高校外汇经费报销的几个问题——以华南农业大学为例

吴芳红

(华南农业大学财务处 广东 广州)

伴随我国高等教育的蓬勃发展,不同层次高校的办学规模日益扩大, 与国外科研院所交流更加频繁,科研、教学工作中牵涉的会计业务均有外汇事项发生，从预算到决算,从外汇额度到现汇账户。大批师生派往国外进修学习, 大量外国学者走进国内课堂,从国外聘请客座教授、举办各种层次的国际会议、合作办学、外国学生来华留学都有外汇款项管理需求。故高学财务实践中, 外汇管理与报销业务逐年增加,外汇核算已逐步渗透到高校财务工作的方方面面,原先的外汇管理模式正面临着新的挑战和机遇。外汇管理工作在高校财务实践中已经逐步形成一个专门的会计过程。

华南农业大学近年来也随着国家对外开放政策的不断加强及国际合作交流的进一步加深，以及办学规模的扩大，积极响应国家政策，与国际间的学术交流、谈判磋商、科技互访等活动也日益增多，学校鼓励研究生、科研与教学人员、高校管理工作者等出国访问、合作研究与交流等（具体数据见图1-图4，具体数据由财务处、人事处、国际交流处和外事处提供）；支持邀请国外知名专家来校讲学，高薪特聘国立新加坡大学张炼辉等知名教授、引进国际人才及其团队来校授课与参与科研，签署了部分客座教授，一年往返几次来校指导教学科研工作，以此提高学校的软实力；另外随着科研水平的提高以及职称评审所需条件的提高，科研论文的发表主要以外文期刊为主；有些科研实验为了提高准确度需要国外购买试剂，生物材料有时也需要到国外进行测序等，这一切结算都是以外币结算为主。因此我校的外币业务日渐增多，呈直线上升趋势。随着高校体制改革不断深入推进, 高校办学自主性不断增强,对学校财务运营效益的要求也越来越高；我校相关职能部门正积极运用国家外汇政策、加强外汇财务管理工作,试图在收、支两方面都能提高学校的收益。本文拟从2011 2014 年来我校涉及外币报销的具体业务进行分析。

一、受资助出国人员组成和经费额度

目前我校每年资助出国留学人员经费开支大约在600 万元人民币/年（图1）；广州市菁英计划、合生珠江联合培养、以及联合培养的硕士和博士生人数每年大约在10 人左右（图2）；短期因公出访或培训平均每年大约150 人左右（图3）；受资助的出国人员主要由以下几个方面的人员组成：国家公派、单位自筹和自费出国的教工平均每年大约有40 人左右（以半年以上年限为准，视为中长期出国留学，如图4）。

图1 2011 2014 外汇报销数据

图2 2011 2014 年出国攻读博士和联合培养博士人数统计

图3 2011 2014 短期出访和培训人数统计

图4 2011 2014 中长期出国人数统计

二、合规性审核

1.依据

各类出国人员经费报销按照粤财行【2014】32 号文件《省直党政机关和事业单位因公临时出国经费管理办法》以及《华南农业大学因公临时出国（境）管理办法（试行）》；国外购买试剂材料及发表论文版面费依据外国相关公司提供的invoice（发票）或receipt（收据）并附中文翻译其中主要内容，配备信用卡，网银或银行等付款凭证予以报账。

2.外来发票审核

目前,直接向国外购买试剂盒、实验耗材、纸质和电子文献资料、支付会议费用、论文版面费、住宿和差旅等业务在高校已经成为司空见惯的科研与交流活动,华南农业大学也不例外。财务报销中,难免会有来自境外的发票,而且大多数其他国家并没有像中国这样，有财政部监制与颁发的严格统一发票。目前跨国网购业务也渗透到科研领域：药品、耗材可网购,信用卡付款,发票只能是网上的电子版下载打印, 少数有传真件,这样就无法获取会计学上 原始的唯一凭证,如果完全拒绝报销,势必影响教学与科研工作的正常开展。在这样的情况下,需要有经办人和项目主管在相关打印凭证上签字,药品、耗材经设备处签字,图书资料请图书馆编入书库管理。同时要求经办人出示信用卡原始对账单,且该原始对账单能证明该笔业务的真实性；若对账单上的付款记录中金额、时间、内容和网上下载的电子版打印件的内容相吻合,即可证明其真实性，给予报销。如付款时是现金结算或者当面信用卡付款,那就必须出示购物时的原始购物小票、信用卡签单或发票才可报销（北美国家大多数是只有购物清单小票和信用卡签单，若是现金付款，一般只有小票而无所谓发票的）。如果是住宿费用，旅店业者一般会提供带有自身商标的独一无二的 发票 ，上面一般会注明旅客姓名，支付费用等。

机票报销时,出示的报销凭证会比较复杂：有电子发票打印件,有机场提供的航空公司原始发票,也有机票客户收据联的,有旅行社代办的发票,甚至还有拿登机牌的。由于国际机票的价格较贵, 报销国际机票一定要凭原始 发票 (包括向航空公司索要的正规电子行程单（发票）、用现金在售票处购票时取得的机票样发票)；不具备原始发票的（如出示机票客户联、电子机票、登机牌等）,必须额外提供信用卡对账单原件,以核实实际支付的该笔账单金额、内容一致才给予报销，如机票为境外商业机构代购，一般会有支出费用证明或者机票。出国费用的报销, 原则上严格执行财政部下达的《临时出国人员生活费标准》,有些国外汇入的专项经费会明文规定其出国进修的标准，该标准有时会远远高于财政部的规定,这种情况须请示领导后，再做适当处理。

三、本校外汇报账基本流程

1.请款

出国前请款须附外事处已审批的《广东省因公出国任务批件》复印件1 份、出访国邀请函以及中文译本复印件各1 份。

2.回国报账

填写差旅费报销单，经国际交流处办理出国的，须附国际交流处已审批的《广东省因公出国任务批件》复印件1 份、出访国邀请函以及中文译本复印件各1 份；通过人事处办理出国的，附 华南农业大学职工短期因公出国（境）申请表 复印件1 份；附出访前报省外事办的费用预算证明，按照学校 附件样板 附报销说明，严格按批准天数、出访类别、出访国家、出访线路报销，原则上不得超过预算费用金额。如委托旅行社购买机票，则须附旅行社的正式合法发票及行程单；另出国签证费、保险费等与当次出国有关的杂费与出国差旅费一同报销，不得单报。所有国外的票据，每张都要用中文表明内容，打印不清的票据要复印与原件一同粘贴方可报销。

3.支付国外（境外）版面费、会议费、材料费

支付上述费用时，须提供发票（Invoice）或者收据（Receipt）,要求对方签名，并附银行汇款（或网银、信用卡转账）凭证。版面费的国外票据要在出版单位、文章内容、收费单位、收费金额等用中文注释并附发表文章第一页，所有单据都要三人（主管人、经办人、证明人）签字方可报账；试剂材料票据若在国外直接购买，须附付款记录的有关资料，其票据需对材料名称、数量、款项等内容并用中文注释，并附报销说明。阐明该材料从何处购买及用途、存放地点等；报销说明需经学院领导签名并加盖学院公章方可报销。

4.外汇牌价计算标准

外汇牌价按中国银行外汇牌价网站中中行折算价计算，计算日期按照出国离境当日汇率折算，具体标准见网站http://www.boc.cn/sourcedb/whpj/。

四、存在问题及解决办法

1.因公护照问题及解决办法

工作中偶尔发现个别教工常以办理出国任务批件时间长、耽误完成出国任务为借口，在没有取得出国任务批件的情况下使用因私护照出国。回国后又要求报销在国外逗留期间所发生的业务费用。这种不符合凡公费出国（境）的团组和个人必须通过因公出国（境）审批渠道办理手续，严禁持普通因私护照出国执行公务 规定的，不能启动报销程序。

2.审核详细结算单据问题及解决办法

有部分出国（境）人员，仅凭出国代理中介机构出具一张发票，想报销出国（境）的相关费用，而且不附实际发生支出的票据，同时不能提供支出明细的，会计审核无从判断支出的真实性。所以会计审核时必须要求出国人员出具与出国代理中介机构的实际详细结算单才能启动报销程序。

3.国外版面费、SCI 论文润色费、材料及测序费用等问题及处理办法

材料费及测序费等的票据千差万别。付款通知、支付凭证等被拿来当发票使用，碰到此种情况，尽量要报销人提供有invoice或receipt抬头的票据，付款通知、支付凭证只能作为invoice 或receipt 的附件使用。例如我校部分老师的SCI论文修改润色是在国外聘请无公司依托的私人修改，而且都是以国外网银paypal 方式支付，确实是没有发票提供。目前这种开销由于不符合相关规定，是不能纳入报销程序的。

1.范忆琳.高校外汇管理初探.事业财会,2007(01).

2.周永发.因公出国(境)费用审计方法初探.行政事业资产与财务,2014(09).