新时期创新档案管理的调查与思考——以北京市医疗器械检验所调研活动为例

刘慧萍，李海燕，柳青，王树庆，王军

(北京市医疗器械检验所，北京101111)

新时期创新档案管理的调查与思考
——以北京市医疗器械检验所调研活动为例

刘慧萍，李海燕，柳青，王树庆，王军

(北京市医疗器械检验所，北京101111)

“对历史负责，为现实服务，替未来着想”是李瑞环同志为中央档案馆建馆40周年的题词，这是对档案工作的重要性及其深远意义的最好诠释。近年来，随着计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的迅速发展，产生出一种新型的档案信息形态即档案信息数字化。它能够把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存储、以网络化的方式互相连接，从而可以及时利用，实现资源共享。档案信息数字化是推动档案信息化建设，真正践行“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的必由之路，我所也不例外，新时期档案信息数字化是我所创新档案管理工作的重心。

随着信息化的深入发展，全球信息化时代的全面到来，数字化档案必将成为今后档案的主要存在形式。然而实践中，档案数字化管理存在很多问题。本文以我所档案数字化工作为核心，分析了档案数字化管理的现状，针对如何科学有效地开展档案数字化，满足我所未来档案发展需求提出了一些见解。

1 我所档案信息数字化的基本情况

2006年8月，实验室信息管理系统(lims)正式启用，目前我所已经实现了检验任务从接收到下达都在网上操作。2006年10月，上级单位北京市食药局的办公自动化OA系统启用，其下发文和我所的上行文电子版可在OA系统中查找和下载，但我所的文书档案只有纸质版，没有实行档案信息数字化。直到2011年10月我所的档案管理系统(HOLA)才正式启用，实现了将我所的纸质档案扫描成电子版上传到HOLA系统中进行网络化利用，真正建立了自己的档案管理系统，有了自己的档案数据库。截至2014年5月，我所把实验室信息管理lims、办公自动化OA、档案管理HOLA三个系统在BPM平台中完成系统整合，真正实现了统一界面、统一平台、统一流程、统一管理。具体实现过程是在BPM平台上开发完成portal，实现我所的办公自动化信息管理系统;Lims系统的功能在Oracle中间件平台BPM组件中开发完成;HOLA系统的功能集成在Oracle的UCM中;市局的OA系统和我所的portal通过数据接口实现公文对接。各个系统所产生的文档数据均统一存储在UCM内，按照具体的档案管理要求制定归档逻辑完成电子数据档案管理工作。

2 我所档案信息数字化平台设计的技术架构

2.1 档案信息数字化平台的总体架构(见图1)

(1)基础平台层:底层搭建了服务数据网格模式;数据库采用Oracle 11g RAC集群模式，负载均衡，提高数据运算和响应速度和数据安全。Web Services的基本规范是建立在SOAP、WSDL和UDDI的基础之上。采用Web Logic服务管理发布应用服务，建立分布式应用模式。应用服务采用双机热备模式和数据存储磁盘阵列镜像备份，应用的冗余部署结构避免了系统的单点故障。这是应用服务的载体，基础的技术支撑部分，提高了应用服务的有效性、高效性、可扩展性和安全性。

图1 档案信息数字化平台总体构架

(2)业务数据模型层(M、C):SOA是一个可以整合各种服务的架构平台，其本质是要通过一组核心服务技术，集中对平台进行管理，从而把各种服务有效地整合起来。它允许采用不同开发平台和开发语言的应用间相互交换数据和业务流程。采用SOA组件统一管理业务应用以及核心流程，数据总线调度整个系统I/O进程，事件总线、业务适配器、业务流程管理器和规则引擎支撑整个业务流程的逻辑处理和流程驱动，整个企业集成架构中心。

(3)信息访问层(V):门户访问界面、业务数据统计分析、流程执行/查询界面，是所有用户体验的窗口，也是人机交互的界面，UI和布局影响整个用户体验。

2.2 档案信息数字化平台的功能设计

(1)与应用系统集成，应用流程完成后直接将生成的文本转存入档案管理系统。如办公管理的公文审批流程、合同评审流程、采购流程、培训流程等所生成的最终文档，均会归档到UCM中。

(2)结构化数据，节省存储空间。电子档案的最大优势是区别于以前的非结构化数据，可以节省大量的存储空间，提高存储数量和质量。如影片10000字普通文本文件，通过扫描形成非结构化数据文件可能是同样篇幅的结构化数据的文档的700倍左右。

(3)可扩展档案信息标签，方便检索查阅。将电子文件的标签属性做成元数据存放在数据库内，可以通过搜索字段的优化和排列，做成可按照优先级的搜索资源，方便查阅和检索，提高档案管理过程中存放和借阅等环节的工作效率。

2.3档案信息数字化平台的管理优势

(1)方便检索查阅，节省管理成本，避免了过去借阅一份档案，要去通过档案存放记录翻阅、查找等过程，只需在形成电子文档和索引卡后，通过搜索和借阅功能在1分钟之内就可以准确查阅。

(2)可增长电子档案存放时间和数量，不同于其他介质，需要受环境约束和限制。我所平台通过结构化数据，提高了存储数量和质量。

(3)和实际业务联系紧密，规范档案管理操作流程。和其它应用系统集合后，通过应用管理和制约的关系，可以准确的进行归档工作，防止了以前人为催促递交档案纸质版本的疏漏和不及时，也将档案管理的规范化把关环节提前至档案管理员的环节，通过流程节点的控制，强制实现档案的归档提示。

(4)电子档案通过受控水印和管理条例确保其有效期和有效性。对于电子档案的管理，通过加盖‘受控’水印和个人信息标识等手段，防止用户私自打印下载传播，并通过管理条例的细化明确规定电子文件借出的有效时限，保证了档案数据的安全和有效性。

(5)通过安全技术手段，可以进行电子档案的备份管理，防止信息泄露和丢失。我们的档案存储介质都是实时同步备份的，并且有主备切换功能，可以在主的服务应用或是存储设备出现故障时，及时的切换到备份设备之上，确保档案数据的安全性。

3 我所档案信息数字化存在的不足

3.1 档案数字化存储空间有待扩容

档案数字化的信息存储设备是磁盘阵列。我所的信息存储设备目前只能满足检验、文书、合同(设备合同除外)、科研、实物五类档案实现档案数字化的需求，照片档案因所需存储空间大，整合到档案管理系统中，将影响系统的整体运行，所以要实现它的数字化，解决方法是更新硬件设备和扩大磁盘阵列的储存量。

3.2 档案数字化数据管理相对滞后

2014年5月我所的BPM平台具有将lims扭转的检验报告及原始记录、OA扭转的文件资料手动归到档案管理系统的功能。截止目前，我所办公自动化OA扭转的文件资料能手动归到档案管理系统，然而由于检验报告的部分实验数据不便上传;审核人员习惯审核纸质文件;检验报告电子化流程没有强制执行，检验报告和原始记录一直保留着原始的纸质审核、纸质归档方式。要实现数字化还需人工扫描成PDF格式，耗费大量人力、物力、财力。现行的管理机制导致档案数字化数据管理的滞后性。

3.3 档案人员整体素质仍需提高

档案数字化真正的成功，不是以软硬件系统的构建完成为标志，而是以每个档案人员应用起来并不断产生信息资源为核心，最终体现在档案服务机制的创新和档案信息利用效率的提高上。因此实现档案数字化，要求档案管理人员不仅具有专业的档案知识，还必须掌握先进的信息技术知识，二者缺一不可。

近年来，尽管我所档案管理人员的档案专业知识、信息知识与技术水平已有了非常大的提高，但与我所档案数字化要求还相差甚远。

4 新形势下开展档案信息数字化的思考

4.1 转变观念，提升档案数字化理念

我所档案数字化作为信息化建设的重要组成部分，已越来越受所领导的重视并得以推广应用，但职工的信息化理念和信息化实用水平滞后。因此我所必须从实际出发，转变职工观念，从信息化管理理念、制度两方面创新，具体措施:一是信息办在信息化系统运转过程中，多向系统使用者争求意见，使用者提出的建议，促进系统改进，确保系统的实用性和快捷性;二是优化检验报告和原始记录电子化审批和归档流程，建立健全信息化管理制度。

4.2 规范管理，完善档案数字化机制

档案数字化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务标准要规范，要推进档案数字化建设，必须抓好档案标准化。我所应结合电子档案本身特点，建立并完善相应的机制，从而降低电子档案及其管理系统的风险系数。总之，不仅要建立健全与之相适应的管理制度，还需要不断完善其操作标准，使其制度化、流程化，对各部门提出统一要求，如储存格式、处理方式、保管环节、使用环节及收集环节所涉及的标准予以进一步完善，从而保证档案数字化各个环节安全快捷。

4.3 加强培训，提高档案队伍素质

(1)档案数字化建设过程中，对档案管理人员要有计划、有组织地进行信息技术和档案专业知识的培训。(2)积极为档案管理人员创造机会，派他们到档案数字化建设好的单位学习和培训，提高档案综合管理水平。(3)有针对性的选拔档案专职人员和信息化业务人员充实到档案管理中，壮大档案管理人员队伍，使数字化档案发挥其更好的利用价值。

R197．322

C

1002-2376(2015)01-0087-03

2014-10-30