新时期医院人事档案管理的不足与改进

赵峰，李星星，张倩

江苏大学附属医院人事科,江苏镇江 212001

近年来，随着我国医疗卫生体制改革的深入，卫生人事制度不断改革，医院的人事档案管理工作也面临新的挑战。人事档案是医院医务人员、干部职工个人经历、履历、能力的记录，关系到每个人的晋升、晋级、享受相关待遇的证明记录，相关社会关系的证明等诸多问题。人事档案可以为医院管理者提供全面的，高质量的人力资源信息服务，对医院的人力资源挖掘，管理和合理配置气到一定的作用。管理好医院的人事档案工作，对各级医院发掘人才资源、人事管理、合理配置人才梯队、干部选拔、单位聘任有重要影响[1]，制定合理的人才规划，推动人事工作的不断发展，是医院干部人事档案管理工作者的新命题。

该院是一所集医、教、研、防为一体的综合性三级甲等医院，拥有全市一流的卫生技术专业人才，该院人事档案室原是国家一级档案室，但距离新形势下的档案管理还存在差距，怎样才能将人事档案管理工作提升到一个新的平台，步入规范化、制度化、科学化的轨道，该文结合现阶段人事档案管理的不足，讨论提升人事档案管理的方法和对策，以期为医院的人事管理实践提供一定的帮助[2]。

1 医院人事档案管理存在不足与分析

1.1 管理意识淡薄、重视不够

现阶段，医院普遍存在重视医生业务技术的提高，重视经济、信息管理与人才引进等可带来直接经济效益等方面的管理，而对人事档案管理重要性认识不够。认为人事档案就是单纯的存档，没实质性用途，加上人事档案自身不能够为医院带来直接的经济效益，医院领导在思想观念上对人事档案的利用也认识不足，缺少利用人事档案信息来管理人才的理念；普通职工对于档案的意识淡薄，不知道档案的功能，觉得没有工作调动，档案就没有用处[1]。该院有正式在职职工档案1100 多份，退休职工档案600 多份，死亡人员档案近200 份，加上每年产生的相关材料、如工资、花名册、年报表、台账、招聘工作材料、干部测评材料等，但由于各种因素，人事档案已有长达十五年未经系统整理。

1.2 管理手段落后，硬件不足

人事档案管理工作是一项政策性、专业性较强的工作，是干部工作的重要组成部分[3]。但在管理手段上，仍停留在手工操作、查阅信息仍为人工查找，没有单独的电子信息化系统。有的甚至没有明确的管理制度，在收集、归档、分类、利用、借阅等方面一片空白。拿该院的1900 多份人事档案为例，2015年之前，由于单位用房调整，这些档案存放在一个约20 m2的小库房里，库房面积达不到标准，存放柜年久失修，且容量不够；没有配备工作人员、办公场所，更不用说专用的扫描仪、复印机等档案归档必备的硬件设施。随着时间的推移，档案越来越多，有的布满了灰尘，存在受潮、霉变的可能。

1.3 专业人员缺乏，经验不够

《干部档案工作条例》要求：“每管理1000 人的档案需要配备1 名专职干部。”按照比例，该院至少需要两名专职的档案管理人员。目前该院没有专职管理人事档案人员，由人事部门工作人员兼职管理。每年新增档案、调出档案以及在职员工个人每年产生的年度考核表、工资变动审批表、职称材料、学籍材料、奖励材料、职务材料、党员材料等需归档的材料，均需要不断更新完善，还有档案材料的鉴定、收集及催要、分类、加工、归档等工作，导致出现严重的精力不足、职责分离现象[4]，难以适应新形式、新时期档案管理要求。

1.4 管理模式滞后，缺少人事档案动态管理机制

随着我国信息化水平的提升，医院人力资源情况的动态性不断增强，人才流动也开始增加[5]。一是当前的传统档案管理模式已无法适应社会的发展，特别是调档、整档程序繁琐，利用面很窄[4]。当人员出现工作变动时，调动档案需要多级领导批复，在一定程度上限制了人才流动和社会上人力资源的合理配置。二是医院卫生技术人员尤其是高层次引进人才开展的科研项目成果，均需要记录在人事档案中，但医院技术档案收集制度的缺失、归档不及时，直接影响了人事档案的有效性和完整性。三是缺少信息化管理。拿人事代理人员为例，事业单位推行聘用制与合同制，医院职工逐步由单位人向社会人转变，医院人事管理由身份管理转向岗位管理，现在工作的聘用制人员逐年增多，他们的档案交由人才交流中心托管，由于尚未实现人事档案的电子化，调阅档案困难。

1.5 缺少专业人员技术档案

传统的人事档案管理就当前人事档案收集的材料来说划分为10 类，材料主要为入学、入团、入党时当事人书写和组织人事部门在考查干部、增加工资和录用、任免、聘用、转业、出国、离退休、退职办理手续中形成的原始材料。这些材料都很珍贵，但都是职工基本信息的记录，在现代医院管理中对反映职工实际工作水平、能力的记录较少，才能给现代医院人力资源管理中考评、选拔业务干部提供有力依据，这就迫切需要人力资源管理部门建立一套员工技术档案。

2 改进人事档案管理的对策

2.1 提升对人事档案的重视程度

2.1.1 加强宣传，提高认识 档案管理部门应利用各种渠道加强对人事档案管理的宣传工作，提升领导和职工对档案材料的重视程度，促进人事档案工作的开展；二是档案管理部门要让“柜子里的信息活起来”[6]，通过掌握有效的档案信息，从各方面发现亮点，把优秀的人才信息及时反馈给医院领导，作为人才选拔的重要依据，提高领导对档案管理重要性的认识。

2.1.2 改善硬件设施 人事档案管理按照2012年中共中央组织部《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》的文件规定，建立独立专区、坚固的、防火、防潮的档案库房，以提高档案的安全性，并考虑档案工作人员在查档、阅档、整理加工档案等工作上的便利性需要，与档案库房、阅档室、办公室三室的布局与设置。增加人事档案管理信息化所需设备设施，江苏省委组织部研发的人事档案管理管理系统，提高档案管理的检索效率，延长人事档案保管时限，为逐步实现档案管理工作科学化、现代化奠定基础。

2.2 加强档案管理人员和队伍的专业化建设

2.2.1 引进专业的专职档案管理人员 该院是三级甲等的综合性医院，其人力资源情况非常复杂，人员存在事业编制、人事代理、劳务派遣等多种用人模式，兼职工作人员已经不能合理地管理好上述人员的档案。为了防止管理工作之间存在相互推诿现象，提高管理水平与利用效率，需要结合当前的用人实际状况，实行专人专职管理的体制，这样才能有效解决档案零乱、不能按时入档、不规范入档等现象。

2.2.2 加强队伍的专业化建设 一支专业水平高、业务素质强、高效稳定的管理队伍是提升档案工作的保证[3]。要采取多种方式，对人事档案管理人员强化学习培训，提高这支队伍的整体能力和业务水平。同时档案管理人员要及时更新管理观念，提高专业素质，积极主动地对档案进行系统地分析、整理[7]；增强档案管理人员的责任感，正确树立思想观念、创新工作模式、提高工作效率、改进工作方法，切实维护档案的真实性、完整性和可信度。

2.3 推进档案动态、信息化、社会化管理

2.3.1 加强人事档案的动态管理 定期核对信息，发现人事信息与实际情况不符,应重新审查且调整信息。在医院管理体系日趋成熟的背景下,人事档案管理也有了新的理念，即动态管理，它是区别于静态管理而言,早前的人事档案管理工作一直处于静态管理工作模式,这大大影响了整个医院人事信息的处理效率。人事档案的动态管理对医院内部调控具有很大的应用价值,有助于提升医院人力资源的有效利用率,加快医疗服务机制的深化改革。人事部门要积极地调整管理方案,优化人事信息的收集、处理、考评、存储等,保证每一份档案，每一项数据信息资源都得到充分的利用。

2.3.2 推进人事档案信息化管理工作 为了适应医院的信息化建设，运用电子档案系统来实现现代化信息技术和档案的管理，达到了人事档案信息的信息化管理、利用及存储。同时，构建档案数据库可以实现医院人事档案的动态化管理，利用计算机及扫描仪等设备将档案资料录入，运用不同软件制作成各种统计表、专题目录等，实现纸质档案与电子档案的并存的“双套制”管理模式，确保人事档案信息的真实性、完整性，提高人事档案的利用率，降低其损毁几率。这不仅可以有效地代替档案人员的人工劳动，而且通过计算机系统大大地方便了对人事档案材料进行检索、统计、分析、预测等工作。随着医疗改革和人事制度改革的不断深入，外资医院、民营医院的大量涌入医疗市场，新医改又提出推进多点执业，这些因素都导致医务人员的流动性不断增大，尤其是对三甲医院，医院人力资源管理的模式与方法直接影响着医院的整体效率。

2.3.3 逐步推进人事档案社会化管理 医疗卫生人才是全社会的财富，为尽快实现他们由单位人向社会人的转变，如果条件允许可在同一个地市建立医卫系统人事档案信息集中管理中心，由各级卫生行政主管部门牵头，将该市区的所有医卫人员档案进行集中式管理。建立以市为单位的医务人员人事档案库，并逐步扩大到省级库。配备专业档案人员与计算机管理人员，通过计算机将所有库存档案中有关数据进行采集，逐步健全完善人事档案信息库内容。利用现代化信息技术，设立条目和全文查询网络，建立分级查询和医疗行业内部查询系统，可以为各医院人力资源管理工作人员提供充分利用人事档案库存材料的条件。

同时，人事档案不随人员的调动而流动，也消除了人才合理流动的障碍。这样做才能适应当前医疗卫生系统的改革步伐，最大限度发挥其信息化的能动作用，将过去分散使用人、财、物等资源变为集中管理，减少了各单位纸质档案保管的人力、物力成本。

2.4 强化对卫生技术人员专业技术档案管理

传统的人事档案管理只是保存职工的基本信息，对职工实际工作水平、能力的记录较少，而这些内容恰恰是在现代医院人力资源管理中考评、选拔业务干部的有力依据，这就迫切需要人力资源管理部门建立一套员工的专业技术档案。

专业技术档案是医务人员在平时的医疗实践与科研活动过程中形成的反映工作经历、学术水平、工作业绩、业务技能、科研成果等的凭证材料。这些档案记录了医务人员业务发展的过程和德能勤绩,也反映了医院的整体医疗水平和发展潜力,是医院一笔重要的无形财富。因此,做好医务人员业务技术档案的收集，管理以及开发利用工作,不仅对专业技术人员在职称晋升、干部选拔等方面有着很大的帮助，也对促进医院医疗、教学和科研工作卓有成效地开展具有十分重要的意义。

综上所述，信息技术是医院人事档案管理改革的技术保障,虽然目前许多医院档案管理设施和设备相对滞后，管理人员的数量和业务能力不强，部分单位制度不够完善，但随着各级管理人员的不断重视，档案管理人员的业务能力和责任心的不断提高，通过档案信息化管理和医务人员技术档案的建立，使人事档案进一步达到规范化和现代化水平，人事档案将会为医院管理者提供更多的高质量的人力资源信息服务。人事档案的社会化管理也更有利于档案管理规范化、标准化，让卫生行政主管部门及时准确地掌握和了解医院卫生技术人才的分布和使用状况，最大限度地发挥人事档案信息的社会价值。

[1]周珏榕,刘力薇,许静,等.浅述医院人事档案管理的意义与实践[J].中国医药指南，2014(12)：254-255.

[2]吴文玉.浅谈医院人事档案管理中存在的问题及对策[J].青海师范大学学报,2012,34(1)：150-152.

[3]楚占军.医院人事档案管理存在不足及改进方法[J].人力资源管理,2014(4)：195.

[4]张利珍.浅谈医院人事档案管理中存在的问题及整改完善措施[J].现代工业经济和信息化,2014(1)：48-50.

[5]李晶茹.浅谈医院人事档案管理工作[J].管理观察,2013,5(21)：154-155.

[6]曹文波.新时期如何做好医院人事档案管理工作[J].经济师,2014(3)：219-221.

[7]王玮.浅谈医院聘用制职工人事档案信息化管理[J].中国卫生产业,2014(3)：176-179.