浅淡房地产企业档案管理创新与服务模式

文/梁淑仪 广州市万德投资管理有限公司 广东 广州 511442

浅淡房地产企业档案管理创新与服务模式

文/梁淑仪 广州市万德投资管理有限公司 广东 广州 511442

随着我国对房地产建设的政策越来越严格，各项管理制度不断地在完善，房地产企业的档案也受到档案管理部门的重视与肯定。那么，如何让房地产企业档案更好的发挥它应有的作用呢？本人结合自身的档案工作经历与管理经验，谈谈档案管理的创新与服务模式。

房地产企业；档案管理；创新；服务模式

做好房地产企业档案的工作，档案管理的创新与服务是重要而关键的环节。创新与服务模式是有别于传统的管理经验，但也必须是依附在传统管理的基础之上，区别是在于我们用起来怎样才可以更得心应手，以及更适合房地产企业的档案管理。本人认为可以从以下几方面来进行探索与实施！

一、设置企业档案管理部门的要求

档案管理部门在企业的整个体系来看，一般是不会直接产生经济效益的，鉴于这个特点，大多数企业的各业务部门也不是特别的重视。那么，要想更好地解决档案管理这个问题，就得首先要企业的总经理有档案管理的意识，在设置档案管理部门时，应由隶属于总经理直接管理的部门来管理，在企业业各业务部门设定一位兼职档案员，并把兼职档案员收编于档案管理部门管理，经过这样的设置所起的作用是最好，最直接的。接收档案后，在整理的过程中，可发现企业存在的问题，并可及时与领导反映，并进行进一步的优化。

二、设定企业档案的文件密级

设立企业的文件密级，可以加强企业的档案管理，规范文件密级的管理工作，对密级文件进行有效控制，防止文件泄密行为的发生。企业档案的密级，可以参考国家的相关规定来设定，但建议不能与国家的密级等级“秘密”、“机密”、“绝密”的文字表达方式一致，可根据房地产企业自身的特点，自行设立密级标识。如：“企业绝密”、“企业机密”、“企业秘密”，或“AAA级”、“AA级”、“A级”，或“公司A级”、“公司B级”、“公司C级”等等，形式可多样化。

文件密级管理制度可由档案管理部门制定并推广实施。在制定的过程中，需明确以下几点：各部门的职责与分工，文件密级如何分类，文件密级由谁定立，文件密级怎样标识等等。在企业形成的每一份文件当中，需要定密的，在拟写或接收时就需要确定文件密级，并作出标识；若没有任何标识的，则视作无密文件处理归档。

三、制定企业档案管理分类方案

制定企业档案管理的分类方案，是加强企业档案管理的标准化、规范化建设，适应档案管理现代化的需要，充分发挥档案的作用，更好地为企业的各项工作服务。档案管理分类方案的设定，需要完成以下几个步骤：1、全面了解整个企业所有已形成的文件，以及随着企业的发展状大，将来可能会形成的文件。2、根据国家已确立的档案管理的相关规定，结合企业自身的特点，拟定企业文件的归档范围、归档时间及保管期限。3、设立档案类型、分类原则、分类方法、档号结构等细则。4、档案的分类方案制定后，向各业务部门进行意见征求，在不改变档案管理的原则下结合实际的问题进行修改并完善。

分类方案在正式实施过程中，需要各种与档案相关的流程配合操作，如：档案移交流程、档案利用流程等。首先，需要对各业务部门的兼职档案员进行培训；其次，到各业务部门现场对收集、整理、移交、利用等各个环节作指导；最后，就是档案管理部门如何更合理地对所接收的档案进行归档管理。

四、启动企业档案管理系统

当企业发展到一定程度时，所形成的档案数量也是惊人的。为了能更方便、更快捷、更直接地利用企业档案，那么，启动档案管理系统是一个必然的趋势。现代化的管理，离不开电子化的操作，挑选一个适合企业发展的档案管理系统，所表现出来的强大功能，是传统手工管理的一个划时代的体现，犹如锦上添花，如虎添翼。

五、完善企业档案利用与服务模式

档案利用与服务是企业档案工作重要而关键的环节，做好档案利用与服务工作，是企业档案管理部门和档案工作者的重要职责。

所谓的档案利用，是利用者以查阅、借阅、复制等方式使用档案的活动。在建立企业档案利用制度时，是需要根据上文所提到的文件密级来确定档案审批的流程。文件密级越高，重视程度则越大，审批流程越需谨慎。同时，档案的利用制度里，需要体现以下几方面：1、利用部门与档案管理部门的职责与分工；2、档案利用形式的确立，不同的形式，所走的流程不一样；3、档案的归还与续借流程；4、档案利用过程中的维护；5、档案利用效果的登记等等。

所谓的档案服务，从狭义来讲，则主要指企业档案管理部门以室藏档案信息资源为基础，以满足利用者某方面需求为目的，通过一定的方式和途径主动为利用者提供服务的工作。在档案的服务中，档案管理部门是主体因素。档案服务是由档案管理部门提出的一种与传统档案利用工作不同的新理念，需主动开展各种档案服务，如：档案的展览、公布与开放档案、编辑出版档案文献汇编或档案参考资料、开展与媒体的合作等等。此举措既能提高企业自身的企业文化，又能提高企业的知名度，并强化员工对企业的向心力。

综合以上几方面，房地产企业的档案管理将会进入一个创新与先进并举的管理模式，本人也会在档案工作中不停地探索与创新，坚持各项档案管理原则，更好地保证档案管理的与时俱进。