档案管理现代化

2015-01-30于惠敏

中国民族博览 2015年12期

关键词：现代化档案管理基层

于惠敏

（内蒙古赤峰市巴林左旗住房和城乡建设局，内蒙古赤峰 025450）

档案管理现代化

于惠敏

（内蒙古赤峰市巴林左旗住房和城乡建设局，内蒙古赤峰 025450）

档案管理对各行各业来说都有极为重要的作用，随着当今社会高新科技的迅猛发展，档案管理现代化已经成为必然的发展趋势，本文以档案现代化的必要性，及当前的发展现状为出发点，进行科学合理的分析探究，并有针对性给出实现档案管理现代化的有效措施。

档案现代化；必要性；发展现状；有效措施

档案管理现代化是一种具有高科技、高技术的现代化档案管理方式，在实际应用中有效的提高了档案管理的质量和效率，使基层档案管理工作人员可以更好的对档案进行管理，有利于我国社会经济的发展。

一、档案管理现代化的必要性

社会不断的发展与进步的同时，也在很大程度上推动了科学技术和档案技术的发展，档案的数量和种类变得越来越复杂，随着微缩型、声像型、机读型等等新型载体档案越来越多的产生，对档案的保管和利用技术带来了一定程度上的冲击，这些新型再提档案对收藏条件、保管技术以及利用手段都有很高的要求，传统的纸质档案管理方法已经明显的落后了。随着社会的不断发展与进步，人们对档案的利用率越来越大，对档案管理方面的要求也变得更高，手工档案管理的方式已经无法满足当今人们的需求。因此，档案管理现代化势在必行，要完成这一点，就需要以计算机技术以及网络技术来完成［1］。

我国社会主义现代化建设的飞速发展，不开对政治、经济、文化、科学等方面档案材料的综合应用，国家对于档案的需求也变得越来越大，要想更好为社会主义现代化的建设服务，以往的档案管理方法已经不适合了，档案管理必须实现现代化的发展，做到及时、准确、全面、系统；为社会主义现代化建设提供全方位的服务，满足当今社会的发展需要［2］。

二、我国当前档案现代化的发展现状

近年来，我国档案现代化取得了重大的发展，已经初步满足了社会发展的需要，但在实现档案管理现代化的过程中仍然存在着许多不足之处，笔者通过查探资料，发现档案管理现代化中的不足之处只要有以下几点：

（一）基层档案管理人员对档案现代化的认识不足

在档案管理现代化的实际应用之中，大多数档案管理人员对档案现代化管理比较陌生，不能够熟练的使用档案管理设备，因此导致档案管理设备被闲置了下来，使其在日常档案管理工作中发挥不了作用。造成这种现象的主要原因是档案管理单位忽视了对基层档案管理人员的培训。大多数基层档案管理人员就算已经了解到了档案管理现代化的优点，也希望使用档案管理现代化提高工作效率，但由于其工作经验和专业知识的不足，以至于不能很好地利用设备来进行档案管理现代化工作［3］。

（二）档案管理现代化的准备工作不够充分

在我国目前的档案管理现代化建设的现状中，很多档案管理部门在准备不充分的条件下进行档案管理现代化工作，档案管理现代化需要以计算机技术以及网络技术的相互结合来完成，在对档案进行现代化管理期间，所要输入的数据量十分巨大，而且大多数都要通过手工完成，工作人员必须具备良好的数据输入能力，这一点优劣将决定档案管理现代化工作的优劣。因此，在准备补充分不充分的情况下进行档案管理现代化，其效果必然不会太好［4］。

（三）档案管理单位的发展不平衡

在进行档案管理现代化期间，由于各个单位之间经济实力、人才资源等方面的原因，导致有些单位的计算机性能比较低，有些的单位计算机的性能比较好，以至于单位之间计算机的型号性能方面都有着很大的差异。因此，在进行档案现代化管理期间没有良好的通用性，大多数数据也无法实现共享，导致全国档案管理现代化管理工作缺乏统一性。

三、实现档案管理现代化的有效措施

（一）提高基层档案管理人员的工作素质

基层档案管理人员的工作素质决定了档案管理现代化的质量，因此在档案管理现代化的所准备阶段，要对基层档案管理人员进行相应的培训，对档案管理重要性进行有效的宣教。通过一系列科学合理的培训，使基层档案管理人员学会档案管理现代化的操作方法，明确其意义与内涵，从而有效的提高基层档案管理人员的专业技术，促使档案管理现代化工作的质量提高。为了保证基层档案管理人员能够在实际工作中有效地运用档案管理现代化设备，档案管理单位在对员工进行培训期间，一定要着重培养员工的实践能力，使其能够有效的掌握档案管理现代化的使用方法，并且能够有效地解决在使用计算机进行档案管理期间所遇到的问题［5］。

（二）做好档案管理现代化的准备工作

要实现档案管理现代化不但要做好对基层档案管理人员的培训工作，做好准备工作也是实现档案管理现代化较为重要的一点。准备工作主要的工作内容就是要更深层次的加工档案信息，这就需要较好的完成档案的著录工作，以及档案的标引工作；准备工作是十分繁琐复杂的，这主要是对档案信息进行有效的管理，这是档案管理现代化所必须做好的一个重要环节。因此，在进行档案管理现代化准备工作期间，档案管理单位要对档案管理设备进行更新，购入现代化的档案管理设备；此外，在面对基层档案管理人员在短时间内无法有效的学习档案管理现代化知识的情况，档案管理单位要聘请一些在此方面有专业技术，以及有过硬理论知识基础的现代化档案管理人员对己方员工进行带教，使己方档案管理人员有效的学习到丰富的现代化档案管理知识和技能，有利于日后现代化档案管理工作质量的提高［6］。

（三）提高档案管理现代化的统一性

我国档案管理现代化建设中遇到的很多问题都是因为缺乏统一性而引起的，档案管理的统一性对于档案管理现代化来说具有非常重要的意义，实现档案的统一管理是必不可少的。在进行档案管理现代化的准备工作期间，要对各个档案管理部门的采购工作做出统一的规划；此外，进行数据的共享也是非常重要的一点，在进行数据共享统一规划期间，要注重做好档案数据的安全工作，避免数据信息被不法分子篡改或窃取的情况发生［7］。