四川石化创新外事管理

○ 文／朱斯国

四川石化创新外事管理

○ 文／朱斯国

四川石化有效突破新建企业外事人力资源与工作任务繁重的制约，推进外事管理体制机制创新。

中国石油四川石化有限责任公司于2007年3月正式成立。作为西南地区首个特大型炼化一体化企业，四川石化项目对外引进多套工艺技术和先进设备。涉外事务中，因公出国（境）、对外邀请、外宾来华接待和管理等业务集中，工作量大。作为中国石油推行“新厂新体制、新厂新机制”的实践载体，四川石化人员配备精干，岗位职能综合，外事工作实行集中统一管理。总经理（党委）办公室作为外事管理归口部门，只有两名兼职人员负责全部外事工作。

作为新建企业，四川石化外事工作开展之日起，即面临着人力资源紧张与工作任务繁重的客观制约。为有效化解矛盾，确保外事各项工作顺利高效开展，更好地服务企业发展建设，他们以服务全局、促进发展为宗旨，立足新建企业实际，进行了积极探索。

推进管理创新

突出观念更新。外事是政治，是经济，更是难得的必须充分利用的宝贵资源。为此，四川石化反复研读集团公司外事管理规章制度，深刻领会和把握“外事无小事、外事办实事、外事成大事”的丰富内涵和本质要求，努力突破视外事管理为单一事务型、简单程序化工作的思想束缚，牢固树立变被动服务为主动管理、进而实现效能管理的工作理念，不断提高运作管理外事资源的主动性，切实增强维护中国石油和四川石化整体利益的坚定性，从而更好地服务大局、促进全局发展。

完善体制机制。为提高外事管理水平，四川石化在外事工作全面展开之前，严格按照集团公司外事管理制度要求，在制定符合四川石化实际的外事工作相关制度的同时，探索建立了由“目标设定-需求预知-计划组织-程序执行-效果评估”等程序步骤构成的完整管理运作体系，并在此基础上优化控制流程，明晰职责分工，完善沟通机制，规范操作行为，逐步建立起人人都能办外事、人人都会办外事、人人都能按规矩办外事的“大外事”工作格局，为确保外事工作顺利开展提供了有力保障。

强调规范运作。外事无小事，任何一个细微环节出现差错，小则影响工作的正常开展，大则影响集团公司和四川石化的整体利益和对外形象。为此，四川石化严格执行计划。无论因公出国（境）还是外宾来华管理，严格按照年初制定的年度因公出国（境）计划和外宾来华计划执行；对于确因工作需要临时增加的出国团组和外宾接待任务，必须经公司外事主管领导同意、主要领导审批后方可实施。同时，严格程序控制。任何单位和个人决不可逾越流程办事，确保各项工作规范运作。

外事无小事、外事办实事、外事成大事。

严格计划管理

四川石化线性低密度聚乙烯和聚丙烯两套装置都引进美国技术，只是专利商不同。按照合同约定，工程建设期间，因公出国（境）团组较多。团组选派时，四川石化考虑目的地都是美国、部分人员需要同时前往两家专利商执行任务的实际，将团组大力整合归并。

针对项目建设期间因公出国团组较多和装置试车期间外宾来华业务量大的实际，为提高外事资源利用效能，四川石化突出强调计划管理，强化效能利用意识。

在因公出国管理上，每年年初，四川石化根据合同约定和实际需要，坚持“必须、精干、效能”的团组选派原则，制定年度因公出国计划；在计划管理实践中，始终注重把握四个关键环节。一是杜绝简单汇总。通过深入研究合同文件和现场需求，把握工作目标和工作内容，从而实现出国团组的优化组织和有机整合。二是打破平均主义。该派的团组和人员必派，不该派的坚决不派，提高团组派出的针对性和实用性，不搞“大锅饭”。三是消除福利色彩。坚决摒弃视出国为福利的落后观念，不照顾情绪，不派照顾人员，所有外派和团组人员都须经过严格审核。四是避免条块分割。围绕企业发展需求，打破专业条块界限，归并整合团组构成、任务类别和行程安排，消除条块分割产生的无效浪费，提高团组的综合能力。

在外宾来华管理上，每年年初，四川石化严格按照合同约定，结合现场进度，制定年度外宾来华计划，绘制“X-月份、Y-驻场外宾人数”矩形图，统筹年度外宾来华管理工作；实践中，要求各生产部于外宾来华10个工作日前提报“外宾来华信息及工作条件需求表”，外事部门根据此表及早开展外宾驻厂期间的工作保障和生活保障等准备工作，优化外事工作软环境，确保外宾抵达现场后就能顺利开展工作，为充分发挥外宾作用、提高外事资源利用效能创造有利条件。

为切实提高外事工作水平，四川石化按照超前管理、延伸服务的工作要求，在管理中体现服务，将服务融入管理，不断创新工作方法，完善管理措施，全面加强外事管理。

丰富管理手段

面对工作任务与人力资源不相匹配的矛盾，要全面履行外事管理职能，必须推进管理手段创新。为此，四川石化立足企业实际，坚持“集约、流程、标准、规范”的管理要求，丰富管理手段。

信息化审批。四川石化搭建外事工作信息平台，实现因公出国（境）和外发邀请函网上审批，并与集团公司网上审批系统融合，精简审批流程，明晰审批权限，强化关键环节和关键流程控制，节省了审批时间，提高了审批效率。

手册化指导。按照集团公司和地方政府外事各项规章制度，四川石化结合企业实际，编制了《四川石化公司外事工作手册》，对因公出国管理、对外邀请管理、外事接待管理、现场外宾管理等工作进行规范，规范了操作行为，提高了工作质量。

模板化规范。针对因公出国（境）证件和签证办理过程中不同国家（地区）材料要求不同的实际，为确保上报材料符合要求、一次通过审查，四川石化设定信息资料标准电子模板，实现材料准备模板化，提高了材料一次通过率。

集中化管理。四川石化采取“集中办公、集中管理、集中服务”的运作方式，开辟外宾专用办公区、休息区和服务区，将所有来华外宾实行集中统一管理，在提高了管理效率的同时，有力突破了人力资源紧张的制约。

专业化服务。四川石化组建现场外宾服务中心，依托专业公司力量，为外宾提供机场接送、宾馆预订、信息咨询等日常服务和机票办理、日常办公、签证延期等商务服务，既提高了外事服务质量，又为外宾创造了良好的工作和生活环境。

表单化运作。四川石化制定“外宾来华信息及工作条件需求表”、“外宾复印、扫描、国际传真审批表”、“驻（离）厂外宾信息登记表”等表单，建立了完整规范的表单运作体系，保证了信息畅通，减少了反复协调的程序，节约了时间，提高了办事效率。

抓好薄弱环节

为有效降低风险、最大化利用外事资源，四川石化持续完善“目标设定-需求预知-计划组织-程序执行-效果评估”间的流程联系，在确保体系完整、流程闭合的同时，着力加强传统管理中相对薄弱环节的管理。

一方面，突出抓好外事教育和出国总结。将“出国教育谈话记录”签字、“涉密人员因公出国（境）保密承诺书”和“便携式计算机境外使用保密承诺书”签订作为流程控制的必要环节；明确要求团组回国后两周内必须向公司主要领导、主管领导和外事办报送出国总结，总结必须有分析、有经验、有体会、有建议；对上报不及时、内容敷衍的团组进行问责，并取消其团长再次选派出国资格；在此基础上，开展出国团组工作效能跟踪评估，有效杜绝敷衍了事的行为。总结经验教训，指导未来工作，确保外事资源有效利用。

另一方面，突出抓好外宾行踪和经费控制。在外宾驻（离）厂24小时之内，及时将“驻（离）厂外宾信息登记表”上报地方出入境管理部门和企业所在地派出所备案；与地方出入境管理部门、外宾服务中心、兼职翻译、运输车队、涉外宾馆建立沟通联系机制，及时掌握外宾日常行踪，有效降低了安全风险。同时，为从严管理和控制外宾来华经费，四川石化建立了合同任务约定、来往信息登记、现场日常考勤“三单一体”规范统一、相互印证的费用确认机制，保证了各项经费支出有据可依，既规范了日常管理，又确保了费用可控，一举两得。

提升综合素质

涉外人员的能力素质，很大程度上影响着外事资源的利用水平。为全面提高涉外人员的执行能力和服务水平，四川石化先后举办了因公出国业务培训班和外宾来华管理业务培训班，就外事制度、外事纪律、工作流程、职责分工、注意事项进行了系统培训；不定期组织召开因公出国管理和外宾来华管理座谈会，查找问题不足，堵塞管理漏洞，确保零差错、零失误。同时，注重团结协作，坚持“合作共赢”，牢固树立“一个团体、一个目标”思想，通过定期召开外宾来华管理工作交流分析会，搭建对话交流合作平台，增进相互了解，加强密切合作，切实通过合作创造价值、提升能力，共同服务于四川石化发展建设全局。

责任编辑：石杏茹

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