信息化在档案管理中的应用

2015-01-10熊沈凡

中国管理信息化 2015年19期

熊沈凡

（长江水利委员会网络与信息中心，武汉 430010）

在现代科学技术快速发展的背景下，信息技术在人们生活中发挥着非常重要的作用，信息资源逐渐成为了推动社会经济飞跃发展的重要资源。在这样的背景下，传统的档案管理模式已经无法适应数字化社会发展的需要，这也为当前档案管理工作提出了更大的挑战。因此，档案管理人员在日常工作中应该将文件、图纸、照片等原始档案资料转化为有用的信息，以便更好的为档案资料需求者服务。

1 信息化是档案管理发展的必然趋势

1.1 电子档案的优点

电子档案的出现和应用，是目前当前档案管理的重要表现，但这也为档案管理工作提出了更加严格的要求。众所周知，在档案管理过程中，电子档案具有传输方便快捷、储存性好、安全性高等优点，所以快速的取代了传统的纸质档案管理模式。采取电子档案管理，不仅有利于提高档案管理的效率，而且有利于扩大档案资料的利用范围和价值，为档案资料利用者提供了方便。基于电子档案的多种优势，从而促使信息化逐渐成为了档案管理发展的必然趋势。

1.2 计算机软硬件基础配置的发展

在现代档案管理信息化过程中，计算机软硬件的合理配置为其发展创造了良好的条件。其中，在我国当前各个单位的档案管理部门中，各种不同的打印机、复印机、扫描机的广泛应用，为档案管理信息化奠定了良好的基础，明显提高了档案管理的信息化水平。除此之外，一些条件较好的单位还配备有良好的管理软件，从而为档案资料的收集、保管、和利用创造了更加有力的条件，这也推动了信息化成为档案管理的必然发展趋势。

2 如何通过信息化做好档案管理

2.1 转变传统的档案管理模式，变实体管理为信息管理

在传统的档案管理过程中，主要是以图片、录音、录像和纸质原始资料作为档案管理的重要资料，以人工搜集、整理、鉴定、保管资料为主，在较大程度上增加了档案管理人员的工作量。同时，由于各种档案资料信息储存量较大，档案管理人员无法快速对各种档案资料进行分类处理，从而降低了档案资料的利用效率。然而，在现代信息管理技术和设备不断发展的背景下，各种计算机设备、光盘、缩微、多媒体技术为档案管理的信息化创造了良好的条件［1］。因此，在信息化快速发展的背景下，为了更好的做好档案管理工作，便需要转变传统的档案管理模式，变实体管理为数字化信息管理，坚持以信息作为重要的管理对象，以科技委载体，加强对各种档案信息进行分类处理，从而更好的为社会各个领域服务，最大限度的提高社会发展的经济效益。

2.2 构建有效的档案管理信息系统，充分、合理、安全的利用电子档案

为了更好的利用信息化技术做好档案管理工作，便需要构建完善有效的计算机文件档案信息管理系统。其中，档案管理部门还应该全面做好以下几项工作：一是设计和规范信息化条件下的档案文件管理流程，以便更好的满足现代信息化档案的需求；二是应该根据档案资料的实际应用价值合理设计档案信息化管理系统的功能；三是需要利用信息化条件构建起完善的内部控制制度，从而保障档案资料的安全性。在利用电子档案资料的过程中，还需要注意以下几点：首先应该意识到电子档案资料管理的安全性问题。由于信息技术的快速发展，各个地区的档案管理单位都逐渐开始利用计算机网络，有效扩大了电子档案的管理范围和档案资料信息的数量。因此，则需要全面做好计算机病毒攻击的防范工作，从而确保电子档案信息的安全［2］；其次，需要保障电子档案资料的真实性。由于一般电子档案资料从生成到归档的过程中无法应用完善的程序化管理系统，难以实现档案资料管理的系统性链接，这便在一定程度上影响了电子档案数据信息的完整性，导致电子档案资料的信息难以与原始纸质档案资料的信息统一起来，所以则需要充分、合理、安全的利用电子档案。

2.3 增强档案管理者的专业素质，实现档案管理的科学化

在现代信息化社会的快速发展背景下，各种现代化设备的应用也给人们提出了更高的要求，所以为了利用信息化更好的做好档案管理工作，便需要现代档案管理人们具备现代多元化的知识结构。同时，档案管理工作人员应该不断学习，转变传统的档案管理理念，树立起良好的现代信息化管理思想，不断提高档案管理人员的综合素质。在日常工作中，档案管理人员应该在做好自己本职工作的同时，应该不断学习，以现代化信息知识来充实自己。同时，各个档案管理部门也应该积极开展相关的档案信息化管理培训工作，让所有的档案管理人员充分认识到档案信息化管理的重要性，有效增强档案资料共享的意识和责任。因此，为了利用信息化更好的做好档案管理工作，则需要构建一支高素质和业务知识较强的专业队伍，要求全面掌握档案管理学、文书学、目录学、档案自动化管理和档案著录、标引、检索等相关的档案管理知识，有效实现档案管理的科学化［3］。

3 档案管理信息化的注意事项

3.1 强化硬件配置，优化完善档案管理软件系统

在信息化档案管理过程中，由于各个单位的信息化设备和管理技术不一致，档案数据信息兼容统一存在一定的难度，影响了档案信息的管理水平。因此，在实行档案管理信息化的过程中，我们首先应该应用专业、统一的现代数字化设备，建立起先进的档案管理系统，优化档案管理软件，从而较好的实现档案管理的自动标引和文档一体化。要求采用具备统一型号和规格的计算机软硬件设备，要求达到专业化的配置标准，以更好的实现现代档案管理的信息化。

3.2 提升管理水平，完善档案信息化管理机制

在档案管理信息化应用的过程中，应该针对不同文档资料的使用价值进行分类处理，全面做好不同电子档案文件的归档工作。同时，档案管理人员还应该根据档案管理信息化的实际情况制定出科学合理的管理方法，从而保障电子档案管理的有效性和科学性。除此之外，还需要构建完善统一的档案信息化管理制度，以便及时解决档案管理信息化过程中存在的问题，最大限度提升档案资料的利用效率。