数字化校园背景下高校会计信息资源开发利用的理论分析①

何郑涛，昌 晶

（重庆邮电大学 档案馆，重庆400065）

数字化校园以计算机网络为基础，利用现代信息化的工具和手段，实现校园的教学、科研、管理等活动的数字化，是对传统现实校园空间和时间的拓展，为会计信息资源的开发和利用提供了平台，加快了会计信息资源整合的步伐，同时也对高校会计信息资源管理提出了更高的要求。会计信息是会计单位发生各项工作和活动的货币反映，通过财务报表、财务报告或附注等形式向投资者、债权人或其他信息使用者揭示单位财务状况和经营成果的信息，是会计信息资源的重要内容。会计信息资源又有广义和狭义之分，狭义的专指会计信息，广义则包括会计信息和涉及会计信息活动的各种要素［1］，笔者比较认同广义的会计信息资源。在此基础上，可将高校会计信息资源定义为高校日常运营活动中产生的，能够以货币反映的，通过资产负债表、损益表等形式揭示学校运营状况的信息，以及涉及该信息活动的会计人员、会计机构、会计管理系统等要素的信息。

一、高校会计档案信息资源开发及利用的价值分析

（一）降低信息不对称性

信息不对称由约瑟夫·斯蒂格利茨、乔治·阿克尔洛夫和迈克尔·斯彭斯三位美国经济学家提出，主要指在市场经济活动中，各类人员对有关信息的了解程度不同。掌握充分信息的一方往往处于比较有利地位，而信息贫乏的一方则在交易中处于劣势。信息充分方可以在向信息贫乏一方传递信息的过程中获益，而信息匮乏方则努力获取更多相关信息以减少信息的不对称性，进而改变自己所处的劣势地位［2］。信息不对称理论同样可以运用于高校管理中。与高校有关的信息博弈关系主要有：高校的主管单位——高校、高校治理层——校内二级部门或学院、学校管理层——职工与学生。

高校特别是公办高校基本都实行收支两条线，经费划拨制，在财务预算框架内实行收付实现制。主管部门（教育部门）需要了解的学校运营状况、经费收支合理性、账户使用的合规性等都可以从会计信息资源中获取。而传统模式下主管部门能取得的信息大部分来自于财务报告，如资产负债表、损益表，只能从总体上进行了解，更深层的管理信息量很少。相比之下，各高校是信息充分方，处于信息优势地位。学校的月报、年报及财务分析等材料几乎都以学校为报告主体，以二级部门与二级学院为主体的年报、月报等财务资源非常少。学校的治理层（校级管理者）仅能从其经费报销、预决算制定及资金使用政策等方面了解二级学院或二级部门大致的运营管理情况，而对资金使用效益、教育投入产出率、财务管理流程及效率、制度规范性及有效性等知之甚少。二级部门或学院掌握着充分信息，处于绝对优势地位，学校管理层处于信息劣势，导致道德风险、搭便车和代理问题的风险增大。在学校管理层与师生的关系处理中，教职工项目经费使用的规范性和合理性、收入分配的科学性、管理制度的实施效果、学生生活消费的合理性、奖学金及其他津补贴的有效性等信息，都可以从财务信息资源中挖掘出来。

这些信息博弈关系，往往使得信息充分方占绝对优势，而信息缺乏方处于劣势，不利于教育管理的科学决策与教育事业的健康发展。对高校会计信息资源进行开发与利用，丰富开发手段，多样化利用渠道，挖掘信息资源，整合有价值信息，建立共享平台，在教育主管部门、二级部门（学院）、师生之间畅通信息沟通渠道，提高信息资源的使用效益，降低信息的不对称性，减少道德风险和代理问题，使财务信息不对称性与道德风险等随着会计信息资源的开发与利用程度的提高而降低。会计信息在各主体之间的流通如图1所示，其不对称性与信息开发与利用程度关系如图2所示。

图1 会计信息在各主体之间的流通

图2 不对称性与信息开发与利用程度关系图

（二）降低交易成本

本文将高校交易成本定义为高校组织内部及其之间、高校与外部环境之间相互作用，获取信息，降低信息不对称性而耗费的资源，具体可分为搜寻成本、信息成本、决策成本、执行成本、监督成本、风险成本等［3］。搜寻成本是学校内部的资源寻找与配置的成本，以及寻找良好合作伙伴、妥善处理与政府、投资者、家长等关系而耗费的资源。信息成本指从学校内外获取信息的成本，或为提升形象及竞争力而对外广告、策划、公益等对外传递信息的成本。决策成本则指为制定或完善管理策略、规划、目标等耗费的资源，包括无形和有形资源。执行成本可以理解为高校运营管理及实施战略、规划、制度的成本。对高校各组织的运行及人员行为的约束、规范、监督所耗费的成本为监督成本。除此之外，还有因为信息不确定性所带来的成本即风险成本。

通过财务信息资源的开发与利用，共享财务信息，比较校内资源的功能价值大小，挖掘现有资源的潜能，降低搜寻成本。利用校园数字化平台，将财务信息系统与校属各部门信息系统进行有效衔接，并将使用先进数字化工具及具有专业知识背景的人员进行整合与加工，降低信息教育投入成本及固定成本，进而降低校内管理者及师生获取信息的成本。财务信息是管理者与治理层进行科学决策的必要依据。对财务信息资源利用与开发得越充分，挖掘的信息就会越多，决策的科学性就越高，组织风险敞口就越小，决策成本也就越低。战略、目标、规划、制度等实施与监督都需要信息反馈，而财务信息则是反映高校运营状况的重要途径，该信息充分与否决定着执行成本的高低。随着经济的发展，教育体制改革的推进，高校在教育市场中同样面临管理风险、行业风险、竞争风险等，这些风险主要是由诸多因素的不确定性引起的，需要高校开发与利用财务信息资源，畅通信息沟通渠道，完善信息管理机制，提高信息的充分性、可靠性、有效性，减少由于信息不充分带来的不确定性，进而降低风险。

（三）缓解会计信息的供需矛盾

高校财务信息的供应方主要是财务部门、资产管理部门和人事部门等，多数以财务报告、财务分析、数据汇总等形式呈现，向上级主管部门提供学校财务预决算、财务报表等，也可以通过会议或者内部信息平台向内部其他部门提供财务状况分析说明，财务工作年终汇报等信息，这些信息多数以电子版或者汇总的形式表现，传递的信息量不多。财务信息的需求方主要有高校主管部门、学校治理层、学校管理层、教职工、学生、审计部门等。高校主管部门需要了解各高校运行状况、管理规范性及教育行业发展态势；学校治理层侧重于关心学校的战略决策科学性和合理性、管理层运行绩效、学校内外资源配置效率，权衡降低学校管理层道德风险和代理问题的管理成本及效益；学校管理层关注二级部门经费使用效率、规范性，经费收入产出效益；教职工关心项目经费使用的效率、津补贴的发放、收入分配的合理性；学生及其家长关注奖学金及各项补助的发放、生活消费的合理性等；审计部门侧重于审查各组织或部门的资金使用的规范性，流程的科学性，经营实体财务报告的可靠性、真实性及公允性等。

当前，高校可开发及利用的会计信息资源有限，大量的纸质数据载体存放在财务部门或者是归档在档案保管部门，信息基本处于沉淀状态，开发和利用程度不高。信息供应方所提供的信息资源远远不能满足会计信息的需求量，财务信息资源的供需严重失衡，这势必会影响工作效率的提高和流程的规范，经济收益的增加和风险的降低。解决会计信息资源供需矛盾的有效途径就是运用先进技术，进一步开发与利用处于沉淀状态的会计信息资源。其关系如图3所示。

图3 会计信息量的供求关系

图3中：P表示开发与利用会计信息资源的收益或者信息提供者愿意接受的最低市场价格，同时也表示信息需求者获取财务信息所能承受的最高价格（假设最低价格和最高价格相同）；P1表示非平衡状态的收益或者价格；P2表示平衡状态的收益或者价格；Q表示会计信息需求量；S表示供应曲线；D表示需求曲线；K表示会计信息资源开发和利用的程度；K1表示非平衡状态下的会计信息资源开发和利用程度；K2表示非平衡状态下的会计信息资源开发和利用程度。从图3中可以看出，随着开发与利用会计信息资源的收益或者市场价格P升高，会计信息供应量就越大，曲线呈上升趋势；开发与利用程度越高，会计信息供应量也就越大。随着会计信息使用者获取会计信息的成本或者承受的价格越高，信息需求量就越低，曲线呈下降趋势。就目前状况而言，会计信息量需求大于供应，当开发与利用者的收益或者信息使用者所能接受的最低价格为P1时，所需的会计信息量为q1；当信息量为q1时，会计信息开发与利用程度为K1，而信息需求量为q2，q1＞q2。随着开发与利用程度的提高，信息供应量逐渐增大，会计信息需求量也会随着P的上升而下降，直到q1＝q2，会计信息的供求矛盾达到稳定状态。缓解会计信息供求矛盾的有效途径是对会计信息资源进行合理的挖掘与利用。

（四）提升档案信息资源价值

在信息生产和消费集中的信息社会中，信息不单单可从交换中得到，还可以用不同的媒介进行分配。信息价值的大小受观念、需求、需求被满足的程度、信息使用者及相关人员形成有效方案的能力等影响［3－4］。有价值的信息具有准确性、时间性、知识性等特点。信息价值与信息用户有较大关系，其关系为：

信息价值＝信息用户数2×所属领域的数量

信息可通过数字媒介共享与利用，传播成本较低，信息使用者越多，信息价值量就越大。而信息使用者的扩大必须建立在挖掘信息资源，满足用户多样化需求的基础上，对现有信息资源进行开发与利用是增加用户数和提升信息价值的有效途径。根据信息价值理论，价值上升需要经历五个阶段，即数据负债阶段、信息阶段、运营主体智能阶段、运营主体智能延伸阶段、信息商品化阶段。目前，大多数高校的会计信息资源基本处于数据负债阶段，即产生成本，数据使用率极低，需要软硬件设备存储，没有发挥使用价值，管理成本大于数据实际或潜在的价值。少数高校组织会计信息价值处于信息阶段，即信息使用者获取与本部门业务相关的信息。若要提升会计信息价值，必须运用多种手段，畅通多种渠道开发信息资源，深挖其潜力。

二、高校会计信息开发及利用的现状分析

当前，会计信息开发与利用的主要手段是编制财务报表、进行财务分析等。使用的内容为未经整合的电子数据（大多数用于查询会计凭证号、结账金额、教职工与学生个人账务查询）、财务报表、财务分析、纸质的记账凭证和原始凭证等。财务数据不论是电子版的还是纸质版的开发与利用的程度都不高，主要用于向主管单位、高校治理层与管理层等汇报组织运行状况。大体可分为资产负责状况、收入支出状况、支出情况、科目余额、未核销暂存款项或者往来账项、各类项目（科研、教改类）的金额变动情况表。教职工利用会计信息主要用于科研项目结题，个人津补贴查询等；审计监察部门利用信息主要用于审核和检查财经制度的规范性和财务信息的公允性。对于会计信息的利用很多都是被动的，出于应付检查或者上级要求。鉴于财务信息的私密性及技术手段的限制，主动开发利用的较少，会计信息使用效应未达到理想状态。随着教育体制改革的推进，竞争日益激烈，高校规模逐渐扩大，在收入（预算内和预算外收入）有限的基础上，很多高校开始负债运营，资产负债率超过预警线，高校运行风险日益增大。而现有的会计信息资源的开发与利用仅能提供债务总体的增减状况，对债务资金的投入产出效率、债务资金用于软硬件配置的科学性、师生比与资产比的合理性等情况都无从知道，这很不利于防范高校风险。

针对高校会计信息开发与利用现状，本文做了一个问卷调查。通过邮递、网络、交流会等途径以高等院校为主要调研对象发放了250 份问卷，收回有效问卷223份，涉及全国29个省份及直辖市，153所高校。参与问卷调查的人数中，学生56人，教职工70人，二级部门负责人30人，校级管理人员22 人，学生家长45 人，所占比重分别为25．11%、31．39%、13．45%、9．87%和20．18%。在被调查对象中，对学校财务核算系统和财务管理流程不了解和了解较少的人数占57%左右，了解的约占26%，仅有13%的人很了解，约4%的人非常了解。现有的会计信息是否能满足使用者的需求状况，17．49%的认为不能满足其信息需求，47．09%的人觉得满足度不高，35．42%的人认为刚好满足，没人认为财务信息是溢出的，也就是近65%使用者的需求无法得到满足（见图4）。根据图5的显示，对学校会计信息公开程度不满意的占23．77%，稍微满意的占49．33%，满意的占24．66%，非常满意的仅为2．24%，可以看出有71%的人认为公开与共享的满意度不高。

图4 现有会计信息满足信息使用者的状况

超过70%的被调研者利用过纸质会计档案，65%的人主要通过交流会议、工作性质与环境及网络等途径，了解有关其他高校会计信息，只是了解的信息量较小，程度不深。虽然随着数字化工作的推进，大多数高校数字化水平有所提高，但是调查数据显示信息使用者对可分享与利用的会计信息的满意度普遍不高，这说明高校的数字化工作没能和会计信息资源的开发与利用工作进行有效的衔接，出现了在数字化水平较高的院校，其学生、教职工、管理者等信息使用者对财务核算系统与财务管理流程不甚了解的现象。

图5 对学校会计信息公开程度满意度的调查

三、开发及利用的影响因素分析

影响高校会计信息资源开发与利用的主要因素可以归纳为以下几种：（1）数字化水平。在高校数字化工作与会计信息资源有效衔接的基础上，数字化水平越高，会计信息资源开发与利用的效率就会越高。数字化水平较高的院校拥有良好的且能满足公共需求的网络基础设施，100%的校园网覆盖率；较强的网络故障解决能力与网络病毒防范能力；校园门户网站建设与应用良好；教学科研管理等工作实行数字化操作。（2）技术。这里的技术包括开发技术与利用技术、保密技术、维护技术、数据分析技术、模式识别、知识获取技术、信息索引技术、数据可视化技术等。对会计信息的挖掘也就是对新的深层数据处理技术的应用。该技术基于人工智能、统计学、数据库技术等对大量数据进行整理与归纳，从中挖掘隐含的、未被发现的、对学校科学决策有潜在价值的规律。技术水平越高会计信息开发与利用的程度就越深，所能提供的会计信息量也就越大，满足需求的程度也就越高。（3）管理体制的完善性。完善的管理体制能为会计信息的开发与利用提供有利的环境与保障。科学的决策流程也需要会计信息资源的深入挖掘与开发；管理体制越完善，政务公开程度相对较高，信息透明度也较高；会计信息资源共享的效率也就越高。（4）人员素质。包括专业素质、文化素质等。对于会计信息资源的开发与利用，涉及的知识领域比较多，如会计、财务管理、网络技术、信息检索、档案资源管理、软件维护、检索工具开发、数据库技术等，信息使用者需要具备一定的技术基础，以及对会计信息的使用、规划能力和较强的组织管理能力。一般来讲，具有高专业素质及管理素质的人员，其会计信息资源的开发与利用能力相对较强，使用效率也较高。（5）成本与收益影响。高校会计信息资源的开发与利用还受成本与收益的影响。对于信息供应者或者生产者来说，如果开发成本较高，且大于其所能从中得到的收益（包括有形收益和无形收益），出于人是经济人的理性假设，他将不会深入开发或者挖掘更深层次的价值信息。反之，如若收益大于成本，信息供应者将会增多，信息量也会随之增加。（6）会计信息资源管理意识的强弱。会计信息资源管理不仅是对会计信息的管理，而且还要对涉及会计人员、设备、信息等会计信息活动的各种要素进行合理的组织和控制，以实现会计信息资源的有效整合，满足多样化需求。管理的意识越强，会计信息资源的开发与利用所能获得的关注度也就越高，对会计信息及其有关的各种要素的管理也将更加完善与科学，为会计信息资源的开发与利用提供良好的管理环境与制度保障。

四、政策与建议

1．多样化开发手段。大多数高校现有的会计信息开发手段主要是整合财务数据，编制财务报告，进行财务分析等，而这些开发手段所提供的会计信息量不能完全满足多样化的信息需求。应当建立适应各院校自身特色的会计信息系统、数据分析系统，进一步整合财务信息，在考虑效益的基础上挖掘对决策有价值的会计信息，提供反映整体状况的分析与统计信息，反映各二级部门的具体状况；对分项如科研项目、个人、费用使用动态变动等信息进行财务总体分析，进行具体的项目分析；反映有形资产和无形资产的价值变动，创新财务报告体系，满足多样化的需求。突破面向事务型的缺陷，建立面向决策型的会计信息资源管理系统［5］。

2．将会计信息开发与利用纳入数字化校园工程实施中。利用校园数字化工作所完善的软硬件设施、技术团体资源、软件开发等采集、整理、整合数据，将会计信息开发与各职能部门或二级学院的信息工作进行有效衔接，使得数据在产生的同时就能得以有效的归类和整合。利用数字化办公平台，拓宽信息处理和传递范围；扩大会计信息含量，丰富会计信息资源，运用现代网络技术与通信技术建立会计信息通道，实现会计信息资源管理的网络化和信息化；加快会计信息处理与传递的速度［6］。

3．提高技术水平。包括开发技术和利用技术，具体来说有数据整合技术、数据分析技术、通信技术、网络技术、共享技术、保密技术等；保持开发与利用的度，有保护、有区别地开发与利用。结合各院校特征，采用适宜的技术，建立会计信息资源数据库并实时更新，扩大会计信息技术包容量。在行业内加强沟通与交流，引进先进管理技术；根据需求研发并完善会计信息管理系统；了解信息需求，满足信息使用者多样化的需求。

4．提高人员素质。信息管理人员的素质决定会计信息利用与开发的成效。支持信息开发人员进行技术培训，积极参与行业内交流与合作，引进高素质专业技术复合型人才并为其提供良好的发展平台。

5．提高使用效率。形成规模效应，降低成本，增大成本收益率。提高会计信息资源管理的意识。加强会计信息资源管理的宣传工作，将信息采集、简单整合工作落实到相关部门，使实现职能实施与会计信息收集同步进行。

［1］ 魏建华．高校会计档案的规范管理与利用开发［J］．产业与科技论坛，2012（3）：255－256．

［2］ 李世聪．论会计信息资源的开发与应用［J］．交通财会，1997（3）：9－11．

［3］ 颜剩勇．论会计信息资源管理［J］．商业研究，2003（14）：42－44．

［4］ 郝春芳．会计档案信息资源管理［D］．天津：天津财经大学，2005：15－18．

［5］ 韩丰．提升大学财务会计档案管理与服务能力的思考［J］．航海教育研究，2010（3）：108－110．

［6］ 郑济孝．基于信息经济学理论的会计信息价值研究［J］．经济问题，2012（12）：115－117．