对消防船舶文书资料管理的思考

■ 孔祥松

0 引 言

消防船舶从建造施工到下水服役再到退出现役，都离不开文书资料的指导。如果文书资料缺少或流失必然影响到航行保障、维护检测、维修改造的效率，往往需要再投入一定的财力、物力进行弥补，从而延缓日常维护、进厂维修的周期，影响到消防船舶执行战备任务。

1 消防船舶文书资料概述及分类

船舶文书资料指一切与船舶相关的图、文、表等纸质或电子版本资料，能够反映船舶的权属、技术状况及航行动态。文书资料不仅是船舶日常使用管理的依据，也是船舶开展维修改造的依据，包括相关设计图纸、随机文件、船舶证书、日常管理记录等等。文书资料之间存在相互依存、相互补充的关系。

1.1 图纸资料

《内河船舶法定检验技术规则（2011）》、《国内航行海船法定检验技术规则（2011）》等规定对船舶建造、维修改造所需要的图纸资料进行了概括。虽然消防船舶航区有内河和沿海之分，在建造、改造过程中依据的规范不一，但图纸均划分船体、轮机、电气3个类别，所有图纸从送审设计到详细设计再到生产设计均按此类别划分，最终船舶建造、改造通过验收后由船东方签收的完工图，也体现船舶日后维修、改造所需的3个类别图纸。

1.2 设备资料

船舶设备多而繁杂，但主要分为2大类别：1）船舶的操纵设备，包括助航、通讯、甲板机械等设备；2）提供船舶动力的动力设备，包括主机及推进系统、副机、电气等设备；而消防船舶还配备消防设备等。所有直接影响到船舶性能的大宗设备均为设计院或船东根据使用情况进行选型、专家论证后由生产厂家提供设备完工资料，这些设备的具体技术数据资料将伴随船舶一生。

1.3 证书资料

证书资料是船舶所有法定文书的统称，是由国家海事部门或国家认可的机构签发的证书。只有通过法定登记和检验取得必要的文书后，船舶方能开始运行。通常有：所有权证书、国籍证书、适航证书等7种，特殊船舶需要的证书还有所增加。这些证书如同人的身份证明及健康情况证明，在船舶办理检验、维修、保险等业务工作时是必须具备的。

1.4 管理资料

主要包括3个类别：1）日常航行记载资料，如航行记录、轮机值班记录，是记载船舶动态的资料；2）检查资料，按专业对设备进行自查维护记录，便于区分设备偶发故障及常见故障，是记载船舶性能的资料；3）维修资料，在对各设备进行维修时，均留有各类设备检测、维修记录，特别在进厂维修期间，对船舶检测、设备测试等各项记录更能科学反映船舶技术状态。

2 目前文书资料管理现状

在公务船艇管理中，公安海警部队《海警舰艇条令》、《海警舰艇舰（艇）体与设备保养规定》等规定明确了相关船舶技术文书的管理要求。而消防船艇在管理方面遵守国家相关规定或参照相关规定进行管理，但在文书资料管理上也未有统一的相关规定，加之船艇方面专业人才还有所缺乏，难免在管理文书资料方面有不规范之处，也是当前大部分现役消防船艇中及需改进的地方。

2.1 从技术需求角度看

《中华人民共和国海上交通安全法（1983）》、《中华人民共和国内河交通安全管理条例（2002）》等法规都对文书资料保管、记载进行了规定。因船舶管理技术性较强，对技术文书管理需要一定的船舶知识基础。现虽有人员管理，但因兵员复退等原因而缺乏可挑选的技术人员，也给船舶资料在管理使用中带来不便。

2.2 从集中管理角度看

《中华人民共和国船舶安全检查规则（2009）》规定船舶相关证书有效期检查是重要内容之一，是证明内河、海上交通事故的有效的证明文件，该规定虽不适用现役部队船舶，但规则中规定的检查项目对加强消防船舶技术文书管理具有重要指导意义。现消防船舶文书资料大部分存放于中队，一部分资料留存上级单位，集中规范管理不够。因未明确层级管理内容，且在程序上逐级审批期限较长等因素存在，有时也会出现船舶相关证书换发不及时现象。

2.3 从日常使用角度看

1）日常记录不完整，以《内河船舶航行日志记载规则（1993）》、《内河船舶轮机日志记载规则（1993）》等规定为例，其对航行中记载事项进行了明确，规定虽不适用现役船舶，但参照规定要求，存在记录不够完整现象，虽有记录要求也因人员岗位调整等因素，未能做到完整连续；

2）未进行定期梳理，在船舶每次进厂维修时，对设备更新后未及时清理以往设备资料，造成无用资料堆积的量在不断增加；

3）未进行有效分类，对图纸和设备资料能够注重，但忽视了维修记录、检查记录的整理归类。

3 容易造成文书资料流失的几个环节

3.1 源头的流失

在船舶建造或改造过程中，设计院、船厂对完工图纸及设备图纸能提供主要的图纸资料，对一些不涉及具体使用的图纸及一些辅助设备的资料往往存在提供不全面或前后版本不一致现象，导致资料缺少、不完整。目前在建造、改造过程中，往往根据设计院、船厂、设备商提供资料的目录清单进行数量核对，对资料内容缺少专业审核。

3.2 使用中的流失

在船舶进厂维修、船舶检验等时，往往需要文书资料，特别在办理船舶检验时，海事部门、船厂都需要船东提供图纸及文书资料。在文书资料借出还入时容易产生差错，如不是专人专管，备案不及时，重要文书资料极易丢失。在人员岗位调动时，如未正式进行文件资料交接或开展文件资料情况摸底，一些流动的资料也容易造成丢失。

3.3 保管过程的流失

1）图纸在保管过程中对存储的温度、湿度有一定的要求，如未提供较好的保管场所，使得一些图纸发黄、褪色，导致原始数据记载无法辨认；

2）设计院、船厂及设备商会提供的一些光盘资料，在初期光盘是可以使用的，但如果光盘质量不高或制作原因也会出现无法使用现象；

3）对一些维修记录未随船保留或未跟踪记载，会导致出现有资料而无法使用或无资料可用的情况。

4 加强文书资料管理的几点建议

随着船舶现代化程度的不断提高，消防船舶上广泛配备了大量的先进设备，大大提高了作战性能。由此，管理好技术文书资料成为船舶管理的第一道防线。

4.1 建立管理制度，明确管理职责权限

1）实行分级管理，建立相关规定，规范使用、管理程序。对中队及上级单位管理的文书进行分类，如船舶证书类资料应由支队统一负责，其他资料可由中队保存，便于换证工作的开展。在设定各层级职责中，明确支队级、中队级、班组级相关管理文书资料的范围及职责。

2）实行区分存放，设立专门资料室或资料柜，按照船体、轮机、电气类别进行类别划分，对每一类别图纸进行目录编制，标注相关资料信息，把所有船舶的资料包括修造记录，检修记录纳入信息，由专岗负责管理。

3）实行资料流转备案手续，对资料的接收及外借应符合程序，采用《外借单》及《接收单》形式，做好备案防止出现使用中的流失，在中队、支队之间的技术文书流转中也应参照执行。岗位人员调动时要做好资料交接及情况汇总，防止出现流动资料管理的盲区。

4.2 完善资料档案，加强信息动态管理

1）建立关键设备的维修档案，如操纵设备、机械设备、消防设备等，保存维修记录及专业技术人员对设备现场拆解的视频及图片资料，便于总结每一类设备的常发故障，也为后续技术管理人员及维修人员提供第一手资料；

2）建立设备维修的动态跟踪资料，留存提供设备的供应商及参加维修时厂方技术人员的联系电话，并就关键设备使用情况，特别是磨损及损耗情况定期与其沟通，确保产品更新换代前能备好配足配件（或能保证有设备可替代），使管理实现从静态到动态的转变，为下一次船舶进厂维修时缩短工期、提高效率打好基础；

3）建立封存淘汰设备的资料档案，在每次船舶进厂大修或维修改造之后，结合新接收资料，对全部资料进行一次梳理，有新的技术图纸、设备资料时封存旧的技术图纸及旧的设备资料，通过梳理减少错乱，所有封存资料虽不再使用但仍然具有保存价值，应单独存放。

4.3 加强专业人才培养，提高文书资料管理水平

1）加强船舶技术类人员队伍（船舶驾驶、轮机管理）的培养，加大技术储备，如组织技术骨干参与地方海事局举办的内河船舶适任证书（驾驶、轮机）培训考核，组织到建造船厂开展实地学习，多渠道培养并保留船舶技术人才，为技术资料管理提供技术支撑；

2）聘请船舶专家参加重点环节管理，在船舶新建、改建过程中，要依托船舶专家丰富的技术经验，加强对文书资料的收集管理，防止资料的源头流失。