铁路会计原始凭证的规范化问题探讨

2015-01-08刘江洪

行政事业资产与财务 2015年18期

刘江洪

（乌鲁木齐铁路局物资供应段新疆·乌鲁木齐 830023）

铁路作为我国重要的交通设施，在推动社会经济发展中发挥重要作用，做好铁路单位的综合管理工作具有良好的社会价值与经济价值。铁路会计一直是铁路单位综合管理的重点部门，随着铁路改革的不断深入，电子商务在铁路会计系统管理中的应用范围越来越广，致使会计原始凭证出现一系列问题，对会计工作整体质量产生一定影响。因此，需要正确认识到铁路会计原始凭证规划化管理的相关，推动铁路管理实现现代化。

一、铁路会计原始凭证规范化管理的要求

（一）审核原始凭证票据真实性

所谓原始凭证，就是在开展经济活动之后，取得并填制的，用以证明、记录经济业务的文字凭据。而原始凭证的真实性主要是指原始凭证业务内容或票据的真实性。在核算工作中，审核原始凭证是财会管理的基础性工作，其管理质量不仅维护铁路单位财经纪律的规范性，也是维护国家财产的主要方法。

从来源来看，原始凭证主要分为内制凭证与外来凭证。一般在审核原始凭证票据真实性过程中，主要是对原始票据的真实性、合法性等进行确认，在此过程中，需要重视以下几点问题：（1）严禁使用一般收据，但不包括个别单位统一发放的收据；（2）能快速掌握区分真假票据的能力。机打发票多为指定物品采购单位或电子商务类单位所拥有，其真实性高；手写发票主要看发票内容，包括发票监制章、字体、字迹等；（3）查看发票防伪标识、水印等。

（二）审核原始凭证记载业务真实性

由于铁路所涉及的业务系统较为全面，需要会计人员能在全面了解各项业务系统的基础上快速辨别相关业务的真实性。一般情况下，“两查”方法在审核原始凭证记载业务真实性中的效果良好。其中，“一查”主要指查看多联式票据反面是否出现复写现象，是否是报销联，避免“头大尾小”的票据出现。若票据没有用复写纸复写，而是用钢笔填写的，就有可能是“鸳鸯票”，即报销联与存根联的内容金额不同；二是检查审核票据与所附的附件内容是否一致，如有漏洞或出入即为假票据。

二、铁路会计原始凭证规范化管理的措施

（一）建立规范化管理流程

在当前铁路会计凭证规范化管理中，原始凭证的管理内容多，且涉及的范围广，为保证相关原始凭证规范化管理措施具有良好的应用价值，需要建立规范化管理流程，保证相关处理措施具有良好的应用价值。首先，成立会计凭证规范化小组，组织专业的财会人员开展铁路会计基础工作规范学习，其学习流程如图1 所示。

图1 铁路会计小组学习流程统计

其次，充分统计原始凭证管理内容，以电子表格的形式将其划分为若干流程，并以流程表的方式下发到制定的工作小组上，要求相关单位能按照规范流程开展会计原始凭证获取、核实工作；最后，在制定规范化管理流程过程中也要适当的引入激励艺术，对表现良好的工作小组或个人进行嘉奖，并以核实准确度、工作效率等作为考核的重要依据。在激励过程中，要保证选举过程真实、透明，必要时可开展员工选取的方法确定嘉奖员工。

（二）原始凭证技术性审核

在原始凭证技术性审核中，要对原始凭证的基本内容、逻辑关系等进行确认，其具体审核内容主要分为以下几点。

1.确保票据性质与发表类型相适应

在现阶段的发票管理中，经常出现这种现象：销售方本身无发票，在向第三方借的发票后，再开出发票。例如，部分维修费用的发票却是商业营销的发票等，这些行为是严重违反我国法律等，因此，要保证票据性质能与发票类型相适应。在审核过程中，首先需要询问资金的使用方向，包括资金支出项目、支出数目等；在获取上述基本资料之后，与原始票据进行比对，判断其使用方向、开票单位是否与资金支出方向相适应。

2.审核票据凭证填制内容

在审核过程中，要重点审核票据的基本内容，主要包括开票日期、客户单位名称、经济业务内容、金额等，切忌出现重填、漏填等现象；对于不写商品实际名称，或不写数量只写概念等现象，可能是故意隐瞒报销内容，对此需要正确处理。

3.考察相关支出内容是否符合开支范围

对于原始凭证印章不清晰者，或不按照规定胡乱使用合同印章的或者不盖印章的，可能是虚构的业务，绝对不能作为报销的原始凭证。在审核过程中，要检查原始凭证是否有经办人、业务主管签字，若无上述人员签字，且又没有标明业务用途，就可以判断其为假发票票。

在办理诸如设备大修等重点项目的票据时，应根据实际情况开设票据；在投资和工程结算必须有项目竣工验收纪要、设备维修验收交接单、施工决算等与大修决算相关的资料，在制定票据时应在投资审计报告、审计意见等资料的基础上，确定开票内容。若审核后发现票据内容真实、合理，但出现内容填写不规范、技术性错误明显等问题，应将原始凭证退还，并交予原经办的部门或人员进行补办。当出现以下情况时，会计人员有权拒绝受理：（1）不合法（主要指用假票据，并严重违反财经法规制度的）；（2）票据上出现涂改现象者；（3）票据内容严重超出计划预算开支范围。

（三）重视电子发票的推广

随着电子商务与铁路部门之间的联系越来越密切，铁路管理部门已经进一步提高电子商务在业务处理中所占的比例，实现电子商务与原始凭证的融合已经势在必行。从当前实际情况来看，由于不同地区间的物流单位规模不一致，导致其在电子商务原始凭证发展中出现明显差异，部分铁路单位在与物流单位取得联系之后，建立了稳定的供应链条，为电子发票的推广奠定坚实基础。因此，在制定电子发票发展规划时，应该充分认识到各单位的实际情况，制定具有针对性的发展计划。以沈阳铁路局为例，其在建立电子发票之前提出设想：应建立原始凭证真假扫描系统，实现发票电子化储存，必要时，以数据代码的方式录入凭据数据，使其转变为合法的电子发票，最终交予财务部门进行统一管理。从目前该思路在沈阳地区的应用情况来看，不仅进一步提高了会计人员工作效率，也减少了原始票据储存管理的压力，效果良好。