包括有生产许可证和法人身份证复印件以及食品企业质量安全承诺书等。企业管理档案包括企业的管理制度和标准文件、产品标签等能够反映企业自身特点的规范性文件。

2.原辅材料：食品安全问题有很大一部分都是出现在原辅材料上，这部分的档案包括有合格供应商档案和原辅材料采购计划表以及采购检验证和入库单等。

3.生产、检验和销售管理：安全生产检查记录和领料单以及入库单、设备维修记录等属于生产管理方面的档案资料，而出库单和产品销售台账以及消费者投诉处理等则属于销售管理方面的资料。但是，食品的检验不仅要保证原材料、成品和生产过程的合格，还要保证一旦出现质量问题，能够准确查找并处理。各种检验和测量计划表、对比检验报告和原辅材料记录、成品检验记录、出厂检验包括等都属于重要的检验管理档案资料。

其他诸如不合格及召回管理、健康管理及培训计划、食品安全事故处置以及年审管理和行政措施管理方面的档案资料也是非常重要的。

二、食品监管档案管理现状

目前，对于民众最为关心的食品安全的监管工作相关机构和部门的工作稍显滞后，大部分地区的食品药品监督管理机构并没有建立科学、有效的食品监管档案。这样最终导致了两种不对称，其一，是消费者对食品安全的高要求和食品自身的安全性不对称；其二，是消费者和食品生产厂家相关信息不对称。

首先，食品监管档案工作缺乏统一规划。

目前，由于食品管理权限不明确、不统一，出现了各级各类管理部门之间互相推诿排斥的情况，本质上来说应该有一个统一的食品安全管理机构或部门。

其次，缺乏完善的食品安全信用体系，食品档案资源短缺。

市场上的食品生产企业众多，但是普遍存在规模较小的特点，很多企业缺乏生产合格食品的一些必要条件。而那些相对规模较大的企业往往会由于体制和其他一些因素而导致其在质量管理和产品开发以及市场经营等方面出现问题，这些企业生产的产品质量也非常令人担忧。其他诸如食品流通领域秩序较为混乱，往往缺乏安全有效的安全检测方式和手段并进行质量控制等有效措施，都会导致不合格产品的出现。

第三，食品监管档案不够健全对食品安全存在不良影响。

食品监管档案工作目前还是存在不规范、不健全等问题，给食品监管工作造成了很多困扰。现在很多的生产企业也开始意识到食品监管档案规范化的重要性，食品生产相关档案制度让我们消费者能够吃到健康、安全、放心的食品看到了希望。但是，我们也应该清醒的认识到有了较为规范的食品生产安全管理制度和档案的规范化管理并不能完全保证我们吃的食品就完全健康和卫生。

规范化的档案管理制度可能并没有在食品生产和加工以及销售的整个过程得到很好的落实或者没有进行有效的额贯彻。再者，我国大部分地区的食品安全监管单位或部门也没有认真的履行监管责任，只是象征性的做一些“表面工作”，定期甚至会定定日的进行抽查，这都为食品出现安全问题提供了可乘之机，使很多不合格的食品流入一些小超市危害人们的健康和安全。

通过上面的分析，我们不难看出由于没有建立统一、科学、规范的食品安全档案管理制度，不仅在企业方面甚至在食品监管部门都可能出现这样或那样的安全问题，在生产、食品流通和检验等环节出现不该出现的问题。由此可见，建立规范化的食品安全档案管理制度具有非常重要的现实意义。

三、加强食品安全监管档案规范化管理的有效措施

首先，强化档案员对档案管理重要性的认识。

现在普遍存在的问题是档案员自身对档案管理的重要性认识程度不高，在实际工作中队档案资料的管理不是特别重视，容易出现一些本不应该出现的问题。如，档案员在进行资料的收集和整理过程中态度不够积极，档案在进行归档时没有根据内容等方面的不同进行合理区分，有些档案员甚至会出现丢失档案资料的情况。因此，应该不断强化食品安全监管部门的管理人员对规范化管理重要性的认识，引导档案员自觉遵守相关规定和制度。

其次，建立一户一档的规范化管理机制。

针对每个拥有行政许可的食品生产或销售单位，食品安全监管部门应该将其纳入管辖范围，采用一户一档的方式统一进行监督、管理。

第三，统一印制规范化的监管档案文书。

第四，档案内容应该进行明确的规定，列出规定清单。

最后，加强档案员的培训工作。

在食品安全监管档案规范化管理的过程中，必须不断提升工作人员的政治素质和专业技术。通过不断培训能够使档案员不会出现泄露档案信息的情况，树立档案员服务社会的意识，认识到档案管理工作的保密性和政治性，尽可能保证档案信息的安全。

参考文献：

[1]肖文建； 郭琦. 试论食品安全监管的档案化管理 [J]. 档案学通讯，2009（11）.

[2]高蒙蒙. 食品档案管理强化探讨 [J].食品安全导刊，2015，（23）.