浅谈人事档案信息资源开发利用分析

卫 淼

（长春市妇幼保健所，吉林 长春 130051）

我国早就提倡科教兴国战略，走人才强国路线，强调人才重要性。人才作为重要信息资源，是国家文化政治、经济科技发展的重要因素。合理、科学的人事档案，是国家人才资源信息的重要体现，是人才资源能否优化配置，信息资源能否合理开发利用的关键因素。所以，开发利用人事档案信息资源十分必要。笔者根据自身多年的人事档案管理经验，主要分析人事档案信息资源的开发与利用。

一、人事档案信息资源开发利用重要性分析

开发、利用人事档案信息资源，是立足人事档案资源基础，利用特定途径、手段，为人事档案内容、服务提供人事组织工作，对信息资源的开发、利用具有重要意义。

首先，开展人事档案工作，必须依靠人事档案信息资源开发利用。如果能够充分发挥人事档案信息资源，开发利用人事档案信息资源，方可为人事工作提供更为可靠、科学的档案信息，方能为党中心工作更好服务。目前，我国正处于高速发展阶段，我国发展与各专业、高素质人才分不开，与新型科技研发者分不开。我国要想建立一批高素质、先进性人才队伍，与人事档案信息资源利用分不开。可以说，人事档案资源为我国人事工作、党中心工作提供科学、可靠的信息资源，是其价值重要体现。

其次，评价人事档案工作合理与否，需依靠人事档案信息资源利用。针对人事档案工作，开展评价时，是依靠人事档案资源利用所表现。在人事档案工作中，若信息资源的开发利用中，提供更为真实、可靠的材料，装订信息与规范相符合，人事档案工作则更为优质。在人事档案工作中，若无法为人事档案资源提供真实、有效的信息资源，则人事档案工作属于劣质。合理、科学的人事档案工作，为信息资源提供科学信息，是信息资源开发利用的基础工作。

最后，人才资源开发，资源优化配置，需依靠人事档案信息资源的开发利用。怎样培养高素质、专业性人才，开发出更多优质人才，怎样实现资源优化配置，与人事档案信息资源开发利用分不开。在人事档案中，记载了许多个人资料，可全面反映一个人成绩、发展情况，开发利用这些信息资源，选择出高素质、专业性人才，使这些人才能够有发挥平台，为他们创造一个更大的发挥空间和更好的发挥条件。

二、人事档案信息资源工作的主要问题分析

人事档案信息资源的优化整合，加强开发利用建设，是档案信息信息化、现代化建设的重要内容。近年来，随着各级档案部门不懈努力，在网络环境下，优化了人事档案信息资源，加强了开发利用力度，取得了一定成绩。然而，在人事档案信息资源工作中，也存在一定问题：

第一，编研工作十分滞后，社会利用效果不好。对于人事档案信息，需依靠编辑、档案汇编，因编研人员水平不高，材料基础薄弱，使得编辑工作周期较长，通常费时、费力作出的成果，输入社会后，已错过利用时机，无法达到预期效果。同时，由于这些情况影响，打击了编研人员积极性，难以开展人事档案信息资源编研工作。

第二，档案工作协调性不高。目前，许多档案部分相互独立，对于档案信息资源的开发利用，与其他部门协调性不高，选择一种封闭性工作模式。因经费严重不足，工作周期较长，人力资源十分紧张，减少了社会效益。同时，在人事档案编制时，在选题方面，难以把握社会适应性，极易造成档案编研和社会需求相脱节，所编制人事档案难以得到社会认可。另外，难以控制社会利用率。由于上述因素，导致人事档案信息资源开发利用工作难以正常开展。

第三，档案意识不高。部分单位不注重档案工作，未将档案信息作为一种资源认识利用。部分单位投入大量科研仪器、生产设备投入，忽略仪器设备归档、资料收集，导致说明书和图纸损失，增加了仪器设备的修理、维护难度，使得无档可查，增加了图纸损失率。可以说，部分单位、部分人员的档案意识不高，是人事档案信息资源开发利用难以开展的重要因素。

第四，与现代管理技术不相适应。处于信息化社会，档案信息记录方式、载体形态呈多元化发展，纸质档案被电子、声像档案格局取代，传统档案编研模式逐渐转化为深层次、多载体的信息资源。现阶段，在档案人员结构体系中，理工科专业人员不多，与现代管理技术不相适应，主要为实际操作能力不高，对档案信息资源开发利用造成严重影响。

第五，观念陈旧，管理机制不完善。针对人事档案信息资源开发与利用，受到传统管理观念影响，工作十分主观传统，采取老式管理方式，人员老化现象严重，档案管理观念陈旧，人员素质不高，缺少前瞻性管理，导致管理滞后，未建立完善的人事档案，基础较为薄弱。同时，管理机制不完善，信息资源开放程度较低，降低了人事档案工作配合度。某些档案管理人员在人事档案管理方面存在一定缺陷，利用危险和保密保险保守思想存在，认为归档材料即为秘密。处于该种机制下，只有少数领导、上级组织方可查阅人事档案，就连当事人都很难一见。同时，档案内容不够客观真实，不能公正评价当事人。

三、人事档案信息资源的开发利用

第一，转变思想，树立新档案观念。在传统人事档案信息资源管理中，主要是存储，并非是服务党中心工作、人事工作。处于新时代，更能体现新型人才，在遵守一定规则基础上，实现信息资源开发利用模式的转变。要实现开发利用模式转变，必须要求档案管理者注重信息资源开发利用，熟悉人事档案资源。同时，政府部门必须加强人事档案信息资源开发、保管，为人事提供有效、准确信息。另外，在行动上，更为主动参与信息资源开发利用，转变传统服务观念，将人才选拔、档案资料管理工作相结合，不断优化、改变开发利用方式，选择有效、可靠的措施，利用网络方式，科学收集人事资料。

第二，强化信息数据库建设。针对人事档案信息数据库建设，是促进人事档案信息化、现代化的基础工作，必须给予高度重视。在新型数据库建设过程中，要求人事部门提供最新、可靠、详细人事信息。针对人事信息档案资料，除人员基础资料外，还应包含学习与生活资料，建立信息数据库，以便于搜索相关人员，充分利用计算机技术，提供更为优质、高效的信息服务。同时，确保人事档案资料时效性，促进信息动态化十分必要，与信用机构加强合作，完善相关人员信息。

第三，强化服务网络建设。21世纪是一个信息化时代，人事档案管理，必须依靠计算机技术实现，在人事档案信息资源的开发与利用方面，更加离不开计算机技术和网络技术，极大资金投入，强化服务网络建设，运用现代化设备、技术，建立人事档案检索、存储工具，实现人事档案信息资源的合理配置、科学利用。近些年来，随着计算机技术迅速发展，为适应信息化时代要求，充分利用网络技术，有利于提高人事档案信息资源开发利用效率。通过先进网络技术，可为需求者提供视频、图片、声音等资料，全方位掌握人事档案信息。然而，通过网络技术，提供更为优质信息服务。网络安全也是人事档案资料的安全问题，极易泄露相关人员信息。因此，为解决网络安全问题，必须构建科学、合理信息管理机制，包含申请查阅、保密负责等档案信息。

第四，建立协作机制。建立协作机制，是人事档案信息资源利用的重要因素，通过完善相关法律法规，明确人事档案资料管理使用的法律规定，建立人事档案共享服务网络，以便于人事资料的使用和管理。

第五，健全人事档案管理机制。在人事档案开发与利用中，制度是基础，必须让人事档案开发、利用做到有章可循和有法可依，只有健全管理机制，方可促进信息资源的开发与利用，酌情删减、补充陈旧制度，加快新人事档案机制完善。在信息资源开发与利用过程中，重视以人为本原则，实现档案管理的透明化，实现人事档案信息资源开发管理的公平、公正。

四、结束语

综上所述，在新形势下，加强人事档案信息资源的开发利用，对于人才开发、人才利用具有十分重要的现实意义。在我国经济建设、政治体制建设、科技进步等方面，具有十分重要的作用。所以，必须解放思想，建立健全服务网络系统，构建科学、合理的信息数据库，提高认识档案信息资源的利用率。同时，各部门、各工作人员必须重视信息资源开发、利用，进一步提升我国人才队伍建设水平。