医院网络化费用管控系统开发与应用

重庆市垫江县中医院 邬华琼 重庆理工大学财会研究与开发中心 王海兵

一、医院网络化费用管控系统应用背景

在新医改的大背景下，单病种付费、医生多点执业、多元办医等政策的逐步落地对公立医院形成了巨大的经营压力，医院要健康生存，就必须不断降低内部消耗，控制成本。病人的选择、口碑，医疗机构之间的竞争也客观倒逼医院去降低成本消耗，从而降低均次费用负担。当前，国内很多医院已经有前瞻性地强化了科室成本核算、财务管理等工作，从经营管理方面进行了大量的创新，一定程度地促进了医院多快好省发展。但是整体来看，目前医院内部成本费用仍然居高不下，预算控制基本流于形式，医院负担过重，阻碍了医院的进一步发展。随着管理的进一步深化，财务管理理念发生了巨大的转变，具体包括核算到管理的转变、结果到过程的转变、被动到主动的转变。这就要求从费用发生的源头开始进行论证，并且控制费用发生的全过程，使医院的每一分钱都花在刀刃上，使资金的投入真正起到良好的经济效益和社会效益。

纵观国内医疗机构费用管理的现状，很多医院仍然停留在传统的纸质手工费用报销阶段，报销周期长、审批处理效率低、人情化因素重、费用控制不严格、费用审批没有根据，最终导致医疗机构运行费用长期居高不下，资金支出控制流于形式，存在巨大的支出安全隐患。采用网络化的费用管理控制平台，相当于在费用支出的过程中安装了多重资金流出闸门。任何一笔资金流出都必须先有预算或计划，只有经过充分论证通过审批的费用才允许发生，这是资金流出的第一个闸门；在费用实际发生时，医院可以根据资金占有情况安排投融资，进行科学合理的资金安排，为医院的资金运作提供安全保障，这是资金流出的第二个闸门；在事后费用报销时，要严格基于当初的预算和实际的业务发生原始资料进行流程化审批，如果不在预算内或者业务发生原始资料不实，则不允许进行费用报销，这是资金流出的第三个闸门。通过网络计算机技术可以实现这种完全基于流程的过程式费用管理和控制，使得以前模糊的、零散的费用支出流程变为透明的、连贯的费用管理流程，这样医院的费用就得到了严格的刚性控制，能够促进医院费用的快速降低。

二、医院网络化费用管控系统建设目标与作用

（一）系统建设目标 实现各种费用的全过程管理、预算的全面化控制。具体来讲，就是通过构建网络化费用管理与控制系统，严格控制医院的资金流出。（1）费用支出预算。包含各种费用的预算编制，上报，审批和调整等内容，使得预算的支出有标准可依。具体来讲，医院的费用支出按照业务类型和归口科室可以分为如下几大类：人员经费、资产购置、材料购置、药品购置、科研费用、基建费用和日常经费。不同的费用预算编制的方法、标准及其归口控制的部门有很大区别，需要分类编制和汇总。（2）费用支出申请和控制。包含费用事前申请，借款额度控制，费用报销审批，费用支付等内容，实现过程化、流程化、自动化的控制。具体实现的控制方法包括借款控制、单据控制、流程控制、预算控制、标准控制、报销控制等控制措施，达到的目标是：费用在预算的范围内以规范的流程、规范的标准、可控的额度流出。以降低费用，并防范费用支付风险。（3）费用分析和流程优化。帮助科室、院领导、员工完成流程协同，科室分析预算执行情况，员工方便报销，领导在线审批，实现费用支付全程管理的规范化、最优化、便捷化。具体来讲，达到如表1所示的目标。

（二）系统建设作用 （1）加强预算控制。使经费预算从业务发生时就得到控制，可以实时统计、分析数据，各部门能够及时了解预算执行情况，增进财务部门与业务部门之间的财务信息交流。利用预算与费用实施的对比控制，建立全程预警的预算管理模式，彻底改变重预算编制、轻预算执行的情况。通过完整的预算执行信息，提高预算编制水平。（2）提高工作效率。通过系统流程再造和完整的报销表格设计，协助和规范员工填写报销单据，提高报销信息采集的速度和质量。领导可以在任何时间进行单据的网上签批，节约领导和员工的有效工作时间，提高工作效率。通过网上报销系统实现原始票据信息自动生成凭证，减少会计人员的重复劳动，使他们将更多的精力放到增值的工作上。（3）完善内部控制。网上报销系统不仅仅是财务流程的电子化，它还可以渗透到医院日常管理的方方面面，以网上报销系统为契机，对医院日常管理制度及流程进行梳理，规范医院管理，把规章制度通过流程的方式固化在网上报销系统中。通过其内部的预设流程，使单据按照正规的流程逐级审批，审核会计也不再需要将精力过多的投入在流程检查上，可以提高审批速度。（4）提供满足用户需求的决策支持信息。网上报销系统将信息触发过程前移到业务人员和相关的业务系统，使会计信息系统能够收集到关于业务活动的所有信息特征，而不仅仅是价值或金额方面的信息，提高了信息的透明度。能够提供个人、领导及财务人员所需要的相关借款报销信息，为领导决策提供了信息支持，同时也提高了财务的服务水平。

三、医院网络化费用管控系统技术实现

（一）系统设计思想 通过网络化费用管理与控制系统，实现事前的费用计划（费用预算），事中的费用申请和借款，事后的费用报销、费用支付和费用分析，形成一个完整的PDCA管理闭环。在每一个闭环的环节通过审批流程的控制、上下的经济效益论证等管理措施，把控资金的流出，将整个费用的发生前后全面纳入信息化的控制范围，从而驱动医院降低成本费用。

医院网络化费用管控系统应用流程说明：（1）各个科室或者职能科室报送费用发生的预算（计划），预算通过审批形成正式的控制目标，控制目标是预算控制的标杆；（2）各个科室或者职能科室每发生一笔费用支出，必须先进行费用申请，经过院领导充分论证审批并且在预算之内的费用才可能发生，审批通过之后可以发生借款；如果超预算，可以进行申请预算的调整；（3）费用发生之后，由各个科室或者职能科室在线报销费用，相关领导审核审批通过之后，由出纳付款，或者还款到出纳，报销时严格接受预算的控制，超预算不允许报销，将费用控制在预算之内；（4）所有的借款、报销和还款业务都可以自动化传递到财务系统，形成财务账和科室成本账。各个科室和职能科室可以在线查询预算的完成情况，根据业务实际情况合理安排资金支出。

（二）系统功能设计 为了支撑以上费用管理业务的运行，整个系统的功能架构设计如图1。

图1 医院网络化费用管控系统功能设计

整个系统分为五个层面：（1）个人门户，实现基于事务的个人借款、报销和还款业务处理，员工可以在线查询自己报销预算额度，可以在线查询借款余额、报销的进度，定期对账。领导可以在线审批处理借款、报销单据，实现在线控制。（2）预算管理，实现科室预算编制，职能科室归口预算汇总，财务科室总体预算汇总，实现科室预算控制、职能科室预算控制和整体预算控制。根据预算的执行情况完成预算在线调整、批复等，建立费用控制的目标。（3）报销管理，实现费用的在线申请、审批，费用预先借支，费用报销和审批，资金归还。也就是费用的发生全过程在此管理，费用申请和报销时接受费用预算及其报销额度标准的自动控制，超预算或者超额度自动预警，并实现刚性控制，防止预算流于形式。（4）财务管理，出纳在线支付资金，进行还款收入管理，自动产生出纳日记账。各种业务单据自动传递到财务总账系统，产生财务核算凭证，并将科室的费用计入科室成本账户。完成一体化、自动化的费用核算，提高核算的效率和准确度。（5）基础管理，完成个人备用金额度管理，员工报销标准管理，完成报销单据和报销业务流程的设计，配置各种基础数据和预警时间点、预警额度。支撑整个费用管理控制业务的运转。

该系统技术上具备下述特点：支持在线完成费用申请、借款和报销；支持备用金额度控制，实时提醒；支持灵活的审批流程定义、控制；支持与出纳收款、付款完整一体化；支持与财务一体化，自动产生该费用凭证；支持费用强控制、弱控制等多种控制方式；支持个人自助，能够实时查询报销进度；支持费用计划与费用报销的对应控制；支持各个科室应用、职能科室应用、财务应用及其多部门混合应用的多种应用模式。

总之，整个系统通过费用计划、费用报销、费用分析和费用控制，实现费用的过程化控制，充分降低医院费用支出。在费用发生前，必须进行事前的费用申请，只有通过申请之后才可以产生费用业务，同步地完成借款。费用发生后，报销时，受到费用申请和计划的约束，只有申请了并且在计划之内的费用才能通过审批。这种强控制的方式，加大了费用的事前事中控制力度，实现费用管理由被动变为主动，使得费用控制能够真正落地。并且，在网络化费用管理与控制系统中产生的借款、报销和还款等数据均能与出纳系统和财务系统无缝集成，真正体现全院级应用的优势。

四、垫江县中医院网络化费用管控系统应用情况

垫江县中医院共有四十余个科室，1000余名员工全部参与网络化的费用管理控制，将所有的日常费用、材料购置、设备购置、药品购置、科研项目等费用款项均纳入控制范畴。实现了事前有预算、事中有控制、事后有分析的效果。整体费用明显降低，根据应用该系统一年的前后数据对比，费用降低10%左右。总体来讲，达到了如下效果：

（一）收支管理阳光化 费用管理与控制系统能够严格按照预算用途对资金收支业务进行规范化管理，从费用预算计划、支出申请、支出审批、支出去向等环节进行全过程管理，从而让每一笔资金收支业务有据可查，实现资金收支“阳光化”管理。

（二）流程管理规范化 费用管理与控制系统能够对预算、资金、费用等相关业务进行全过程的信息化管理，实现管理流程规范化，业务运作专业化，降低操作风险，提高审计监控能力。同时还能减少业务人员和财务人员的事务性工作，提高数据传递速度和业务流转效率。

（三）决策分析专业化 费用管理与控制系统通过对预算执行情况、资金收支计划、资金流动信息进行综合管理，能为管理人员提供准确、丰富、专业的可视化图形分析报告，为企业或行政事业单位科学编制预算，合理调度资金提供有效决策支持。

（四）集成应用协同化 费用管理与控制系统能够与总账系统、现金银行系统进行集成应用，从而简化业务流程，提高业务协同能力，为医院进一步提升信息化应用成果，全面实现管理信息化奠定坚实基础。

总体来讲，在财务管理信息化深入推进的过程中，将逐步实现预算管理、网上报销、财务核算的闭环管理。网上报销系统能够直接从全面预算系统取数，对经费预算部分进行控制，报销数据自动导入核算系统，对预算执行情况进行汇总和分析，实现整个预算工作的闭环管理。此外，有效利用现有的高新技术和网络资源，建立快速有效、安全可靠的网上报销系统，支持费用支出的预算控制功能，实现个人、部门、项目的费用控制；依靠网络优势和合理的管理流程，实现财务管理的规范有序，监督有力，同时借助于强大的数据库资源为领导提供各类决策依据。

五、结论

从垫江县中医院的具体实践来看，通过网络化费用管理控制系统的开发与应用，能够很好地利用计算机网络技术实现费用的全程闭环管理，能够有效地提高费用控制的效率和控制的刚性，最终帮助医院降低运行成本。将财务管理从事后核算型完全转变为事前控制性，财务人员将有更多的精力和时间进行医院内部的财务分析，帮助医院改善经营。费用管理是一个全员性、全院性的工作，在实施费用管理控制系统时，建议由一把手牵头，各个职能科室及其骨干科室领导为项目组成员，共同分工协作，将这样一个涉及全院的大事做好。另外，要选择一家有技术实力的软件公司合作，软件公司的实施顾问在该领域要有丰富的经验，要有很强的责任心，通过双方的沟通合作，整个系统才能建设好。

［1］ 周伟：《公立医院实行报销单制的实践探索》，《中国卫生经济》2014年第6期。

［2］ 杨春、胡介眉、赵刘伟：《数字化医院建设的系统性与创新性探讨》，《中国医院》2014年第1期。