学校档案管理浅析

许爱华

中图分类号：G648文献标识码：B文章编号：1672-1578（2014）24-0005-01

档案管理是学校管理工作的重要组成部分，是办好一所学校的重要基础工作，更是衡量一所学校管理水平的重要标志之一。只有充分有效的开展档案工作，不断地总结教育工作经验，探索、掌握教育工作方面的规律，才能在维护学校教学、科研和管理人员合法权益方面起到不可估量的作用。学校档案是学校各项日常工作中形成的第一手资料，是经过档案工作人员去粗取精、分析归纳、分类编目、认真整理形成的，是学校开展各项工作的见证。笔者认为应该从以下几个角度开展档案管理工作。

1.提高管理素质，加强服务意识

更新观念，转变思想。由于长期受档案神秘的影响，大家对档案资料的开发利用不同程度的存在着顾虑，重存、重保、轻用，从而制约了学校档案服务功能的有效发挥。所以学校有关方面和档案工作人员在这一方面要解放思想，更新观念，与时俱进，充分认识新形势对档案工作的新要求，积极探索档案开发利用的新思路、新方法，主动树立服务意识，主动开发服务功能，努力为科学决策服务、为广大师生员工服务。

2.做好协调工作，收集整理并重

2.1及时收集整理办学方向的文件材料。学校在贯彻教育方针、树立现代化教育观念时要根据每个学校具体的环境条件制定合适学校总体发展的规划、年度工作计划和专题工作总结，每年召开教工代表大会讨论研究学校教学发展方向及学校管理等形成的文件材料，学校组织教职员工、党政领导班子学校教育法律法规，依法治校的的会议记录、专题教材、简报，还有各处、室依据学校的总体发展规划和年度工作计划制定的实施办法、工作细则等。学校档案工作人员隶属校办公室，对及时了解学校重大活动有着得天独厚的有利条件，应充分发挥自己的优势，主动跟踪学校的重大活动，了解学校长期规划和年度计划的主要内容，预测各类文件材料的形成规律，制定文件材料收集计划，特别要在各项重大活动结束后及时向有关部门和人员收集应归档的文件材料，其中图片、照片、录音、录像等声像材料应请有关部门和人员做好文字说明。办学方向的档案材料体现了一个学校的办学水平和学校管理的总体能力，是上级对学校工作进行考察时必查的档案资料，是学校档案工作中的一个重点，其特点是不能按照常规在学年结束后进行文件材料的收集，而应在学校重大活动结束后随时收集，以保证归档文件材料的完整性、针对性和实效性。

2.2定期收集整理学校队伍建设的文件材料。学校从应试教育转到素质教育后学校教师队伍的素质在不断的探索中提高，不仅要求教师具有一定的专业知识水平，而且还要从各个环节充实并提高自身的业务水平，以《中小学教师职业道德规范》严格要求自己，遵纪守法，案规定参加继续教育，每年写一篇师德、师风的心得体会，进行师德、师风民主评议活动，参加各级各类升级考试，要求教师在教学工作实践中总结出有益的经验，鼓励教师撰写论文并在各级各类刊物上发表。教师队伍在提高自身队伍素质过程中形成的有特色的教案、论文、年度考核材料，指导学生参加各类竞赛活动的文件材料和获奖证书等，体现了一个学校的师资水平，这部分材料是学校对教师进行培使用的重要参考资料，学校档案管理人员应加强这方面文件材料的收集，并按教研组进行分门别类，以便提供利用。

2.3有效收集整理其他常规工作文件材料。学校档案管理是学校常规管理的组成部分，学校常规管理主要内容有：学校教师根据教学大纲，研究教材，编写教案，批改作业，组织测试，反馈学生的知识掌握情况，对不同层次的学生采取不同的方法，分类推进，并对后进生做好转化工作，每个教学阶段都要做教学质量分析；学校图书馆、仪器设备购置利用后一般都要进行造册登记；学校征用土地，进行基本建设和各种建筑物质量达标验收等过程中形成了专门的基本建设档案；学校进行财务管理、会计核算时形成了会计档案；安全工作是学校管理的一个不可缺少的环节，学校没学期都制定了一系列安全管理制度、责任书等。学校常规管理过程中形成的各种文件材料是学校档案的重要组成部分，它对提高学校日常管理质量和工作效率有着重要的参考作用。但这些档案材料一般分散在学校各职能部门，想要有效的提高学校档案的利用效率，学校所有档案就必须实行集中统一管理，以便统一开发档案信息资源，有效的为学校领导和学校各项工作服务。

2.4在学年结束后对收集的有关材料按类别进行分门别类，编制检索工具，装订收藏，以便今后的使用。

总之，学校档案管理工作直接关系到学校的办学质量，所以档案管理者要有重点、有计划的收集，合理地整理学校各门类的档案，发挥学校档案资源建设的基地作用，把对学校和社会有保存价值的档案集中管理，并采取切实有效的措施丰富学校档案管理资源，确保档案资源开发利用工作的质量和效率，让档案管理工作位学校的进步与发展发挥应有的作用。endprint