档案管理人员的基本素质

吴禄兰

随着社会进步，经济高速发展，科技日新月异，各行各业竞争加剧，档案工作面临着新的挑战，档案管理制度化、目录著录标准化、存档电子化等等，要求档案人员的基本素质需要不断提高。

一、提高档案管理人员基本素质的必要性

（一）新时期必须提高档案人员的基本素质

档案人员管理的对象比较独特，是过时了的档案，它具有历史性，如果一份档案没有人利用，可能几十年都难见天日。在一般人眼里档案工作不是很重要，档案随便找个人来管理就行了，鉴于这种情况，没有多少人愿意从事这个比较封闭又默默无闻的工作，但是任何一个单位又必须设置这样一个部门，这项工作又必须要有人来做。如果档案人员没有一定的素质，工作不热忱、消极被动、得过且过，档案工作肯定是搞不好的。因此新时期下要加强档案管理工作首先是解决人的思想问题，必须提高档案人员的基本素质。

（二）档案人员的基本素质决定档案管理水平

在充分调动档案人员的主观能动性后，还要提高档案人员分析问题和解决问题的能力。档案管理有许多标准、规范，具有较强的专业性和技术性。因此，档案人员要搞好档案管理工作，还需要学习很多的相关知识：档案软件操作知识；管理文书档案要有文秘知识、历史知识；管理财务档案要有财务知识；管理地质档案要有地理知识；管理基建档案要工程管理知识；管理科研档案要有科研知识等等。有些知识可以自学，短期能补充，有些知识还需要系统的、长期的积累，甚至有的知识还需要到专业培训机构学习。只有将这些知识融会贯通后，才能搞好档案管理工作，所以档案人员的基本素质决定档案管理水平的高低。

二、新时期下档案人员应当具备的基本素质

（一）要有坚定的政治信念

一般来说各级党政机关、企事业单位的档案部门都隶属于机关党委（行）政办公室，具备良好的政治素养是最起码的要求，在思想上主动要求进步，积极向党组织靠拢，在群众中起先锋模范作用，积极参与单位党组织举办的一切活动，树立正确的世界观、人生观、价值观，恪尽职守，遵守党的纪律，严守党和国家的机密，自觉维护国家和单位利益。

（二）要热爱自己所从事的档案工作

任何人在进入档案部门工作前要做好思想准备：档案部门没有轰轰烈烈的工作场面，是出不了多大成绩也出不了多大差错的单位，是清水衙门，要报着既来之则安之，淡泊名利，无论怎样都要以饱满的热情对待工作。档案工作大部分都是在室内工作，工作环境好，工作强度小，工作压力小，加班熬夜的时间少，因此要懂得珍惜。档案工作有别于机关内勤、文控工作，在中高级专业技术职称评定时档案专业比内勤、文控人员有绝对的优势，因此档案人员要有自豪感，乐在其中，从思想上重视自己的工作，要有较强的责任心，爱岗敬业、尽心尽责、任劳任怨。档案具有保密性，在办理借阅时敏锐性要强，无论什么场合都不泄密，对涉密内容坚决按照相关程序办理。

（三）要有过硬的业务本领

档案人员从事档案工作一般是中途因各种原因转岗而来，因此在新的岗位上必须主动学习档案业务知识，苦练内功，把档案的相关规定、标准吃透吃准。如档案收集范围有哪些规定？档案案卷质量如何界定？立卷标准、著录标准有哪些规定？哪些标准属于国家强制标准？哪些是国家推荐标准？哪些是行业标准？哪些是企业标准？哪些是部门规章？档案接收、借阅办理流程规定是怎样的？在吃透这些精神后，才能保证档案接收规范化，档案分类、著录标准化、档案利用程序化。对相关部门进行立卷归档业务指导时才能从容不迫，对上级主管部门检查时才能应对自如。

（四）要学会融会贯通

档案管理的类别不外乎文书、财务、基建、科研、奖牌等，既复杂也简单。管理类别在专业表面上基本没有交集，比较独立，管理的形势大同小异，但是，当深入到每个档案类别时，就会发现每一种类别的档案至少是两个专业的复合体，有档案管理知识、也有相关专业知识。只有当业务知识与相关专业知识实现了知识的大融合，才能掌握档案的形成规律、组卷合理、分类科学。如果档案人员能将专业知识和业务知识融合起来，能用准确的技术词语或者数据解决问题，让利用者折服，档案重见阳光的机会就多了，档案人员的综合能力就得到了体现。档案人员还要加强档案宣传，把档案管好管活，要想办法把“沉底”的档案用起来。当机关人员从事相关工作遇到困惑时，第一时间就想到查阅档案，同时在档案人员的帮助下又能得到想要的结果，单位领导很自然的就重视档案工作了，因此实现业务知识与专业知识的大融合是非常重要的。

档案部门是一个非常适合学习的场所，除了学习档案业务知识外，还要自觉主动的拓展视野，多渠道了解相关的专业知识，要把相关专业作为自己的第二个工具，必要时还可以取得相关专业的职业证书或者执业证书，如秘书证、会计师证、招标师证、建造师证、造价师证等等，将所学知识与档案工作结合起来，相互促进，提高档案管理水平。

三、提高档案人员基本素质的途径

提高档案人员基本素质的途径就是多看、多听、多想、多做。多看就是要主动从档案部门走出去，向其他兄弟单位学习，取长补短；多听就是要多听取本单位相关业务部门对档案有哪些要求，好对症下药，改进档案工作；多想就是档案人员将业务部门的诉求对照档案的规章制度多思考，哪些可为，哪些不可为，加强沟通交流，总结在档案服务时有哪些需要改进的地方；多做就是在进行档案业务指导工作时，亲自动手参与业务部门档案的收集、立卷、整理、装订工作，到对应部门如行政文秘办公室、财务部门、基建部门、科研机构等与文控综合人员共同参与资料的收集整理装订工作，甚至还可以共同参与文件材料的起草、流转工作，在收集、整理时更容易发现哪些文件材料是纯事务性文件？哪些文件材料是具有像故事情节的连续文件？哪些文件材料应该出现在哪些部门？做好这些基本功，档案人员就积累了实践经验，档案基础管理工作能力得到了锻炼，档案管理水平也就提高了，久而久之，档案部门的地位和作用也就日益凸显。总之，只要把档案的立卷标准融合在资料形成中，档案人员就会学到很多在书本上学不到、规章制度上见不到的专业知识，这样才能使文件材料分类更科学、组卷更合理。

责任编辑：宋英俊