建设档案信息平台构筑一流档案服务

2015-01-07姚琼

卷宗 2015年12期

姚琼

摘要：网络与移动技术应用于档案管理和实践中，促进档案信息化、数字化与电子化，提升档案信息的即时性与互动性，提高档案的使用效率，更好地落实档案为工作服务的理念。

关键词：档案信息化；校园网；电子档案；移动档案；档案安全性

近年来随着计算机网络技术和移动信息技术的迅猛发展，使档案工作面临着许多新机遇、新问题，如何在当下做好档案管理工作，对我校提出了新的挑战。为实现“办人民满意的学校”的目标，按照“整合资源，争创一流”的精神，本着“开拓创新、与时俱进”的理念，档案网络信息化是顺应形势实现上述目标的有力手段。新的移动网络技术与档案工作的有机结合，将促进档案工作的信息化历程，并大大提高档案工作的效率。

1 实现的目标

计算机技术日新月异，不同技术具备不同特性，只有将不同的技术与不同的应用相结合才能最大限度地提高档案应用效率。信息网络适用于可以公开、大数据量档案信息的发布；移动APP适合小数据量信息交换，即时好，交换性强。但是它们面临的同样问题是数据安全性，因此重要、敏感性的档案不适用于上述应用，必须通过档案员进行物理隔离，确保安全性、保密性。

基于上述应用，我们进行以下安排：

档案目录、查询预约采用移动APP应用。

公开的档案资料通过校园网发布。

敏感性档案通过纸质文件查阅，适当可进行数据备份保存。

下述我们就各类应用按照已完成的及将来工作规划作详细介绍。

2 校园网档案的介绍

在领导的支持下，学校在校园网上开辟了“档案在线“ 栏目，下面对其特色进行介绍。

1、照片管理——MY CLOUD的应用。

在领导的支持下，学校购置了最新设备MY CLOUD，容量达4T，用于存放学校历年照片。它的应用，大大改善了原有查询的繁琐与设备的局限，使用者只需在校园网终端设备上就能检索到所需的照片资料，既方便了使用者，免去了来回奔波的繁琐，也节省了档案员的时间与精力。

2、优秀教案、公开课影像资料的电子化借阅。

学校学科带头人、骨干教师等历年优秀教案、公开课影像资料，将其目录挂于校园网上，方便借阅者检索，对于确实需要借阅的，再与档案员联系，办理借阅手续。

3、学校大事记、历年荣誉，见证了学校发展的历史。

将学校每年的大事记、历年荣誉（包括集体的和师生个人的），结合校园新闻展现在校园网上，重要的并配以照片说明，形象的反映了学校的发展历程。

4、常规检查评审目录的罗列。

每年各部门需要上交的常规档案，以及教育行政部门的例行检查，将这些目录挂在校园网上，方便各部门收集本部门的材料。对其已上交的用不同颜色加以区别，辅助各部门了解收交情况。

5、档案考核制度的落实。

将档案考核制度落实在校园网上，对档案的收缴情况、完成质量及上交时限等进行考评汇总，既保证了每半年一次的档案考核制度的按时有效实施，也避免了各部门对考评小组成员的意见分歧。

3 移动APP档案内容与功能设想

（一）档案借阅模式的改变

1、现有档案借阅模式

现有档案借阅模式为，借阅人先致电档案室，看看档案员是否有空接待，并将要借阅的档案告知，随后双方约定时间，借阅人首先查阅纸质档案目录，再由档案員调出档案，办理借阅手续。这种模式存在几个弊端：1、档案员是否有空接待。2、需借阅的档案是否已借出需另外查阅借阅登记簿。

2、移动APP档案内容与功能设想

移动APP的应用，可以实现以下工作模式：借阅人首先在移动端查阅档案目录，确认档案室存有自己所需的档案，接下来在移动端填写信息，预约来档案室借阅的具体时间。

（二）档案会议通知模式的改变

现有的档案会议开会通知有几种形式：1、当面通知。2、书面通知。3、电话通知。这些通知有个共同的弊端，没有被通知人的反馈信息及自动提醒功能。改变原有的会议通知模式，将会议通知发送至与会人员移动APP，设置定时提醒功能和收到回复功能，以及最后对会议反馈信息的收集。既方便与会人员安排行程，也方便组织者统计与会人员人数和出席情况。

4 档案信息化工作的建设

在我校计算机技术人员的努力工作下，档案在线栏目加入到校园网，并配备一台档案服务器及时更新档案相关信息、充实档案电子资料。另外规划通过租赁云服务，实现图书馆与档案移动查询、预约等服务，配备专业电脑与云进行数据更新、同步及数据备份。

5 安全性的构建

信息建设提高了档案工作效率，同时也带来了数据安全性风险。为了提高信息安全，我校计算机技术人员一方面为档案相关计算机安装防病毒软件，另外与云服务连接的计算机不与校园网进行物理连接。档案员定期通过移动存储设备对档案计算机及云服务计算机进行数据备份。备份工作至关重要，制定相应的安全管理规范，从电子档案的形成到存储、处理和利用都应该制定相应的安全措施，例如在存储电子档案时要选取性能好的存储载体进行保存，同时要加强对光盘保存环境的管理，避免光盘受到有害气体或是强光的危害造成电子档案丢失。再者，对于存储在电脑中的档案文件，管理人员应该在电脑上建立相关的安全保护系统，加强病毒防护措施，保护电子档案安全。

6 现状、实施计划和努力方向

自从档案在线加入校园网后，浏览、电子信息交流与咨询答疑人数不断上升，大大提高了档案资料的使用效率。学校将进一步加快移动网络建设，使档案工作发展成一个新颖的、全天侯、全覆盖的服务。

在实践中，我们体会到：

（一）争取领导的重视与支持，是保证档案信息化顺利建设和正常运作的关键。

档案信息化过程中遇到许多困难，尤其是“人、财、物”的问题比较突出。于是，我们积极争取领导重视与支持：在硬件上配置了电脑；在人力上，配备了一位精通电脑，责任性强的网路技术人员。并添置了打印机、扫描仪、高分辨率数字照相机、网络存储等设备，保证了档案信息化的正常运行。

（二）提高档案管理人员信息能力与素质

档案信息化管理与传统纸质档案管理相比，其对管理技术的要求更高，因而对管理者的素质要求更高。学校应该加强对档案员的培训工作，丰富其在电子档案和计算机技术方面的知识，提升管理人员对电子档案的管理能力。

（三）以服务的理念从事档案工作，才能取得更佳的效果。

本着全心全意为人民服务的态度，努力转变工作作风，深入各科室了解档案使用情况，汇总需求，真正實现档案的服务功能。

（四）建立长效管理机制，有利于档案信息化的规范和恒久运作。

投入建设档案信息化虽然十分不易，然而使其规范和恒久运作则更难。为此，我们建立了针对现有电子档案管理的暂行办法，明确了档案电子信息管理员及其工作职责，定期进行数据备份、强化维护、密切与校计算机管理员协作做好相关电子设施的保养和安全保密措施更新等工作。直至目前，尚未发生过任何事故，且运行正常。

档案信息化投入应用至今，我校已经尝到了许多甜头，而且越发觉得它已成为我们学习、工作不可或缺的一部分。