高职院校内部控制存在的问题与解决对策

俞　泓, 侯春兰

(扬州职业大学, 江苏 扬州　225009)



高职院校内部控制存在的问题与解决对策

俞泓, 侯春兰

(扬州职业大学, 江苏 扬州225009)

摘要:“十二五”以来,我国高职院校超常的发展速度,使内部控制弱化的现象逐渐显现出来。结合高职院校内部控制存在的问题，分析了问题产生的原因，指出加强高职院校内部控制需从强化管理层内部控制的意识、创建良好的内部控制环境、增强内部控制的约束力和确保内部控制的信息传递等方面入手。

关键词:内部控制;问题;对策

高职院校的内部控制是指依据国家有关内部控制法规,围绕学校发展战略,为进一步提高学校管理效能、维护资产安全和完整而实施的目标明确、约束有力、动态完善的管理过程，但高职院校内部控制还存在许多亟待解决的问题。

一、高职院校内部控制存在的问题

(一)内部控制目标和内容不明确

学校发展过程中,管理层大多对内部控制的内涵还没有真正了解,虽有部分领导开始认识到内部控制的重要性,但普遍将资金安全作为内部控制的目标。受此观念的影响,实践中将内部控制的内容明确为财务收支的合法性、合规性和合理性,并且以学校事后的经济事项为内部控制的监控重点。对实物资产管理、基建工程建设、物品采购、教学科研活动、学生管理和后勤管理等环节的控制表现出明显弱化,缺乏对事前和事中经济事项的严密监控,从而表现出虽然内部管理机构非常完善、内部管理制度也比较完整,但违规、违纪甚至是违法现象仍时有发生。

(二)内部控制主体与客体不清晰

在现行的管理体制下,由于高职院校法人治理结构的不完善,法人实体地位未能得到有效落实,高职院校始终处于政府的从属地位,委托代理关系不清晰。基于此,诸多高职院校分管领导、纪检及审计人员成为了学校内部控制的主体,学校与财务收支有关的活动则成了内部控制的客体。因而,学校少数职能部门就逐渐成为人们“观念”中的重要和关键部门,权力过大,将许多本来简单的业务工作复杂化,形成“过控”的行政行为;与此相反,学校大部分业务部门和二级院系则被认为是非重要部门和单位,许多重要的工作在管理上被形式化,从内部控制角度看基本处于“失控”状态。

(三)内部控制制度不完善

内部控制包括控制环境、风险评估、控制活动、信息沟通与交流和内部监督等五大要素,要确保内部控制的有效实施,高职院校应该建立起与此配套的内控制度。目前，高职院校大部分内控制度局限在管理层的权限分配、部门职责的界定、资产购置和管理、财务控制和纪检审计等方面,更多考虑的是在学校内部经济活动开展过程中的财务控制,满足于如何尽可能地减少或避免腐败和违法违纪现象的发生,而且执行不力的现象还依然存在。对于学校风险的预警和评估、风险的防范、绩效评价、信息的公开与交流和内部审计等方面还缺乏完善的制度规定。对涉及到学校的对外投资与融资、担保、后勤资产的营运、校办企业资产管理和资产清查等方面的的业务活动,还尚未制定比较完整、细化和可操作的内部控制制度。

(四)内部控制中部门协同弱化

为了满足完成学校事业发展目标和具体工作任务的需要,大多数高职院校已设置了较为合理的职能部门和二级院系等业务部门,但由于归属不同,客观上容易形成各自为政的状况,相互之间缺乏规范化、常态化和良好的信息互通与共享,从而产生信息不对称的现象,结果导致了工作中协同配合弱化。

二、高职院校内部控制存在问题的原因分析

(一)管理层对内部控制重视不够

高职院校作为各级政府所属的事业单位,主要职责是受政府委托为地方的经济发展培养高素质技术技能人才,客观上形成了对政府财政资源的依赖关系,而对于财政资金的使用效率和效果关注不够,管理层特别是决策层对内部控制的认识程度和重视程度远远不能满足现代高校管理的需要。具体表现在:一是对内部控制的知识系统学习不够,二是对内部控制的重要性认识不足,三是对内部控制可以发挥的作用意识淡漠。于是在高职院校的制度建设、机构设置、部门职责分工、人员配备等重要环节均没有考虑到内部控制的需要,从而人为地弱化了内部控制工作，削弱了内部控制效果的发挥。

(二)缺乏良好的内部控制环境

内部控制环境包括外部环境和内部环境。由于政府主管部门和学校管理层对内部控制的重视不够,造成了学校内部控制缺乏优化的环境。其中外部环境的缺乏主要表现为:学校内部控制的主体不明确;政府对高职院校的监管机制不健全;与高等职业教育相关的内部控制法规制度不完善;国家宏观政策执行存在偏差等。内部环境的缺乏主要表现为:中长期发展战略不明确,发展规划不到位;已有的一些内部控制措施和制度基本上流于形式;管理机构设置和权责分配不够合理;没有充分发挥分配与激励机制应有的效用;内部监督体系未能有效地运转等。

(三)内部控制机制的约束性差

实践中,高职院校虽然都设置了专门的内部监督机构如纪检监察和审计部门,还有的学校设有财经工作领导小组、收费工作领导小组、基建工作领导小组等议事和决策机构,制定了党政联席会会议制度、党委会会议制度和校长办公会会议制度等,但这类职能部门、领导小组和会议制度仍存在着制度不健全、权力和职责分配不明确、职责重叠现象,无法体现决策的民主性和科学性。有些学校虽然能够根据内部控制基本规范的要求制定了部分内部控制制度,但由于领导重视不够,造成各相关职能部门的监督职能无法行使,更不可能进行事前和事中的监督,内部控制结果的约束性差,阻碍了学校管理效能的进一步提高。

(四)内部控制依赖的信息传递不畅

高职院校内部控制的效果依赖于信息的真实、完整和及时的沟通传递。信息沟通交流是内部控制各环节连接的纽带。虽然许多高职院校都建立了比较现代化的网络平台,但目前这一网络平台基本上被使用在办公自动化、多媒体教学和会计核算方面,而内部控制中非常重要的信息传递和交流功能并没有发挥出来。于是很多学校管理中形成了表面上很重视多部门的协调合作,强调业务部门与业务部门、业务部门与财务部门等沟通的重要性,但具体到执行时,由于各部门之间缺少必要的信息共享、沟通,造成部门间信息的不对称,工作中就必然形成各自为政、互相推诿的现象。

三、强化高职院校内部控制的措施

(一)加强宣传,强化管理层内部控制的意识

高职院校作为政府直属的事业单位,各级政府作为委托人应承担起管理和监督的职能,强化受托人即高校的内部控制意识[1]。一是要加强培训,转变领导层对内部控制的认识,切实重视内部控制对学校健康发展的作用;二是应当利用校报、宣传栏、校园网络等平台加强宣传,提高学校职能部门和二级院系负责人关于内部控制的意识,充分认识内部控制对管理效能提高的积极意义;三是加大对财务、国资、审计、纪检等重要部门负责人的培训力度,要全面理解和掌握内部控制基本规范的实质,并要能结合学校的特点为领导提供加强内部控制方面的决策建议;四是在可能情况下,通过学校网络系统或会议,在广大教职工中进行宣传,让全体教职工能积极参与到学校的内部控制中来,提高民主管理的水平。

(二)统一领导,创建良好的内部控制环境

政府主管部门应依据内部控制规范的总体要求,结合高职院校实际,制定相应的内部控制法规制度,为开展内部控制提供指导,创建一个良好的外部环境[2]。各级财政部门应当加强对所属院校的管理和监督,特别是对财政资金使用效率的监督和评价。高职院校自身一方面应科学设置内部机构,既有有效的职责分工,又能保证内部制衡[3],保持信息通畅,提升管理效能,特别是要设置独立的审计部门,加大内部审计力度,另一方面应建立和健全学校的内部控制制度,包括学校教职工代表大会制度、党政联席会议制度、党委会会议制度,强化学校财务管理制度、经费使用审批制度、财会人员轮岗制度、内部审计制度、财务风险预警机制及固定资产管理制度的执行力度,着力改善内部控制的内部环境,着力控制住关键工作岗位、管好关键环节、抓好关键人员,树立全过程和全员控制意识。

(三)科学授权,增强内部控制的约束力

在内部控制制度健全和完善后,应将工作的重心放在制度的执行上,强化内部控制结果的约束力[4]。一是根据不相容原则的要求,科学授权,明确学校重要部门和关键岗位的职权,并能做到相互制衡;二是根据责权利相统一的原则,明确各管理部门、二级院系以及相关人员的职责,防止权力过大而责任过小或权力过小而责任过大现象的发生;三是加强过程控制,严格程序约束,对重大经济事项如基本建设、物资采购、大型维修、银行贷款、投资融资、对外担保等制定必要的控制规范,建立起事前、事中和事后的约束机制;四是切实加强纪检审计工作,建立学校财务稽核、内部审计、纪检监察等相结合的监督管理机制,防止有章不循、违规操作现象的发生,防范违纪、违法情况的出现。

(四)打造平台,确保内部控制的信息传递

高职院校内部控制有效实施的重要条件是信息的有序传递和交流[5]。应充分利用现有的网络系统,进一步优化网络在各部门间的沟通,搭建高校信息化建设的平台。一是要加强培训,提高各职能部门和二级院系信息采集人员特别是财务人员的水平和素质,确保信息的真实、完整和正确;二是在保证信息安全的前提下,将学校所有与经济活动有关的信息、数据,及时发布到网络平台上,供学校领导和各职能部门在进行内部控制时使用;三是应加强对学校网络信息系统完善与维护、数据输入与输出等方面的控制,保证信息系统安全稳定运行。

四、结语

总之,在新形势下,内部控制已经成为高职院校健康稳定发展的重要保证。因此,有效的内部控制一定会促进现代高职院校内部治理结构的建立,确保学校各项决策的科学性,并推进相应风险预警机制的建立,提高高职院校的风险防范能力,保障学校未来的可持续发展。

[参考文献]

[1]孟彬.高职院校内部控制体系构建的研究[J].经营管理者,2014(20):242.

[2]蹇登霞,何斌,杨勇.高职院校财务内部控制现状的思考[J].现代经济信息,2014(19):292-293.

[3]贾广友.基于高职院校财务内部控制问题及设计的思考[J].会计之友,2013(9):92-94.

[4]王荣琦.高职院校内部控制制度问题分析[J].财会通讯：综合,2013(5):81-82.

[5]陈艳.高职院校内部控制系统构建研究[J].无锡商业职业技术学院学报,2012(6):33-36.

(责任编辑：礼玥)

The Existing Problems in Internal Control in Higher Vocational Colleges and Their Countermeasures

YU hong, HOU Chun-lan

(Yangzhou Polytechnic College, Yangzhou 225009, China)

Abstract:Since the Twelfth Five-Year plan, the scale of higher vocational colleges in China has gradually tended to be stable. However, due to the different ways and extraordinary speed of college development, plus the inconsistent administrative subordinated relations, the weakening phenomenon of internal controls in higher vocational colleges is becoming more and more apparent. Based on the practice of M higher vocational college, this article reveals the problems existing in the implementation process of internal control in higher vocational colleges, and analyses their causes. Meanwhile, it presents the countermeasures to strengthen internal controls in higher vocational colleges, hoping to further enhance the level of internal management and improve the utilization efficiency of higher vocational education resources.

Key words:internal control; problems; countermeasures

中图分类号：G 717.5

文献标识码:A

文章编号:1008-6536(2015)04-0070-03

基金项目：江苏省商业会计学会立项课题(JSSYKJ2014307)。

作者简介：俞泓(1977—),女,扬州职业大学人事师资处副教授,经济师，硕士。

收稿日期：2015-05-20