档案管理中数字化的应用分析

柳萌

摘 要：伴随着社会经济的发展和科学技术的进步，推动了信息化进程，档案信息建设步伐也随之加快，不但给档案管理工作带来了新的发展机遇，还使其面临巨大的挑战。数字化技术被广泛地应用在档案管理工作中，传统的手工处理管理模式已不再满足社会发展需求。因此，档案数字化管理成为社会信息化发展的必然趋势。该文旨在通过对档案管理中数字化的应用分析，以此来提高档案管理工作效率。

关键词：档案管理 数字化 应用

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2014）11（c）-0150-01

信息技术的发展对档案管理工作提出了新的要求，为适应信息化发展和满足档案管理需求，提高档案管理水平，改善服务质量，数字化技术被广泛地应用在档案管理工作中。传统的手工档案管理模式具有工作效率不高、档案易破损且无法实现资源共享的缺陷，而数字化技术具有存储空间大、误差小、可实现资源共享等优点，将其应用在档案管理中，能够有效弥补传统档案管理模式的空白。

1 档案数字化管理概述

档案数字化管理是指通过网络技术、扫描技术、多媒体技术、存储技术和数据库技术的有效结合，将档案信息以数字化的形式存储起来，最终构建一个使用效率较高的档案信息数据库，进而实现资源共享。档案数字化管理主要是指对档案原件和档案数据的管理，档案原件、扫描件和数据是数字化档案的主要存储形式。

2 档案管理特征

2.1 日常网络化管理

档案日常网络化管理能够快速地进行信息的搜集、整理和移交等操作，档案一旦受理，就能够在网络上对其进行综合利用，这不但能够充分利用信息，还便于档案统计、检索工作的进行，并节省一定的时间。网络能够将档案中的文字信息和图像信息有效地结合起来，借助网络完成所用的工作，能够最大限度地提高工作效率。

2.2 内容数字化

在传统的手工档案管理模式中，档案内容以纸质的形式存放，它的内容和载体是一个整体，不可分割。而档案数字化管理通过计算机设备、多媒体技术等将档案以数字化的形式存储，不但完整地保留了档案内容，还实现了内容和载体的分离，档案的实际载体作为初始依据保存下来，只要查阅存储在计算机中的信息就能够实现日常管理。

2.3 服务社会化

数字化技术在档案管理中的应用，有效弥补了传统手工档案管理模式的空白，实现了资源共享。用户只要通过计算机网络就能够自主、快捷查询和下载自己所需要的内容，这种服务具有社会化的特点，代表着社会的进步。

2.4 全面服务

档案数字化将文字和图像存储在计算机中，人们借助互联网通过身份确认后，能够在网络上查询到所有信息，这种以网站为载体的档案管理模式，使得档案服务呈现多元化、全面化。

3 档案管理数字化建设几种容易出现的问题

3.1 资料搜集和记载的漏洞

近年，社会各界更加关注档案管理工作，相关法律法规也日益完善，然而在此之前的档案资料搜集并不完整。另外，档案信息的记载与实际情况也存在一定差别。

3.2 缺少服务创新理念

一直以来，档案管理工作单纯地停留在为用户提供证明或者咨询服务，缺少对档案的实际利用效果的进一步分析，并较少研究信息资料上网服务的可行性，在一定程度上阻碍了档案的开发利用。

3.3 条件制约

在原有的档案数字化管理模式中，主要依靠手工操作，辅以计算机来管理档案的原始载体，却不是对档案信息的数字化处理。计算机数据存储、归档信息，导致无法完整显示纸质材料中的全部内容，最终查询的信息也缺少完整性。

4 档案数字化管理措施

4.1 加强档案人才的培养

创新是档案管理人才需要具备的基础素质之一，要实现档案的开放、多元化发展，档案人才需要更新观念，不断探索，勇于创新。档案人才还应熟练操作计算机，具体是指能够熟练地应用办公自动化软件、全面掌握现代通信、网络技术，并能够有效进行计算机设备的维护。另外，档案人才还应了解自己行业档案管理的基础知识。加强对档案人才的培训和建设，使其掌握最新理念和技术，树立积极的服务理念，增强业务能力。

4.2 规范档案资料

满足社会需求是数字化技术应用在档案管理的根本初衷，若档案资料信息残缺、不完整，则会失去档案数字化管理的价值，并会给用户带来不便。因此，要保证档案资料的完整、准确、规范。

4.3 构建档案标准体系，不断完善

统一的标准和规范能够约束档案数字化管理工作的有序、规范进行。现阶段，个别部门存在忽略档案管理工作，缺少档案管理标准化体系的现象，这阻碍了档案管理工作的发展进程。

4.4 建立档案信息数据系统

现阶段，纸质档案仍是主要实体，纸质档案数字化制作方式是指借助计算机完成人工录入或者使用扫描仪扫描，这种制作方式在有限的存储空间内，能够存储大量的数据信息，真正实现了档案全部内容的数字化。然而档案记录方式的多样性削弱了计算机识别的真实性。另外，人工录入又降低了工作效率，这缩减了数据信息的使用价值。对于通过扫描仪逐页扫描，并绘制成图形，实现了档案初始文件的信息数字化。这种方式与人工录入相比具有一定的优势，能够缩减数据信息的录入时间，大大提高了工作效率，且误差较小。因此，扫描仪扫描具有更广阔的应用前景。

4.5 建立档案信息传输平台

档案信息传输平台，能够显著提高数据库的利用效率，这主要是因为档案信息只有在传输过程中才能最大限度地发挥自身价值。在档案数字化管理中，档案信息以数字的形式存在，而数字网络系统是其传输数据的主要平台，档案信息传输平台的建立，使得信息数据的远程传输摆脱了时间和地点的束缚，这便于档案信息的快速流动，并充分发挥了核心数据库的功能。

5 结语

档案的数字化管理已经成为社会发展的必然。虽然，现阶段数字化管理过程中仍然存在一定的问题，但是与传统的档案管理模式相比，具有使用效率高、占用空间小等优点，它代表了社会科学技术的进步，并伴随着国家相关法律法规的出台和完善，将不断创新档案数字化管理模式，有效解决存在的问题，从而提高档案数字化管理水平，充分发挥档案信息的价值，使其更好地服务于人民群众。

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