对高校教学档案管理工作存在问题及解决对策的思考

霍倩倩

(杨凌职业技术学院, 陕西 杨凌 712100)



对高校教学档案管理工作存在问题及解决对策的思考

霍倩倩

(杨凌职业技术学院, 陕西 杨凌 712100)

摘要：教学档案是高校教学活动的真实反映和记录，是高校档案管理的重要组成部分，也是教学管理科学化与规范化的重要体现，更是综合素质的反映。提升高校的教学档案管理水平，对学校整体的建设发展有着重要的意义。本文从当前高校教学档案管理方面存在的问题着手，结合笔者自己实际工作，提出了解决这些问题的相应对策，以利于提升高校教学档案管理水平，从而促进高校教学档案管理工作的完善。

关键词：教学档案; 管理水平; 解决对策

高校的档案工作是高校建设发展的重要组成部分，应得到大家足够的重视。在新的社会形势下，高等教育迅速发展，高校档案工作从而面临了新的挑战，高校如何进一步建立和完善相关的档案管理制度，提高档案工作人员的业务能力和综合素养，以满足社会发展和学校的要求是高校管理者所面临的迫切需要解决的重要问题之一。

1当前高校教学档案管理工作存在的问题

教学档案作为教学活动的真实记录和主要反映，是高校各项事业发展的基础，它的重要性和必要性是可想而知的。但在实际工作中高校的教学档案管理多多少少还是存在着一些问题，进而影响教学管理工作的有效开展。主要表现在：

1.1重视程度不够，档案意识浅薄

由于大多数人对档案管理工作存在一定的偏差，认为档案管理工作不过是对资料的收集、整理以及保管而已，没有太大的技术含量在里面。近年来随着高等教育的不断发展，部分高校领导对档案工作的重视程度不够，档案意识浅薄，不想像对待教学工作那样下大力气去抓，而且也没有在政策上、经费上给予支持保障，再加上档案管理制度的不健全，致使档案管理人员对工作缺乏正确的认识，从而导致他们对工作缺少积极性、主动性，工作也很难见到成效。

1.2人员不稳定，综合能力有待提高

高校档案管理人员在政治素养、文化程度、理论水平、专业素养等方面表现参差不齐，部分人员专业知识不够强硬，知识面较窄，没有受过正规专业的档案管理教育，缺乏相关的档案管理理论和实际操作技能，有的甚至不会使用现代高新技术工具。而部分高校的二级学院更是没有配备专职的教学档案人员，多是由各部门的教务教学管理人员兼任，这也就导致了档案工作人员水平低，综合能力不高；而且，由于部分人员身兼数职，在档案管理方面的投入不足，这也对档案工作的质量带来了一定的影响。所以，教学档案管理工作人员在综合能力以及政治思想素养等方面都有待提高。

1.3管理制度不健全，管理手段、设施落后

一方面，有的高校制定的规章制度和工作职责条条框框很多，看着好像是很周详，但其实是不够务实的，往往在实际的操作过程中，会有职责不清、分工不明的现象出现，从而导致了很多工作在真正执行起来的时候是很困难的，不能落到实处。高校应不定时地聘请一些专业人员给予经常性、专业性的指导或是培训，从而有效提高档案管理工作的水平。另一方面，有的高校教学档案管理工作的配套设施落后，比如没有专门独立管理的资料室等。还有就是在管理手段上缺乏科学性，像是在编目索引上，就没有更好地使用现代化手段进行编制，这些都给以后的档案保管、查阅带来了一定的麻烦。

1.4档案收集不规范，存档不及时

由于在收集整理教学档案的过程中缺乏指导，缺少规范性，有些档案管理部门在收集资料的时候，往往只是偏重于纸质文件的收集整理，反而忽略了非文字材料的归档，又或者是重视收集各类批文、报告等制度性的文件，而忽视了在教学活动中产生的非文件性材料，比如像是专题会议的纪要等等，这样就造成了收集材料的不全面。教学活动作为是一个以学生学历教育为目的的周期性活动，像学籍卡、学生成绩表等教学档案要连续记载，这是从学生入学一直到他们毕业才最终形成的材料，没有办法按照学期或学年分开，这也会导致材料收集的不及时，造成档案材料的缺损、不完整。

1.5信息化建设水平低

伴随着时代的发展和进步，电子文件的大量出现，传统的档案管理方法显然已经不能适应新的形势发展的需要，而办公自动化程度的提高，需要档案管理人员熟练掌握计算机、复印机、刻录机等一系列现代化的办公技术，但目前不少高校对这一方面还没有达到相对的重视，教学档案的管理还是处在人工管理和纸质文档的基础上。档案管理的信息化建设主要是两个问题：一，把纸质文档处理转化为电子文档；二，利用计算机，实现对档案的组卷、查阅等功能。纸质文档和电子文档在很长一段时期内将是互动共存的，但不能不承认的是，教学档案的信息化建设会大大提高其管理和利用的效率，为学校发展和教学质量的提升提供便捷的服务。

2教学档案管理工作存在问题的解决对策

2.1增强领导对教学档案管理工作的重视程度，强化档案意识

教学档案的重要，是因为其与学校内部的多个部门都有联系, 涉及面较广,所以需要广大教职工提高对教学档案重视以及档案意识才能更好地做好这项工作。首先，学校要站在人才培养的高度以及长远发展的角度综合考虑这个问题，不断增强领导对档案工作的了解与认识，进而也就增强了领导对教学档案工作的重视，无论是在人力、物力还是财力等方面都予以大力支持，将教学档案工作列入学校重要工作议事日程。其次，宣传引导教师和相关教学档案工作管理人员重视教学档案在学校各项工作中所体现出的重要作用，把档案的保管和收藏转变成为档案的开发和利用。最后，加强档案信息的双向沟通和交流，不定期的与相关部门联系，加强经验交流，然后发现自身不足，并不断进行完善，让教学档案完全发挥它应有的作用。

2.2提高教学档案管理工作人员综合素质，提升档案管理水平

提高教学档案管理工作人员综合素质，提升管理与服务水平是档案管理的重中之重。首先，要安排专业知识过硬的管理人员负责教学档案管理工作，要提高他们的政治素质, 加强其职业道德的修养,使他们树立教学档案为教学工作服务的思想。其次，学校档案管理工作的领导小组应该有计划、有针对性地对档案管理人员进行岗位培训和继续教育，采取多形式, 多渠道的教育培训方式,使档案工作人员系统学习档案管理方面的知识,掌握计算机操作、数据录入、网络管理以及运用计算机对声音、图像、影像等多媒体资料进行处理的能力，从而提高他们的档案管理工作水平。最后，相关部门要关心档案工作人员切身利益,不断改善其办公条件和环境，提高他们的职称和待遇，人只有心安了，才能好好干工作，教学档案的管理工作也能得到健康持续的发展。

2.3不断健全教学档案的管理制度，落实配套设施

教学档案具有时间性、多样性、专业性、成套性等特点, 教学档案的管理需要一个严格的制度来作为保障，学校应该不断健全教学档案的管理制度, 这是做好档案工作的基础与保证。首先，学校主管领导要制定出具有前瞻性的管理制度，并且健全符合学校自身特色的制度作为保障。其次，学校要为教学档案的管理争取相应的资金作为支持和鼓励，这些资金可以用于引进齐全的配套设施，如更换管理设备和改善档案的存放环境以及设置专用库房、借阅室等等。最后，使用现代化的管理手段可以有效提高档案的收集、整理以及利用等工作的质量，依托计算机和网络技术，逐步实现档案的现代化管理，必然将成为档案管理工作的主要发展趋势。

2.4进一步加强教学档案管理的规范化、标准化

根据《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》(教办〔1993〕429号)的要求,对于教学档案的材料归档，应该注意以下几点:一是统一编号、排架、入库。二是及时反馈和收集教学档案信息。教学档案管理工作的规范化和标准化不仅仅是学校保证教学档案完整、真实的内在要求，同时也是学校保障教学档案在教学工作中的地位，提高教学质量的有效措施，更是学校进行教学评估工作的有效支持。所以，档案管理部门要将教学档案管理的规范化和标准化建设作为一个重要的工作来常抓不懈。

2.5推进教学档案信息化建设，实现教学档案信息资源共享

档案信息化是一个庞大的系统工程，档案管理部门要结合学校实际情况,与教务处、二级分院等相关部门建立教学档案管理系统。一是加强档案部门的硬件基础设施建设,为教学档案管理的现代化和档案信息资源的开发利用提供物质保障。二是利用校园网,把档案管理系统同校园OA(办公自动化)系统管理有效融合, 从而实现档案信息资源的共享。档案信息化建设是档案事业发展的必然趋势, 建立教学档案管理系统可以帮助学校自身以及社会使用者更好地了解各种教学档案信息，更好地服务于学校，服务于社会。

总之，教学档案伴随着教育事业的发展显现出它强大的生命力，教学档案管理工作要不断地创新、提高层次，有创新才能有发展，只有这样才能将教学档案管理的制度化、规范化以及现代化的实现落到实处，才能为学校各项工作的发展提供更好地服务，从而保证教学档案管理工作的可持续发展。

参考文献：

[1]马海霞.谈院系教学档案管理与高校教学评估[J].中国成人教育，2007，(11).

[2]黄利梅.高校教学档案管理创新探究[J].兰台世界，2008，(11).

[3]冯莹.新时期高校教学档案管理创新的思考[J].产业与科技论坛，2009，(1).

[4]江桂平.新形势下高校教学档案管理的创新[J].新课程研究，2013，(4).

[5]吴亚男，李文广.新时期高校教学档案管理创新的几点思考[J].山东档案，2014，(2).

Thinking on the Problems in College Teaching Archives

Management and Countermeasures

HUO Qian-qian

(Yangling Vocational and Technical College, Yangling, Shaanxi 712100, China)

Abstract:Teaching archives is a real reflection and record of college teaching activities, is an important part of archives management of colleges and universities, as well as an important embodiment of scientific and standardized teaching management and the reflection of comprehensive quality. It is of great significance for college construction and development to improve the level of teaching archives management in colleges and universities. With own experiences, the author analyzes the problems in teaching archives management, and puts forward corresponding countermeasures to solve these problems, in order to enhance the level of teaching archives management of colleges and universities, and promote the improvement of the teaching archives management.

Key words:teaching archives; management level; countermeasures

中图分类号：G271； G647

文献标识码：A

文章编号：1671-9131(2015)04-0091-03

作者简介：， 霍倩倩(1987-)，女，陕西杨凌人，法学硕士，助理馆员。

收稿日期：2015-09-17