高职院校人事档案信息化管理需求及实现途径

黄 昆 邓 芳

（江苏财经职业技术学院，江苏 淮安 223003）

0 前言

笔者是学校第一线的档案管理者，日常与档案打交道较多，高职院校人事档案管理工作的基本原则是：谁管理，谁把关，谁审核，谁负责。主要的人事档案管理步骤是：总类、材料收集、审核、整理、提供利用、转递、保管保密等。具体的实施步骤是：（1）制定方案，细化明确档案审核范围，做好时间安排，组织认定方式等前期工作。（2）审核登记，列入审核范围人员进行审核登记，逐页逐卷登记，初审与复审。（3）汇总分析，审核内容分类，问题分类，问题处理方式分类，每日情况登记表，要求材料越详细越好，越具体越好。（4）调查核实阶段，要求至少2人参加，全面调查核实，取得原始凭证材料，严格纪律要求。（5）撰写调查报告。秉承着公平公正，从严从实的原则，填写《人事档案登记表》，由党委或者组织人事部门集体研究确定。

一直以来，人事档案在学校的职工晋升、工资改革、职称评定等方面起着重要的作用。然而，随着近些年来高职院校合并浪潮的出现，档案管理工作中存在的诸多问题更加明显的暴露出来，特别是在一些由不同学科、不同层次学校合并而来的高职院校，合并时间比较仓促，人事档案工作在各个学校的重视度又不尽不同，从而出现了一些不容忽视的问题。

1 当前人事档案管理工作存在问题及原因分析

1.1 领导重视不到位，管理意识淡薄

长期以来，相当一部分人对高职院校人事档案工作不太了解，认为就是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料而已，对教学工作和科研发展起不了什么大作用，只要确保档案管理人员对档案文件保存得当，能应付单位员工调动或提拔时的查档工作就行。对于学校档案工作，一些高职院校领导没有引起足够的重视，甚至没有配备专职的人事档案管理员，没有配备专用的档案库房，大多数由学校人事处工作人员兼管档案工作，或者学校图书馆一些临时人员管理，学校的人事档案管理工作长期处于“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的尴尬局面。

1.2 设备更新不到位，管理手段落后

我国大多数高职院校兴办运行的历史较短，管理经验不足，具体表现在档案管理领域则是无史可鉴，无成套的规章制度可仿效。所以大多数高职院校特别是新合并升格的高职院校，就先沿用合并前的一些管理规章制度靠惯性勉强运行。大多数学校的档案库房基础设施差，普通的办公用房临时做档案库房的情况比较多，其中有的学校甚至因为档案材料多，把库房安排在办公楼的顶楼、拐角处或者地下室等等阴暗的地方，使得大多数档案长期暴露在高温潮湿的环境之中，对保护好学校档案工作非常不利。此外，由于先前各校的隶属关系、办学规模、管理方式存在较大差异，导致出现档案管理制度规范不一，质量参差不齐，管理手段落后等问题，实质上是高职院校档案管理制度的缺失。在这种情况下，档案的收集、整理、归类等工作主要还是依靠手工操作，没有进行规范整理，当然谈不上运用现代化、信息化的管理技术和手段进行管理。

1.3 管理理念不到位，管理制度缺失

大多数高职院校合并后，各个学校的领导班子和教职工都做了适当调整，合并后成立新的档案管理部门对之前的档案进行归纳整合。由于制度缺少连续性，在这个过程中容易出现两种问题：一是，合并之前各个学校各自有各自的档案管理部门和管理方式，合并后归档材料难度也大，制度不同，要求不同，材料收集难度大；二是，由于合并过程中档案管理工作的疏漏，或者丢弃不见，或者遗留在个人手中，随意放置，等到归档时，就会发现材料缺失较多，无形中增加了档案收集工作的难度。

1.4 人员素质不到位，管理水平不高

有些高职院校没有专门的档案管理部门，或者没有专职的档案管理人员。有的学校是人事处相关人员兼管这项工作，有的学校是图书馆下设档案部门，聘用临时工性质的工作人员，没有做到单独设立档案人员编制。这样做的直接后果就是人员自身素质不高，创新性不够，信息化技能水平不强，或者根本没有精力全力投入到档案管理工作中。此外，有些学校对档案管理人员的培训也不够，有些学校对从事档案工作的人员很少进行业务培训，导致档案管理人员对现代档案管理理念、方法、手段等缺少最基本的认知，难以适应档案信息化管理的需求。

2 人事档案管理工作的信息化需求及管理策略

当前，信息技术已经渗透到事业发展的各个领域，高职院校的档案管理工作档案也不能例外。这就要求高职院校充分利用信息化手段，明确将信息化建设作为一项重要内容，加快档案信息资源开发利用工作的保障环境，全面提升档案信息资源开发利用水平和能力。从根本上讲，档案信息化建没，主要是指通过计算机，网络等高科技手段将传统的档案设计成人们可共享，方便查阅编辑的网络化档案。它的核心内容是在保证与传统档案目的相同的情况下，突出当然使用和保管的安全性及实用性，最大限度的减少人们在查阅档案过程中的困难.方便人们快速准确的使用储存所需要的信息。高校人事资源管理中会产生很多的档案信息，比如：职工基本信息、学历学位信息、职务变动信息、职称变动信息、工资变动信息、岗位变动信息等等。只有将信息集合按照需要进行开发和利用才能体现信息积累的意义，通过信息化的管理达到更有效的开发和利用信息资源的目的。

2.1 领导重视是前提

领导重视是关键，只有领导重视才能在各方面有具体要求，才能有利于协调各岗位明确责任义务，保证进度和质量。必须让领导充分认识高校档案的价值，地位，作用和意义，同时充分认识高校档案信息化建设的重要性和必要性。此外，协作是实施及管理的前提，只有各岗位人员通力合作、共同使用，积极发现并解决问题，才能不断改进系统，使系统优点最大化。

2.2 资源整合是重点

加快高职院校档案信息化建设，是一个复杂的系统工程，要做好这项工作，不但是需要各个学校领导，各个部门，在资金，物力，人事，技术等方面的大力支持和配合，更需要档案管理工作人员不断创新，与时俱进学习新的理论和实践知识。比如，各部门实现其档案信息化安全措施可以和学校网络安全系统统一考虑，以节省人事和财力。召集有关网络技术专家，共同酝酿制定档案的有关业务工作、技术方法以及设备等方面的统一原则和规范，建立一套能够胜任档案信息化工作的电子档案管理数据库，这样可以在向资源共享过渡时少走弯路。

2.3 硬件完善是基础

人事档案信息是随时都可能变化的，信息化建设只是信息管理工程的开始，需要建立起有效的档案管理运行系统，更新数据信息。准确的信息才是一切管理和决策的基础。只有科学的管理和精心的维护，才会赋予信息系统生命，才能持续发展，为人事资源管理锦上添花。当然，为保障信息系统的有效运行，档案部门的经费，应列入学校预算，统筹解决。或者专门设立综合档案室，添购档案管理硬件设施、设备，分类存放，编档管理，做好防火、防盗、防潮、防水、防光、防磁、防虫、防高温、防尘、防鼠“十防”措施，为库房配备温度计、湿度计、灭火器、空调机和去湿机等设施，确保档案材料管理规范、保管安全、利用方便，向档案管理现代化迈进。

2.4 人员素质是保障

优秀的档案工作人员要对本部门内部的工作内容、工作流程非常熟悉，要有整体观念、大局观念，同时积极搜集内部需求并善于思考不断提出系统的修改改进意见，有步骤、有计划的保障信息系统的安全实施和有效管理。学校需要积极引进档案管理专业人才和计算机专业人才，并通过培养、引进和人才流动等方式，优化档案工作人才队伍结构，建设一支具有较高专业素质和综合实力的档案管理队伍。学校还要积极支持现有的档案管理人员参加国家和省、市级档案部门举办的业务学习，或者到附近兄弟院校参观学习，促使其业务能力得到提高。同时还要学习较高的管理能力。通过各种方式培训努力打造出一支责任心强、技术过硬，适应信息化管理需要档案管理人员队伍。

［1］程晓英.高校人事资源档案信息化管理系统的建设与思考[J].档案学研究，2010(3).

［2］周晓峰，白宏强.高职院校档案管理现状及应对之浅见[J].科技信息，2009(21).

［3］韩小重.高职院校档案管理工作现状分析及其对策[J].晋城职业技术学院学报，2011(4).

［4］刘莹.分析数字档案在档案信息化建设中的重要性[J].价值工程，2012(18).