探讨信息时代对秘书职业的要求

吴晓丹

摘 要：在信息化时代，秘书工作人员需要依靠信息化手段，更新工作意识，提高专业素养，提高工作能力，拓展视野，适应社会发展和单位工作的需要，更好地为实际工作服务。

关键词：信息;秘书;专业素养

随着以计算机和网络为中心的信息化办公设备进入办公室，秘书的很多工作发生了变化，传统的工作模式和工作内容被更为高效的信息系统所替代。而且相关的系统正在不断完善更新，新的技术正在不断应用，应用范围不断扩大，秘书的视野也随之不断开阔，加上知识的快速更新，秘书作为一个单位上传下达的中枢，应该适应和利用信息化条件，为领导和基层人员提供良好的服务，这是每一个从事秘书工作的人员必须认真面对和总结的问题。

一、存在的问题

1.信息素养无法适应工作需要

在信息化发展的今天，仍然有些秘书对信息化有这样或那样的抵触心理，不善于利用计算机等信息设备，不愿意通过发达的网络条件推进自己的工作，不积极学习信息化的相关知识。相关信息化知识的缺陷导致思维方式和工作行为对信息化应用的各种不适，制约了秘书在参谋、咨询、协调和管理等方面工作的开展，影响了个人专业素养的更新和提高。信息手段的缺乏，将会导致各种资源获取困难、延误甚至无法提供必须的信息，从而影响单位的组织和运转。

2.工作思维老化

有些秘书认为自己从事的工作就是向下级传达领导意图，向上级反映基层意见，领导让做什么就做什么，缺乏积极主动、开拓创新的意识，无法领会各项命令和任务背后更深层次的内容和意义，无法更好地推进工作的落实和完成，不愿意主动、创造性地开展各项工作。他们知识结构老化，不能积极主动地更新知识内容，在低效的事务性工作中浪费了大量时间，工作进展和办事效率不适应时代发展的步伐。随着信息化各项应用的不断发展，传统的知识储备和知识结构已不能适应时代的发展，无法满足工作的需要，提升信息化素养，更新工作思维方式势在必行。

二、提高信息化条件下的专业素养

随着社会进步和信息发展的多元化，秘书作为一个单位重要的信息收集者，需要结合内外环境因素，夯实基本工作能力，丰富自身素质，积极利用各种信息手段，提高专业素养。

1.树立信息意识，提高利用信息技术的能力

落后的工作模式必将无法适应时代的发展，无法承担相应的工作职责;守旧的思维意识在工作中将不利于积极地开拓创新，在日新月异的当今社会必将被时代吞没。只有积极主动地领会和接受各种信息时代的知识和工具，培养对信息时代秘书工作的认识，加强对信息敏锐的感知能力，在繁复信息中发掘有价值内容的认知能力，指导实践工作，才能更好地完成本职工作。提高利用信息技术的能力，需要善于通过互联网和信息系统不断收集、整理、分析、汇总各种有利于工作的各种数据和资料，掌握各种信息检索工具和方法，不断提高获取信息、选择信息、分析信息和利用信息的能力。提高信息能力，将会在实际工作中更好地为单位提供多方位的参考，各种网络、无线等先进工作手段的应用，将大幅度提高工作效率，使单位各项目的运转更为高效，为工作的推进提供更有力的助力。

2.扩大专业视野

秘书作为单位中上传下达的重要枢纽，必须通过丰富、发达的信息化手段，不断扩大专业视野，优化知识结构，适应时代发展要求，更好地完成本职工作。信息时代极大地扩大了人们的视野，更新了人们的观念，影响了人们的思维方式和工作方式。秘书只有具备适应时代的的创新意识，才能为单位提供更新、更丰富的信息，并可以延伸其专业视野，更容易深入探索，发现和发展新的见解，有利于个人综合素质的提升，积极适应和推进单位的发展，在日益繁复的工作中提高工作效率。

3.构建宝塔型知识结构

秘书要学习掌握各种秘书工作的基础知识，包括公文写作、信息收集和传达、工作管理和协调等内容。在实际工作中不断总结和积累，积极参与团队和单位的各项工作，认真与团队成员进行探讨，逐步提高对专业领域的认知，努力把握各项工作的发展脉络，形成自己的知识体系，在不断的积累和总结中，打下坚实的知识基础。秘书需要有丰富的知识水平和经验，在完成项目或任务的过程中，善于从多角度学习看待问题和解决问题的方法，结合自身的工作加以思考和开拓创新，积极发现和提出问题，提出合理的建议和解决方案。不断学习先进的管理经验，善于借鉴别人的先进经验，同时能摒弃一些落后或失败的先例，并创造性地与自身的工作相结合，改进工作方法，为各项工作的开展提供成熟的参考指南。

总之，信息时代要求秘书必须适应单位和社会环境的发展变化，充分利用各种信息手段，优化知识结构，开拓视野，在从单一的事务性工作中，摸索和总结出更为合理有效的工作模式，在自己的岗位上更好地发挥聪明才智，创造出更大的价值。

参考文献：

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