医院档案管理的问题及对策

宋秀菊

摘 要：医院档案是医院的一种无形资产，医院档案管理是医院管理工作的重要组成部分。在评价医院档案管理现状的基础上，分析了存在的突出问题。并就如何加强医院档案管理展开讨论提出对策。

关键词：档案；管理；问题及对策

医院档案是医院的一种无形资产，医院档案管理是医院管理工作的重要组成部分〔1〕。医院档案管理者应在全面了解医院发展动态及档案管理现状的基础上，针对医院管理中出现的问题进行分析，促使医院档案管理不断良性发展。

1 医院档案管理的现状及存在的問题

1.1 对档案管理的重要性认识不足，档案资源利用率低下

在实际工作中，医院的管理重点是医疗业务质量，各级医院领导普遍存在仅重视医疗业务技术的发展，相应忽视了档案工作在医院管理中的重要作用。另外，档案管理者“重藏轻用”“为保管而保管”的传统观念，以及封闭、被动、单一的思想意识，使得医院档案管理工作处于停滞不前、水平偏低的状态，影响了医院档案资源开发利用工作的深入开展〔2〕，造成档案利用率低下。

1.2 档案管理机制不完善，管理分散效率低

现阶段，医院档案管理最为明显的问题便是机制不完善，对档案的管理分散，管理效率低下。医院所设档案室一般更多地充当着保管员角色，不具备管理职能。档案室着重负责收集医院职能部门形成的各类档案，而医疗设备、病案及各种检查影像类档案均由各个业务科室自行管理，形成医院内各科室档案类别之间相互分割、各自为政的封闭状态。加上各个科室内部没有配备档案员，在档案质量控制方面得不到保障，导致档案收集不全面、整理不规范，部分资料缺失严重。

1.3 档案管理信息化程度低，管理手段落后

近年来，随着科学技术的发展，计算机及网络技术在医院管理中广泛运用，医院档案工作也由此迎来存储数字化、管理自动化、利用网络化的时代。以现代手段改造传统档案方式成为新时期档案管理者必须直面应对的一个重大问题。目前，仍有大部分医院档案管理者习惯于老办法，对于档案管理仅停留在纸质档案的收藏、保管、查阅等水平，这样的管理不仅对于人力物力是很大的消耗，而且对办公资源和办公空间的利用也是一种浪费，极大地制约了档案信息化建设的发展，不利于档案的收集、利用和开发。

1.4 档案管理人员素质不高，管理不规范

医院通常更注重对医疗技术人员业务素质的提高和培养，对档案管理人员的专业知识培训极少。而且大部分医院的档案管理者是从医疗业务岗位上因年龄偏大转岗而来，还有的是兼职做档案工作，除了对于档案工作热情不高之外，普遍地知识面偏窄、学历偏低，对于现行新兴档案管理技术操作不熟，观念不新，无法满足现代化建设中档案管理岗位要求，更谈不上为医院档案管理的创新和利用做出贡献。

2 加强医院档案管理的对策

2.1 领导重视，层级监督，重建组织管理体系

领导重视是搞好档案管理的前提。医院领导要把档案管理与医疗业务发展同规划、同部署，在档案基础工作、库房建设、资金保障等方面给予大力支持。同时，重建院、科、室三级档案组织管理体系，确保各类档案的建档工作落到实处。首先，成立档案质量考核组，每月对全院各个门类的档案监督检查、统一考核。其次，成立档案管理科独立行使管理职能，将医院所有档案集中管理，最大程度地确保医院档案的真实、完整、规范。最后，每个科室配备一名兼职档案管理员，负责收集保管以及按时向档案管理科转交科内档案。

2.2 健全制度，明确职责，拓展档案归档范围

健全的、规范化的档案制度是档案管理人员工作的有效依据。医院要根据《档案法》《档案工作条例》等相关要求，结合医院实际情况，制定档案收集整理、保管利用、应急处置等系列工作制度，逐步建成覆盖医院档案收、管、用全过程的档案管理制度体系，做到明确职责、规范操作，确保医院档案工作向精细化方向发展。同时，不断扩大档案的收集范围，做到应收尽收、应藏尽藏。如医院经营管理办法、新技术新项目的开展及特大手术影像等重要资料均纳入档案归档范围，真正让档案成为完整记录医院发展历史的重要佐证。

2.3 转变观念，创新手段，实现档案管理信息化

医院档案信息数字化是一种新型档案信息形态，它把分散于不同载体、不同地方的信息资源以数字化的形式存贮，以网络化的方式互相连接，从而提供及时利用，实现资源共享〔3〕。医院要积极引进适合自身发展与需要的现代档案管理软硬件设施，在确保医院内档案信息传递准确且及时的条件下，利用计算机、扫描仪等现代信息技术实现对文字类、图像类档案资料的纸质化与数字化并存。建立医院电子文件中心或备份文件中心，把电子档案信息资源完全整合到医院档案管理科，为领导决策和医院职工提供可利用的电子档案信息资源，实现档案工作由封闭式管理向开门式服务转变，真正把死档案变成活信息，使档案工作更加符合时代发展潮流，满足医院发展需要。

2.4 重视人才，提高素质，优化档案管理队伍

档案管理最重要的是要有一支素质过硬、业务精湛的专业化管理队伍。医院要通过内部培养、外部引进等方式，大力开展档案队伍的培训轮训工作，强化档案队伍建设，优先吸纳档案专业毕业生，严格限制兼职人员。采取“走出去”与“请进来”并重的方针加快档案信息交流，促进档案人员不断开拓视野、提升境界，适应档案业务发展，推动档案管理水平的提高。

3 结语

医院档案是医院发展的重要借鉴和前瞻性资源。在新时期医改过程中，医院档案管理必须与时俱进，提高技能，不断改进工作方式和工作理念，努力获得最大化经济效益及社会效益，从而推动医院管理全面健康发展。

参考文献

[1]杨琳，冯瑞娟，陈石，等. 充分发挥档案管理在医院建设中的作用[J]. 中华医院管理杂志，2001，17（10） ：638-639

[2]董毓贵.医院综合档案管理的现状及对策[J]. 江苏卫生事业管理，2009， 20（6）：70-71

[3]郝培来.三级医院档案管理创新研究[J].中国医院管理， 2010，30（12）：62-63