新时期档案的数字化管理

杨昊

摘 要：随着计算机科学技术的不断发展，给新时期的档案管理也带来了飞速的进步和发展。本文就新时期档案的数字化管理进行了简要的概述，希望可以提升档案管理的有效性和准确性。

关键词：档案管理；数字化管理；档案资源

现在的档案管理一般都会采用数字化的模式。采用新时期档案的数字化管理之后，就会提高查找档案的速度，同时对于档案的信息录入也比较方便，从而也提高了办事的效率。所以，必须利用好新时期档案的数字化管理技术，以促进档案管理的数字化发展。

一、简述档案数字化管理

1.新时期进行档案数字化管理的重要性。在我国以前的档案管理模式中，一般会采用手工操作的方式，据目前的情况看来，我国的一些单位依然存在着手工操作的现象。但是不得不承认的是，传统的档案管理的模式在工作效率上是比较低下的，而且在保密性上也不严谨，容易出现信息的遗漏和损失。在需要档案信息时，如果要找到相应的档案，所花费的时间也是比较多的，而且由于档案过多，查找起来的工作量也比较大。这样一来，无论是企业还是事业单位的工作效率都会受到影响，同时一些工作也不能及时有效的开展和运行，也与现代化的管理模式的要求是不相符的。所以，必须引进信息技术到档案的数字化管理中，这样档案的管理工作才可以提高其效率。在日常的信息查询工作中，就可以利用数字化的档案管理模式来进行自动的搜索所需要的信息，从而不仅可以节约时间，同时对于查询的信息的储存量也是比较大。因此，新时期进行档案数字化管理是非常重要的，可以极大地为信息需求者提供可靠且丰富的信息资源。

2.档案数字化管理的优缺点。在进行档案的数字化管理中有不少的优点，但是也存在着一些不足之处。首先对档案的数字化管理的优点进行简要的介绍。档案的数字化管理可以提高工作的效率。在档案的信息录入时，采用数字化可以加快其速度，同时对于过时的信息可以及时的发现，以保证录入的档案信息都是及时准确的，对于日后查询的信息的真实性也有了很好的保障。与此同时，可以减少用户的查询信息的工作量，如果是传统的手工的档案管理，那么在查询信息时，难免会要自己手工检索和翻阅查找，这样的工作内容比较繁琐而且耗费时间长。但是如果采用新的数字化管理模式，那么信息查询者只需要在计算机上输入自己需要的搜索信息，那么相应的资料就会出现，从而极大的节约了时间和简化了步骤。另一方面，采用传统的档案管理，其资料一般都是采用纸质的档案进行保管，那么时间长了，纸质的档案资料很可能会出现字迹模糊或者是纸张破损等现象，那么档案就不能很好的被保存。相反的数字化的档案管理就能解决这一系列的问题，数字化存储，可以不像传统那样占据大量的空间，对信息的查询也不会受到地理距离的影响，对于信息的保存也不会出现字迹模糊的一些现象。传统的档案因为是纸质的原因，不排除有些人为的因素会对档案的信息进行更改，那么信息的真实性就会失真。但是数字化就能让信息进行加密加锁，这样对档案信息起到保护的作用。但是，对于档案的数字化管理也存在着不足的问题，在数字化的管理中，由于现在的计算机的病毒或者是黑客技术在不断进步，那么对于信息技术的发展和利用是一大威胁。因此，如果计算机中了病毒，那么对于保存的信息就会比较容易失去，档案的管理也会出现问题。还有就是如果在没有电的情况下，计算机不能正确的运行，那么档案的管理和查询工作也不能正常的进行，这会影响正常的工作需要。

3.简述目前档案数字化管理存在的问题。目前计算机的技术在不断的发展中，相应的诸多软件和应用程序也就面临着更新的问题，对于数字化档案管理的信息技术而言，也要不断的更新设备和软件。但是目前的档案数据化管理存在着更新不及时和技术更不上的问题，那么就会导致信息和数据的处理速度变慢，进而影响了工作的效率。在档案的系统的版本上，也没做到及时的更新，从而导致对资源的共享造成了影响，进而阻碍了数据化管理的发展。同时，在我国的数字化档案管理的水平上是存在问题的。我国的企业和单位的档案管理的系统普遍存在水平不高，而且在系统的版本上存在不一致的现象，这样在信息的处理和共享上，就会造成困扰。与此同时，因为系统的不一致，对信息的格式和要求也不同，那么在利用信息时就会出现诸多的不便利，从而会影响工作效率。

二、新时期进行档案数字化管理时的注意事项

1.定期更新数字档案管理系统。在时期的档案数字化管理工作中，定期的进行更新数字管理系统是非常重要的。不能因为系统目前还可以用，就省略了系统的更新工作，因为这是对数字管理系统能够长期正常有效运行的重要保障。对于数字化档案管理系统的更新工作，主要包括有对计算机的硬件配置的检查，和开发更新管理系统，从而可以让档案的管理更加有效和安全。在更新软件时，必须选用安全合格的更新软件，这样是对档案管理的工作负责，也是保证其数据库和档案的安全性。

2.定期整理档案资源。目前，已经具备了数字化管理档案的模式，但是对于一些重要的需要长期保存的档案资料还是需要进行纸质的档案保管的，因此对于这些档案资源也可以在数字化档案上予以记录，对其的档案资源，就必须要定期的整理，以确保档案的完整性。同时，在数字化档案的管理中，档案的类型也有很多种，比如早期的将纸质的档案直接扫描转换为档案信息，也有直接录入计算机的信息，或者是查询信息的检索目录等等，这些档案信息资源都是需要进行定期的整理，从而满足工作对信息资源的需求。

3.档案管理人员加强安全意识。在数字化档案管理工作中，必须注意的是要加强档案管理人员的安全意识。对于信息档案的直接接触者就是档案的管理人员，所以如果他们没有强烈的档案管理的安全意识，那么即使管理水平再高，也不能保证档案的安全有效的管理。因此，加强档案管理人员的安全意识是档案管理的重要组成部分。

三、结语

目前我国的档案管理工作已经逐渐迈向数字化的阶段，因此对于新时期档案的数字化管理就变得非常重要。采用数字化档案管理系统有着许多优点，但同时也存在着不足，这就需要管理人员提高安全意识，同时定期做好更新系统和整理档案资源的工作，这样就会促进档案管理的稳步发展和社会的进步。

参考文献：

[1]杨小红.关于档案信息化的思考[J].辽宁大学学报，2009，5（16）：18-20.

[2]李亚平.浅析档案数字化建设[J].漯河职业技术学院学报，2010，7（04）：22-27.