科技档案管理初探

李佳音，李东风

（1.沈阳有色金属研究院，辽宁 沈阳 110141；2.沈阳药科大学，辽宁 沈阳 110015）

科技档案管理是科技管理工作中一项不可缺少的内容。积累和储存科技档案资料，加强科技档案管理，是一项基础建设，是发展国家科技事业的必要手段。

科技档案是科研人员在科技活动中直接形成的，具有保存价值的文字材料、计算材料、实验数据、图纸图表、照片、录音录像等各种形式和载体的综合。

1 科技档案的内容

（1）研究准备阶段：包括开题报告、科研任务书、课题研究方案；

（2）研究试验阶段：包括实验记录、实验报告、阶段实验总结、实验样品、标本、音像记录、计算公式和数据、图纸、图表等；

（3）总结鉴定验收阶段：包括研究总结、技术报告、成果技术鉴定报告等；

（4）成果奖励申报阶段：包括成果申报材料、奖励证书等；

（5）成果推广应用阶段：包括推广应用方案、技术转让合同、用户反馈意见等。

2 科技档案管理应遵循的基本原则

（1）集中统一管理是科技档案管理基本原则的核心。他的要求是：建立统一的档案管理机构；建立统一的科技档案管理制度；建立统一的档案保管中心。

（2）维护科技档案的完整、准确、真实、系统、安全是科技档案管理的基本要求。所有档案材料必须是真实的原始记录，文件手稿，必须有设计人员、实验操作人员、检查验收人员、各级负责人员、领导人员的亲笔签字或盖章，正式文件必须盖有相关单位的公章。

（3）实现科技档案的有效利用是科技档案管理工作的根本目的。科技档案管理不是看堆守摊，不是把科技档案变成毫无用处的一堆废纸。关键是要把死材料管活，使其成为总结经验，制定计划，解决矛盾，处理纠纷的有效依据。

特别是要为科技工作者提供准确的情报资源。科学技术的发展本身就是一个由简单到复杂，由初级到高级的连续不断的发展过程。一项科研课题所取得的成果，对于从他延伸、扩展、派生出来的新课题，就是新课题研究的基础和起点。新课题的研究，不仅可以继承和发展原课题研究取得的理论成果和技术成果；而且原课题研究中一些失败的经验教训，也可以供新课题研究的借鉴和参考，避免再走弯路，重蹈覆辙。这些经验教训就记载在科技档案之中。由此可见，科技档案管理是科技管理工作中不可或缺的一项重要内容。科技档案管理工作的不断发展和完善，对进一步促进我国科学技术的进步，以科技创新带动社会生产力的发展和国力的强盛都有着积极的作用。

3 我国在科技档案管理工作中存在的不足

（1）归档资料不全，不能反映课题研究的全貌．究其原因，主要是没有严格贯彻执行国家有关科技档案管理的法规，没有按相关规程收集应归档的全部材料；有些科研人员，或为了自己查找利用方便；或害怕别人利用自己的科研成果赶上或超过自己；或担心档案管理部门管理不当造成资料丢失，因而只上缴次要资料以应付，而拒绝交出主要资料。

（2）档案管理部门对收集到的资料在分类、编目、装订、立卷、归档等方面不规范，管理混乱，只在上级档案管理部门检查时突击应付一下，因而科研人员查索利用时极不方便。

（3）资金不足，库房简陋，设备不合要求，缺乏防火、防潮、防腐、防虫、防鼠、防盗等安全措施。

（4）停留在只管纸质档案，看堆守摊的落后状态，缺乏电脑等信息化管理手段。

（5）档案管理人员素质不适应科技档案管理工作的需要，许多人不仅未接受过档案管理的专业培训，而且缺乏科技档案管理所必须的现代科技知识和电脑操作技能，因而只能胜任资料保管员角色，工作缺乏前瞻性。

（6）上述问题归结到一点，其根本原因是有些领导干部只重视科研项目和成果的管理，而忽视科技档案的管理和应用。在财力、物力、人力等方面对科技档案管理工作支持不够，过问不多，指导不力。

4 加强科技档案管理的措施

（1）科研院所的领导干部更新观点，开阔视野，加强对科技档案管理工作的支持和领导。领导干部在以主要精力抓好科研项目、进度、成果和经济效益的同时，要分出一部分精力，经常关心和过问科技档案管理工作，了解他们的工作状况，遇到什么困难和问题，对他们的工作成绩给以肯定和鼓舞，切实为他们解决资金、库房、设备等方面遇到的困难，帮他们协调与相关部门的关系，建立健全档案管理制度。

（2）科技档案管理的加强，关键在于人力的加强，人力的加强关键又在人的素质的提高。科技档案管理人员的知识结构应该既具有理工科毕业的基础，又有档案管理的专业知识的复合型人才。因此在引进人才时，就应该引进具有理工科大学毕业的学历的人才，然后再送他们到相关院校学习档案管理的专业知识。切不可满足于只要有人看堆顶岗就行。

（3）与时俱进，逐步实现科技档案管理的信息。随着科学技术的进步，整个世界都进入了信息化时代。纸质档案当然是重要的珍贵的历史记录，具有极重要的历史价值。但是他又有其不容否认的局限性，如不易长期保存，易腐朽损坏，查阅不便等等。而信息技术就有其公认的优越性，大量的文献资料都可以储存于小小的磁盘、光盘、U盘之中，易保存、可复制，使用方便。如果将其与互联网联网，人们就可以坐在电脑前点击查阅，省时省力省去了旅途劳顿。因此，科技档案管理部门要跟上时代的步伐。购买信息化管理所必需的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等器材。档案管理人员应努力学习尽快掌握信息化管理所必要的技能，以适应工作的需要。

我们的科技档案管理工作者一定会在党的十八大精神的指引下，奋发努力，将科技档案管理工作推向一个新的阶段，服务科技事业，服务社会，为建设创新型社会做出自己应有的贡献。