中小国有勘察设计企业采购成本及风险的管控

陈春梅

【摘 要】随着目前中小国有勘察设计企业将从国有逐步向非国有的转型以及设计市场的进一步开放，目前中小国有勘察设计企业面临着降本增效和实现良性发展的压力非常大。勘察设计企业是技术密集型企业，不少中小国有勘察设计企业只重视比重大的设计人力成本管理，而往往忽视了比重不多的物资采购成本管理，从而导致在采购过程中的成本不断提高，采购风险日益突出，给企业带来了一系列的不利影响。因此，如何加强采购成本及风险的管控，显得尤为重要。

【关键词】中小国有勘察设计企业；采购成本及风险；管控

一、中小国有勘察设计企业采购成本及风险管控的重要意义

成本领先、技术领先，已逐渐成为现代企业长期生存和良性发展的关键。在中小国有勘察设计企业当中，人力成本是在企业总成本占比当中最重要的成本支出，而采购成本的比重占比不大，且该类企业对全面预算、全面风险管理的经营管理意识相比民营企业而言比较淡薄，故往往容易忽视成本比重不多的采购成本及风险的管理。但一蚁可毁堤穴，采购成本已然成为影响企业综合成本的一个较重要的因素，采购风险过大会影响企业综合风险的管控。

工欲善其事，必先利其器。采购成本及采购风险的良好管控，关系到所采购的物资质量是否优良；是保证按时按质完成勘察设计项目的重要前期保障，是企业推行全面预算成本管理及全面风险管理，加强控制企业综合成本、降低风险的重要环节。因此，在中小国有勘察设计企业当中，加强采购成本与风险管控有着重要的意义。

二、中小国有勘察设计企业在采购过程中存在的突出问题

1.采购事前环节的突出问题

采购人员的岗位设置不合理，在选择采购员时未考虑其知识水平、采购风险认知水平：采购人员多由行政工勤实习生临时兼职，或由财务部出纳员、会计员及人力资源部人员临时兼职等，导致采购员岗位职责、部门职责划分不严，采购责任心不强，容易造成采购质量下降和采购风险增加。

2.采购事中购买环节的突出问题

（1）采购管理制度流于形式，执行难

所制定的采购管理制度和采购管理流程，成为应付上级检查内部控制制度建设的摆设，问题如下：

①无采购计划或采购计划安排不合理

多数情况下由企业综合部门或各设计所产生采购需求后临时通知采购人员采购，事后为应付财务部的付款要求而后补采购计划，造成临时采购次数多，不利于兼职采购员的日常工作计划安排，不利于财务对采购资金的计划安排。

②无采购申请，采购询价程序或有但不规范

采购人员多数情况下省略了采购申请程序，造成对可修复正常使用的设备物资进行重复采购；或是在采购申请单中对所需采购物品的规格型号等要求不全，造成货不对版。

另外，采购员未能作到货比三家的采购询价程序，未能对供应商的资信、技术、供货资格等情况进行了解核查正确选择供应商，而是直接让供应商送货并在财务部审核支付款的环节被动补齐采购申请和采购询价的相关手续，导致所采购的物资质次价高。

③采购合同难以管理且未能严格执行

采购合同制定只为应付上级检查和财务部的付款要求，合同制定不合理甚至不合法，在采购及售后过程中未按合同约定执行，执行随意性较大。

（2）采购人员与供应商互相勾结收受回扣，企业利益受损

采购人员责任心不强，私心较重，未按要求公开询价选择供应商，而是直接选择与其有私人利益关系的供应商，造成采购质量得不到保证，或是质量虽好担价格远超出市场均价，使企业成本上升、企业利益受损。

3.采购事后管理环节的突出问题

（1）采购验收不规范

在采购验收过程中，只有实物资产管理员一人验收，且未按照采购合同所规定的采购数量、规格型号、技术参数进行验收，造成在采购设计专用耗材时订货数量与收货数量不相符；在采购设计专用设备时，专用设备未达到使用部门的要求。

（2）采购信息化管理程度低，难以进行采购数据分析

采购计划、采购询价、采购合同、采购执行、采购物资验收、采购管理台账等各环节缺乏一个有效的信息管理系统，采购相关信息不能同步共享及同步利用，造成各个采购相关环节需要重复业务处理，导致企业的采购信息难以形成系统的汇总分析及难以对采购过程的质量好坏系统进行合理评估。

（3）缺少对采购过程中涉及岗位的绩效考核管理

企业的人力资源部门或综合办部门对各采购相关管理的制度和管理流程不熟悉，无法对采购人员的岗位工作质量（诸如到货及时率、降本额、货品质量合格率等）进行绩效考核，造成采购人员的工作质量不佳，采购积极性不佳，采购效率不高。

三、加强采购成本及风险管控的对策建议

1.提升企业综合管理部门的经营管理水平

（1）加强经营管理业务学习，支持财务管理

企业综合管理部门需加强对经营管理业务的学习和提高，熟悉企业经营管理的各环节包括采购环节的全过程管理，理解支持财务部门对采购成本和采购风险的监督管理。

（2）合理设置采购员岗位

在财务部门以外专设责任感强的专职采购员或相对固定的兼职采购员，并对采购相关岗位进行不相容岗位和不相容职务的分离；对于受企业规模、业务特点等因素所限，无法对不相容岗位和不相容职务实现有效分离的情形，应由相关部门和人员进行不定期的监督检查，并采取必要的补偿性控制措施。

2.结合企业预算进行管控，完善采购管理制度

（1）加强采购预算管理

于企业年度预算开始时召开企业年度预算沟通会议，加强企业各部门的连动，使采购由单一环节变成经营活动中各部门的合作管理环节。由采购员做出各部门的采购预算格式表并要求各部门按时按质上报采购计划；对各部门不按要求上报的年度采购预算，财务部门一概不予作采购资金审批和支付。

（2）加强采购管理制度及采购流程管理

①采购申请审批管理

对各部门在年度采购预算范围内的采购申请单，采取日常审批方式；对各部门在年度采购预算范围之外或进行采购预算调整的采购申请单，采取例外审批方式。在采购申请单中，应由维修员权衡维修与采购成本孰低而给予是否更新采购的建议；应由资产管理员核实库存是否有相同或同类资产可领用或可调配使用的建议，以减少不必要的采购浪费。财务部门根据采购预算严格作好采购申请的监督。

②采购询价审批管理

对于大中型专业设备，进行公开招标询价；对于单件物资或单件设备单价在一定标准以上的，应严格货比三家并做出采购询价表。询价表应尽可能详细提供与采购相关的信息，以便财务部门对对供应商的询价情况不定期地抽查监督。如采购员所推荐的供货商的供货价为采购询价表中的非最低价，则应对拟购价与最低询价之间设定限定管控比例。

③规范供应商的评估和准入管理

对供应商应进行资信评估，对大中型专业设备或专业设计软件进行集体讨论决策，以确定合适的供应商，并与选定的供应商签订质量保证协议及缴纳质量保证金等。

④采购付款审批管理

财务部门应根据采购预算合理安排采购资金；在采购付款的规定中要求采购员应凭采购合同会签表和采购合同复印件、采购发票及供应商的销货清单、采购计划表、采购询价表及采购申请表等申请付款，以对采购成本进行有效控制。

3.制定采购合同管理制度并严格执行

制定采购合同管理制度，以加强各部门人员对采购过程中的牵制约束，并减少采购合同从签订到执行全过程中的法律风险和内控风险。采购合同管理制度应从以下几个重要方面入手：

第一，建立并加强执行采购合同的授权审批和合同会审制度，明确各相关部门人员的各级审批程序，以防止采购员超出权限签订合同或越权会审。

第二，加强合同专用印章的管理，以防止采购员外带印章私自与供货商签订合同。

第三，采购员和财务部门应同时建立采购合同管理台账；财务部作为采购监管的部门，应及时跟踪合同的履行情况，对有可能影响经营管理或设计项目开展的异常情况须出具书面报告并及时提出解决方案；采购员根据采购合同台账应定期与财务部门核对采购合同款项的的支付情况；财务部根据合同台账，作好采购合同执行情况的日常监督，及时发现执行异常并提出建议解决方案。

第四，建立并加强执行采购合同违约及纠纷处理制度，规范合同执行过程的违约纠纷处理。

第五，建立采购合同税务风险索引表，保证在签订合同的源头防范税务风险；建立采购合同的法律风险及内控风险排查分类记录表并对常见的采购合同作风险列示，作定期排查。

4.建立采购廉洁制度

在采购廉洁制度中，定期或不定期给供货商提供《采购业务监督告知书》并让对方出具回执单，以及明确采购人员应与企业签具《采购业务自律承诺书》。建立采购廉洁制度，能够从制度上减少采购人员收受回扣的行为，减少重复采购，降低采购成本，维护企业形象，与供货商共同发展，提高企业市场竞争力。

5.建立严格的采购验收程序

（1）规范验收程序

采购验收必须由采购员以外的专人进行采购验收，即：应由实物资产管理员会同资产使用部门联合进行，并在验收过程中依据采购合同、采购发票、对方供货清单等相关资料作验收；在验收完毕后，实物资产管理员应出具书面验收证明办理验收入库手续，在验收过程中发现的异常情况，负责验收的人员应当及时报告，查明原因并及时处理。

（2）验收与资产领用相结合

对于办公设备及办公低耗品的领用，验收员应在采购验收合格后即时填制并粘贴资产台卡，保证采购、验收、资产使用的各管理环节紧密衔接。

6.建立采购信息管理系统，加强数据监控和数据分析汇总能力

（1）建立采购管理信息系统，完善采购信息收集和决策

企业应当加强对采购全过程的信息管理，建立采购管理信息系统，以便于数据收集和分析。数据收集可以从采购计划、采购申请、采购询价、采购合同的签订和执行、采购收货验收、采购发票收取、采购付款等采购相关业务的全过程进行监督和管控，更好地帮助企业选择最佳供应商和价格策略，提高采购过程的透明度，使事后审查变为事前及事中监督，对采购全过程作到有数据可查，有流程可依。

（2）利用采购管理信息系统，作好财务相关分析

财务部根据采购信息管理系统，对采购价格进行采购计划与实际支出对比，今年价格与去年同期对比，有助于提高企业对供应市场变化的把控能力。

7.对采购相关岗位建立绩效考核制度

由人力资源部门牵头，联合财务部门、资产使用部门、实物资产管理部门等对采购全过程所涉及的部门进行全面考核。采购考核指标应包括采购成本控制率、供应商开发率和供应商资信审查率、到货及时率、货品质量合格率、采购计划完成率等。建立采购过程的绩效考核制度，有利于采购业务相关经办人提高责任心和积极性，充分体现采购过程中的责、权、利，利用相关考核指标全面评价采购相关人员的工作绩效。绩效考核结果的运用应与采购相关人员的薪资调整、职务晋升、教育培训等紧密相连，以激发采购相关人员学习采购业务知识、积极进取、维护企业利益的高度责任心。

综上所述，加强采购过程中的成本和风险管控，有利于中小国有勘察设计企业降低综合成本，减少存货积压和资金占用；有利于财务部门准确合理核算采购成本，降低采购过程中的法律和内控风险，以更好地实现企业总体经营目标，使企业能够获得更高的经营利润。

参考文献：

[1]陈江挺.浅析财务在采购管理中的管控[J].会计师，2014年4月上半月刊

[2]阎宝芳.提高铁路勘察设计企业物资设备采购质量[J].采购与供应管理，2009年1月

[3]财政部会计资格评价中心.企业内部控制[J].2014年度《高级会计师》教材，2014年4月