浅谈泵站工程档案管理实践与思考

张娟 王林洪

浅谈泵站工程档案管理实践与思考

张娟 王林洪

泵站工程档案如实反映了泵站工程建设管理的全过程，是泵站工程全生命周期中各项计划、决策的重要凭证和依据，为泵站今后的管理维修提供了有力的数据支持和信息保障，对于泵站能否安全运行和充分发挥效益至关重要。而在工程建设过程当中，泵站工程档案管理还存在着诸多的问题和不足，必须认真对待和解决。

一、泵站工程档案管理的重要性

工程档案是工程建设、管理的真实记录，具有凭证和依据作用，工程档案资料对于工程的建设、管理、维护、改造等关系重大。

一项泵站工程从立项、设计、施工、竣工验收，到运行、养护、维修、改造，要经过若干不同阶段、跨越漫长的时间。在这一过程中会由不同的专业人员不断形成各类档案资料。无论是资料的形成环节,还是形成后的长期管理过程中，任何纰漏都会给工程带来隐患，甚至引发重大责任事故，所以必须加强这项管理工作。同时，档案资料是工程正常运行的基本保障，完善的档案资料对于管理单位及其相关人员熟悉工程状况、搞好养护维修和改造，不断提高管理水平具有重要的作用。

二、泵站工程档案管理上存在的问题

1.档案管理制度滞后于泵站工程项目管理体制改革

随着建设管理体制改革逐渐深入，水利工程建设项目管理体制发生了重大变化，招投标制度、监理制度、竣工验收备案制度和市场稽查制度逐步完善；政府转变职能，系统清理、修订了部分规章和规范性文件，使泵站工程建设项目档案的内容、形式、规定、制度以及各种档案载体都发生相应变化。但与之相对应的各种档案管理制度、法规未及时做相应调整和修改，泵站工程档案管理还没有纳入新的管理机制。

2.泵站工程建设领导对档案管理的重视不足

泵站工程档案管理是一项服务性、专业性很强的工作，需要给予高度重视。但现实中一些泵站工程项目的建设单位普遍存在“重建设、轻档案”的思想，忽视了档案资料管理的重要性，或不设专职档案工作人员，或虽有专职人员但管理责任制流于形式。建设施工的主要领导在乎的只是工程建设所需要的投资、工程建设的施工进度以及工程竣工的时间，对工程档案并没有足够的重视，这直接影响到档案工作的质量，由此给工程建设、泵站管理造成重大负面影响。

3.档案管理制度不健全

目前有些泵站施工单位档案管理规章制度不健全，或虽建立了相关的规章制度，但没有形成有效的管理和监督机制，档案规章制度形同虚设，普遍存在文件材料散失，收集不全；归档滞后，验收前突击整理，接收审查把关不严；档案内容不准确、缺项、变更，因图纸版本、数据改变引起的图实不符；存在缺原件，签字、盖章手续不完备等无效文件；档案载体不符合要求，图纸污损，字迹不清；忽视录音、录像、照片、岩芯、探伤光片等非纸质档案；忽视档案内容，片面追求装订形式，导致部分档案不能及时归档，使得泵站技术档案得不到丰富和发展，影响了技术档案质量的进一步提高，增加了工程安全调度和消除险情的难度。

4.管理人员专业素养不够，档案专业人才缺乏

在泵站工程建设中，很少有专职档案人员参加，多为工程技术人员兼职，缺乏档案专业知识，对工程档案、档案法规和制度缺乏了解。多数档案人员整日忙于文件收发和日常事务的处理，无暇顾及技术档案管理工作的研究和档案管理现代化的开发利用。部分档案管理人员对水利工程建设、管理等业务知识了解较少，有的甚至不了解技术档案整理标准，对技术档案管理缺乏及时、有效、准确的指导，从而导致了管理人员对水利技术档案管理工作的兴趣不大，工作中存在被动性和盲目性。

三、加强泵站工程档案管理的对策

1.构建科学适用的档案管理体制

要把档案工作纳入泵站工程总体格局之中，实行统一领导，专人负责，部门分级配合、协调。

泵站工程建设的主要领导一定要对泵站工程档案给予高度重视，确保工程档案能够与工程建设同步进行，按照“统一领导、分级管理”的原则，建立健全档案管理制度，规范档案收集、整理、组卷、编目编号、鉴定、审核等各环节的程序和标准。明确档案的收集范围、保管期限和分类方案，确保档案工作协调及时有力，档案收集整理有章可循。主要制度、规范有：分类编号方案，归档范围和保管期限，各参建单位、各部门职责与考核制度，文件（图纸）收发管理办法，竣工文件编制与档案整编要求，档案检查审核程序以及验收移交办法等。在工程准备与建设阶段，档案业务指导人员应及时了解工程建设项目的计划、规模、性质、进度等，并且经常与工程资料员保持联系，使得档案的跟踪收集工作从工程立项开始就与工程同步进行。提高水利工程档案报送的质量，以及成套性和完整性，加强对档案的预验收工作，以确保资料齐全、完整和准确。让档案人员参加有关工程会议，使档案人员在文件资料形成之初就能把握文件的来龙去脉，以便及时完整地收集相关资料，提高可操作性。

2.加大上级监管部门的监管力度

从根本上解决工程档案的管理问题，上级监管部门必须定期不定期对整个施工建设过程进行有力的监管，要清楚了解工程档案管理是否与工程建设同步进行。要充分发挥合同作用，与设计、施工、监理单位签订合同、协议时，应当设立专门条款，明确规定各方应承担的责任，包括套数、质量、费用、完成时间等内容，监理合同增加对设计、施工单位归档文件的审核责任。档案人员要参与起草招标文件有关条款、合同谈判；档案管理有关条款要求详尽、明确；罚则中明确工程档案占质量保证金的比例，档案部门参与合同支付控制。

3.提高档案管理人员的综合素质

泵站工程档案的科学性、服务性和技术性都很强，其管理工作更是一项复杂、细致而琐碎的工作，这就要求档案管理工作者具备较高的专业素质与职业道德。档案人员不但要学习档案理论知识和专业技能，精通档案业务，还要提高思想素质，提倡爱岗敬业，增强服务意识，培养良好的职业道德和心理素质，提高法律意识。档案管理人员应是复合型人才，既要有较高的档案管理专业能力，又要精通计算机应用和网络信息管理，还要熟悉水利工程知识，切实担负起泵站档案的管理的重任。

4.强化文件档案一体化管理，提高水利工程档案的利用效率

档案的生命在于利用，只有对档案开发利用，把“死”档案变成“活”文本，才能真正体现它的潜力和价值。随着水利事业的发展，泵站档案管理工作的涉及面越来越广，技术档案内容日益丰富，数量不断增多，现代化技术应用于技术档案管理己势在必行。要改变“重藏轻管”的传统档案管理观念，充分调动档案管理人员的主观能动性，按照新的标准，使文件与档案管理之间形成完整的管理链条，加强基础业务建设，以简化整理、深化检索为宗旨，实现科学化、规范化管理。要充分利用计算机和网络技术，加大信息资源的存储、加工量，提高信息的检索速度和深度，充分做到资源共享，不断提高水利技术档案的管理和利用水平。

社会的不断发展与进步对水利工作提出了更高要求，泵站工程档案管理工作者应该解放思想，转变观念，勇于创造，适应档案信息化建设和水利工程档案事业发展的需要，推动泵站工程档案管理水平不断提高

（作者单位:安徽省阜阳市水务局机电排灌站236029颍上县水务局机电排灌所236200）