浅谈如何提高教学秘书工作质量

摘要：教学秘书是教学管理队伍中不可或缺的重要组成部分，教学秘书的工作质量对高校教学管理工作有着直接和重要的影响。文章从高校院系教学秘书的工作特性出发，结合工作实践，浅谈如何提高教学秘书工作质量。

关键词：高校;教学秘书;工作质量

中图分类号：G647     文献标志码：A     文章编号：1674-9324（2014）42-0032-03

教学管理是保证普通高等学校教学质量的最核心的工作，而教学秘书是教学管理队伍中不可或缺的重要组成部分，是工作在教学管理最前线最直接的基层管理者，担任管理者与服务者双重角色，可见教学秘书的工作质量对高等学校教学管理工作质量有着直接和重要的影响。因此，教学秘书的工作质量，应当在教学管理工作过程中主动总结经验，积极加强交流协作，不断更新工作方法，吸收先进的教学管理方法和教学理念，高效、及时地完成各项工作。

一、了解教学秘书的工作特性

教学秘书作为高校的基层教学工作的管理者和服务者，既要对日常的教学工作进行管理，又要做好院系师生的服务工作，集管理者和服务者两种角色于一身，工作具体而又繁琐。教学秘书的工作任务和工作内容决定了教学秘书的工作特性，即服务性、规律性、协调性、辅助性。

（一）服务性

服务是教学秘书的工作的最核心的内容，以院系师生为服务中心，处理各种日常教学事务，承担着院系领导、师生以及相关上级部门之间的桥梁作用。没有服务意识的支撑，工作上的事务就毫无热情、积极可言。因此，在工作中对院系师生要做到主动、热情，当他们在工作、学习等方面遇到困难，需要帮助时，应积极主动地为他们提供帮助，尽自已的最大努力为他们做好服务。对待教师和学生要态度和蔼可亲，对他们提出的每个问题都要尽可能地认真详细解答，如果自己暂时对某些规定或制度不清楚，也不能一推了之，而是把问题记下来，多方咨询和请教，等找到答案后，及时给教师和学生一个满意的答复。对他们提出的合理意见和建议也要虚心接受。要做到以人为本，树立服务意识。例如，编排课表过程中，编排出一份合理的课表尤为重要，不仅要考虑教师的教学需求，同时也要考虑学生的学习规律。因为教师的主要任务是“教”，学生的主要任务是“学”，而这个“教”与“学”都是在课堂中完成的，所以在编排课表的过程中，对于教师，要事先征求教师意见，在各方面条件允许的情况下，尽可能地满足教师的需求，以便教师有充分的时间和精力用于教学、科研的研究;对于学生，要考虑到他们对课程的接受能力，同一门课程每周课时超过两节课时要分成两次进行，并且保证两次课之间不少于48小时，尽量保证学生在固定的教室上课，以减少学生课间奔波。

教学秘书的服务性除了体现在日常教学事务的管理中，更体现在日常教学活动中的点滴细节。为了给准备考研究生的学生提供一个良好的备考环境，在院系教室资源紧张的情况下，主动腾出一间相对安静的教室，作为考研复习专用教室。为了可以让院系教师在课间得到更好的短暂的休息，舒缓紧张的情绪，布置一间教师休息室，并且提供茶水。为了保证教师课堂教学效果，主动申购一些如微型扩音器、翻页笔等教学辅助设备。定期检查教室日常使用教学用具，及时更换和补充，保障教学过程正常进行。

（二）规律性

教学秘书的主要工作是协助教学院长处理好日常教学管理事务，内容主要包括执行教学计划、落实学期的教学任务、编排课表、征订教材、安排各类考试及考务管理、学生成绩管理、学生学籍管理、教学档案的收集整理，以及教学工作量的统计和教学津贴的核算等等。虽然工作繁杂量大，但是基本都可以归纳为教学秘书的常规工作，是有规律可循的。作为教学秘书，应当善于将各项事务进行归类整理，注重各项事务的合理安排，做到什么阶段该做什么事情，不用上级部门、院系领导提醒、督促，积极主动地做事，有利于教学管理工作效率和质量的提升。教学秘书的规律性主要的时间段集中在期初、期中和期末三个阶段。

期初的主要工作在于落实课表的通知、教材的到位、以及发放学生考勤册、听课记录本;学生的补考工作;重修学生的安排以及教学材料（包括教学进度表、教学大纲、考试大纲、教案）的收集。期中要做的工作除了准备期中检查的材料，主要是教学测评、教学计划和教学任务的落实，以及编排课表和教材的征订。临近期末，工作最为繁琐，期末考试的安排（含试卷收集、整理、打印以及期末考试期间进行巡查）;成绩登记，统计补考学生名单并及时将成绩通知学生及相关教师;教师工作量的统计。除此以外，规律性还有春秋季节之分。每个学年的秋学期，需要做好新生入学注册工作，部分专业生产实习安排;每个学年的春学期，安排毕业生的毕业补考，毕业论文答辩，毕业资格审核，毕业证发放。

因此，掌握了这些规律，在教学管理工作中合理计划，便不会导致手忙脚乱。以期末考试试卷的收集、装订为例，在期中时按照教学计划统计考试科目，通知课程以考卷形式考核的任课教师，提醒其抓紧时间出卷，考试周前三周即可交予教研室主任和教学院长审核，这样不仅可以避免期末考试试卷迟交的情况，更可以给予审核人员充分的时间来检查试卷的质量。毕业资格审核工作亦可在每年的春学期期初开始，（1）检查学生学业进展，对于部分工作如：素质拓展、创新实践等未能及时录入成绩的环节要及时与教务处及相关部门沟通，并且保持跟踪，使学生能够及时获得学分;（2）转专业或者学籍异动学生的毕业学分认定，转专业和学籍异动的学生可能涉及到部分课程的补修和相似课程的学分互认的问题，要提前做好认定工作;（3）对于有可能无法正常毕业的学生要提前与辅导员沟通。

（三）协调性

教学秘书具有上传下达、沟通信息的作用，协调着教学管理工作的顺利运行。其工作的协调性主要体现在与院系领导、教师和学生的协调、与学校职能部门之间的协调（如教务处、科研处、人事处、团委等）、与其他院系之间的协调。教学秘书是否能够主动、积极地与各部门、师生之间建立融洽的关系，协调好之间的关系，是提升其工作效率和质量的保障。例如院系期末考试安排表的编排，可以充分体现出教学秘书的协调能力，编排考试安排表应考虑到以下因素：（1）跨院系样卷的确定。与非本院系的承担系确认不同专业的试卷是否相同，以及时间地点的确定，以免泄题。（2）学生承受力的考虑。征求学生意见，合理安排学生的间隔考试时间，同时避免有重修科目考试的学生是否与其所在班级的考试时间冲突。（3）监考教师的安排。首先征求本院系教师的意见，排除其有承担其他院系的监考或其他事务外，优先安排任课教师、班主任、辅导员，尽量平均各位监考老师的监考任务。（4）教室资源的调度。尽量使用院系内部教室，若使用到归属其他院系的教室，应当进行事先沟通、协调，以免冲突，造成教学事故。再以教师临时性调停课的处理为例，大多数情况下教师都可以按照学校要求办理好调停课手续，但是偶有教师遇突发性事件如生病或被紧急安排出差，来不及办理调停课手续，这就需要教学秘书做好协调工作，帮助教师办理调停课手续，分送调课申请表至相关管理部门，录入相关信息至调课系统，并及时通知相关班级学生。

（四）辅助性

教学秘书的工作是协助院系领导以及相关上级部门，完成教学管理的各项工作，从而保障教学秩序的正常运行。作为一名基层的教学管理工作者，要注意及时收集整理信息，并提供给院系领导或上级部门，提供合理建议，为其做出相应决策提供基本依据，从而提高教学管理质量。日常教学中，教学秘书主要可以从教学日查、教学信息调查、规范调停课、学生考勤和统计、学生学业预警等几个方面来开展工作。（1）教学日查。以教学日查的方式，维护正常的教学秩序，了解教师、学生上课的具体情况，及时处理教学过程中的突发问题，将教学日查结果按期汇报院系领导。（2）教学信息调查。每学期期中前一到两周，每个班级随机抽取部分学生参加，以问卷调查的形式开展教学测评活动，了解任课教师上课存在的问题，以及对其教学的建议，除此以外，教学秘书定期召开学习委员座谈会，全方位了解学生学习情况。将相关信息整理后及时上报到院系领导，领导提出相关处理意见后反馈到相关人员。（3）规范调停课，严格按照教务处的有关规定为教师办理调停课、调课和补课手续，并建立信息反馈制度，对未能按时按量补课的教师，报备院系领导，按照学校有关规定给与相应的处罚。（4）学生考勤和统计。要求学习委员做好上课考勤工作，将统计结果反馈给各辅导员和班主任。对经常无故旷课、迟到的学生进行批评教育，对情节严重的学生按照学生规定进行处分。

二、做好教学秘书需要的“三心”

教学秘书在处理日常教学事务中，既要掌握工作特性，提高服务和管理水平，还要具有高度的责任心，足够的细致心，并且调整好心态，做到平常心。

（一）责任心

教学秘书的工作围绕着教学工作而开展，为教学工作而服务，处于院系教学工作的最前线，每天都要面对着整个院系师生以及校内外相关职能部门，一点的工作疏忽，都有可能造成严重的教学事故，所以教学秘书的责任非常重大;同时又是院系的大后方，所有的教学事务都需要教学秘书的工作来支持。教学秘书一定要清晰地认识到自己的工作为院系的教学工作顺利进行提供了至关重要的保障。因此，我们要以高度的责任心来对待自己的工作岗位，提高工作质量。

（二）细致心

教学秘书的工作内容多而杂，这就要求教学秘书在工作中要非常细心。日常工作中要注意总结，增强工作的计划性和条理性。要养成细心工作的习惯，莫过于勤于记录。教学秘书工作琐碎而繁杂，将近一阶段需要做的工作逐条记录，每完成一件事情就在之前打钩，可以有效防止教学秘书忘记琐碎但重要的事情〕。

（三）平常心

虽然教学秘书工作繁杂、琐碎，每天忙忙碌碌，但永远是默默无闻地在背后做奉献，没有轰轰烈烈的成绩，不像教师有科研成果、教学成果。由于教学秘书的工作中需要协调各方面关系和事务，而且教学秘书的工作需要按照相关规定去做，需要具有很强的原则性，工作中不可能使所有人都对我们的工作满意，有时候会受到无故的责难与批评，教学秘书要学会调节心态，提高心理素质，乐观向上，不感情用事。

总之，教学秘书在高校整个教学过程中，起着举足轻重的作用。由于教学秘书工作的复杂性、多样性和繁琐性，工作中更应该做到“眼勤、嘴勤、手勤、腿勤”，要避免自己安于现状，遇事多请教，同时保持良好的心理素质，对自己严格要求，努力钻研业务，提高自己的综合素质，使教学秘书工作走上新台阶。

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作者简介：徐新丽（1984-）女，江苏省射阳县人，硕士研究生，研究实习员，研究方向：高等教育管理。