探讨提高基建档案管理水平的方法及措施

彭瑜琳

摘 要：基建档案是单位档案的重要组成部分，它记录了建设基建项目管理工作的全过程，是单位事业发展的依据和条件。随着国家工程项目建设管理体制的改革发展，传统的基建档案管理工作已经适应不了发展现代化需求，需要采取必要的应对措施。本文分析了基建档案管理工作的重要性，指出了当前基建档案管理存在的问题，并提出了提高基建档案管理水平的措施方法。

关键词：基建档案；管理；措施

1.基建档案的重要性

1.1基建档案指的是从建设工程项目立项、施工、竣工验收各个环节中形成的具有保存价值的文件资料，文件资料的载体可以是文字、图纸、图像和声象，文件资料包括项目前期文件、勘察测绘文件、设计文件、施工技术文件、监理文件、竣工验收文件等等。基建档案是单位档案资料的重要组成部分，真实反映了基建项目的建设过程和管理过程，对未来单位事业的发展提供依据和条件。基建档案资料是基建工程管理人员、技术人员在工程项目建设活动中创造的知识成果，加强对这些档案资料的管理工作，有助于加强单位基础设施建设力度，促使档案管理工作的合理化、规范化。

1.2基建工程项目的特点，使得基建档案资料有着技术性强、系统成套、原始记录、完整准确性等特点，能够为基建工程各阶段建设活动决策、施工、竣工等工作提供依据和凭证。基建档案工作是基建工程建设管理过程的一个组成部分，对其进行收集、分类、整理、鉴定、保存，实行集中统一管理，能够给工程项目的建设施工提供服务作用，比如在项目筹建阶段，需要进行选址、土地规划、研究可行性等工作，建设单位就可以通过查阅大量过去和现在的基建档案资料，就可以为这些工作的进展提供很多客观的事实依据；在工程竣工验收阶段，这些基建档案资料又是验收工程质量的标准。因此，加强基建工程档案管理工作，对提高基建工程管理水平有着积极意义。

1.3基建档案资料记录基建项目建设的整个过程，反映了项目管理过程和工程构造，这些资料保存得当的话所发挥的作用价值是具有长远性的，后续工程的维修、扩建、管理都必须要用到这些基建档案资料，比如管道、电网的布局，就需要查阅相关的设计图和施工图，以免在改扩建破坏到这些管道网线。基建档案是工程质量的反映，將基建档案资料管理纳入工程质量管理体系，无形中又决定了工程质量的好坏、而工作质量又关系到施工人员的生命财产安全，一旦发生事故，通过查找基建档案资料就可以找到事故原因，追究相关责任人，从这个角度来看，基建档案可以倒逼相关参建单位规范工程建设管理手段、程序，促进工程项目质量的提高。

2.基建档案管理存在的问题

2.1 基建档案管理意识薄弱

建设单位领导档案管理意识薄弱，不能充分认识到基建档案管理工作的重要作用，没有做好基建档案管理重要性的学习和宣传工作。基建工程档案管理人员流动性大，容易造成资料管理的脱节和档案资料的流失或流向不清晰。工程参建部门没能与档案管理人员就业务内容加强沟通交流，档案人员和工程人员互不了解对方工作的技术知识、工作程序，从而使得档案的收集、整理、归档不及时、不规范。基建工程周期长、涉及部门多、参建单位多，使得档案管理具有复杂性和多样性，很多的参建单位为了赶工期、追求经济利益，忽视了工程档案，导致档案的收集、整理和归档与工程建设进度不同步，制约了工程各方面对档案资料的利用需求。

2.2 基建档案管理具体工作不到位

首先，没有制定明确的规章制度，或是规章制度不健全，具体管理方法不规范、不标准，操作流程随意性大，使得基建档案管理不符合质量要求；其次，工程项目参建单位比较多，不同单位所采取的档案管理工作标准不统一、归档质量参差不齐，不管是格式还是内容都没有统一的规定，这个档案统一管理部门的工作造成一定的负担；再者，基建档案管理工作程序没有形成规范，不能充分发挥监督、检查、指导等职能作用；最后，管理措施落后，缺乏现代化管理方法，适应不了当前市场经济和改革形势的发展需求。

2.3 基建档案管理体制不完善

参与工程建设的单位众多，许多的单位为了节省费用和档案管理意识不足的原因，没有建立专门的档案管理机构和网络体系，负责档案管理的人也是临时兼职的，没有专门的档案储存和管理场所，档案的安全性、质量得不到保障。管理设备设施落后、陈旧，导致管理效率低下，适应不了现代化基建工程的特点和管理需求，不利于建设单位经济效益的提高。

3.基建档案管理措施

3.1 做好基建档案收集工作

基建工程的建设是分阶段实施的，而且各个阶段都是相互衔接的，每个阶段都会有对应的档案资料产生，如果出现哪个阶段的档案资料收集不及时或丢失，就可能会影响到其他阶段工作的开展。

3.2 基建档案管理工作纳入基建工程项目管理过程

基建档案管理工作要随工程建设进展同步进行，在建设项目立项时就要开始档案文件的收集、整理、审查等工作，一直到建设项目竣工验收，在这个过程中要做到不可以中断，而且要及时，实现整过程对基建档案质量的管理控制。在签订各种建设合同时，要明确列明所需移交的基建档案内容、归档时间和档案质量，并克扣一定比例的工程款作为基建档案归档准备金，若不能按时、按质移交规定的基建档案，则这个准备金不予归还，从而有效保障、控制、监督、检查基建档案的质量。

3.3 完善基建档案管理设施

做好基建档案管理工作需要有一定的物质条件作为支撑，因此需要完善有利于提高基建档案管理效率的设施，比如采用电子化管理技术、配备储存纸质档案的设备，档案管理人员要向上级领导及时汇报设备使用状况，获取设备设施方面的支持。档案库房要做好防护设备，创建良好的基建档案工作环境条件。

3.4 完善基建档案管理体制

基建档案管理体制的建设，需要先建立健全各种规章制度，确保基建档案管理的行为得到规范。根据基建工程项目的特点和基建档案管理要求，参与设计、施工、监理等所有参建部门都要重视档案管理机构的设立、配备专职的档案管理人员、将责任具体落实到人、建立基建档案管理网络体系、强化管理职能、工程人员要与档案管理人员加强业务上的交流和工作沟通。随着我国对外开放发展和市场经济环境的确立，各级别的工程量越来越多，需要基于国情、工程项目特点以及国际先进管理模式，按照国际质量管理体系实行规范化、标准化、科学化管理，细化各项制度，保证基建档案收集的完整性、整理的规范性、归档的及时性和保管的安全性。

4.结束语

基建工程项目是国家和单位发展基础设施建设的重要组成部分，其发展随着社会主义市场经济建设的发展而发展。基建工程档案资料是对基建工程建设前期、过程到竣工验收相关的技术文件、合同文件、设计图稿等的记录，对加强基础设施建设力度和建设管理力度有着重要意义。因此，需要提高对基建档案管理工作重要性的认识，采取有效的措施和方法，做好基建档案管理工作，以切实发挥基建档案资料对提高基建工程建设水平的作用。

参考文献

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