信息化技术在档案管理中的应用

田海红

摘 要：近几年我国城市化建设步伐不断加快，城市规划档案管理工作的重要性日益凸显。随着信息化技术的发展与进步，在城市规划档案管理工作中要加大对信息化技术的运用，这样能够更加高效、快捷和方便的管理档案资源，有效推动城市规划工作开展。对此，本文试阐述信息化技术在城市规划档案管理中应用的意义，并提出了具体可行的应用对策。

关键词：信息化技术；城市规划档案；管理

在我国城市化建设进程中，城市规划档案管理工作量与日俱增，工作难度也越来越大，为档案管理员带来了严峻的挑战。将现代信息化技术应用到城市规划档案管理工作中，不仅能够降低档案管理员工作量，还可以将信息化技术的优势体现出来，即真实、完整、准确的存储所有档案信息。因此，城市规划档案管理员要提高重视，充分认识到信息化技术的重要性，在实际工作中利用好信息化技术，以此实现档案管理工作效率的提升。

1 信息化技术在城市规划档案管理中应用的意义

城市规划关系着城市今后的发展，有利于城市建设中科学布局、统筹部署等各项工作的开展。随着我国城市化进程逐步加快，城市建设与管理进度也被带动起来，为做好城市的规划和建设工作，就需要进一步加强城市规划档案管理，为城市规划提供完整、准确和真实的资料[1]。当前，信息化技术已经在各行各业中得到了充分应用，推进城市规划档案的信息化，有利于做好城市建设规划资料的收集与保管工作，并科学的整合与汇编档案资源，建设数字档案馆。如此一来，城市规划档案管理才能发展的更加规范化和网络化。

2 城市规划档案的信息化和数字化

（一）城市规划档案的信息化

在城市规划中应用电子业务与电子政务后，城市规划档案信息的服务空间被进一步拓宽，需要对档案资源服务的方式与内容进行创新，要打破传统档案管理工作的思维局限，满足社会发展需求，及时转变管理理念，不断完善服务方式，加大对信息化技术的应用。这样有利于搭建网络化和数字化的信息服务平台，将城市规划工作中形成的信息资料完整存储下来，让更多种类的档案信息资源得到共享，为城市建设提供可靠的依据，因此，不仅要做好档案资源建设，还要提高对信息化技术的利用率，将网络优势最大限度体现出来，增强远程服务能力，让城市规划档案覆盖范围更广，检索查阅更加方便。

（二）城市规划档案的数字化

在城市规划档案信息化建设过程中，档案数字化是其中的重要内容。现阶段档案数字化规模越来越大，档案数字化也更加成熟和规范，并逐步实现了城市规划档案的数字化。随着城市规划档案数字化对象日益丰富，改变了以往纸质化档案的现状，拥有更高的数字化标准[2]。此外，电子文件也有了更广的应用范围，种类不断增多，主要有文字处理、图形图像、视音频及数据库等文件类型，同时形式也更多，常见的有CAE、CAD、GIS、网页及博客等。因此，在城市规划档案管理工作中，要加大对数字化技术的应用，提升工作效率和水平。

在城市规划档案管理中应用数字化技术时，要将现实需要作为基础，保障能够提高工作效率，实现效益的增加。要遵循“有所为，有所不为”的原则，要有针对性、有层次和有重点的开展城市规划档案数字化建设工作。要将数学模型引进来，全面统计和分析所有档案资料，根据档案利用时间、目的、频率、基数大小和所占比重进行分类排队，采用“常用先扫”、“现用现扫”、“以用定扫”等工作方法。

（三）档案鉴定和数字化同步

在城市规划档案数字化建设中，地区经济实力、档案总量、保密观念及人员结构的影响，相比于其他行业的信息化速度，城市规划档案工作比较落后。因此，为进一步推进数字化档案建设，城市规划档案价值鉴定和数字化要同步开展，这样不仅可以落实高效、节约的理念，同时还能推进档案数字化建设，不断提高工作的效率。

（四）多种数据库建设同步

要根据“利用为本，急用先上”的思路，档案目录与全文数据库建设需要同步开展。重点是要让一般检索需求得到满足，做好档案文件级目录数据库建设[3]。当前，对大部分城市规划档案管理工作而言，因为无法实现所有档案的文件级目录机检，造成存在着档案查阅不准、不快及不完整等问题。因此，在城市规划档案数字档案馆建设过程中，提高对文件级目录数据库建设的重视，将其作为基础性工作来抓，让城市规划档案有更高的查准率和查全率。

（五）数字化加工与利用同步

在城市规划档案信息化建设中，主要任务是加大对档案信息资源的开发与利用，保证档案信息资源得到共享，因此需要将“互联网+”作为主要信息技术手段。城市规划档案信息资源开发与利用涉及众多方面的内容，如传统载体档案的数字化、档案信息资源的开发与利用、基础信息库建设、档案信息资源的社会化服务及政务信息资源管理等。对此，可以研发数字化城市公开信息查询管理系统，利用网络完成对城市规划信息的“一站式”查询服务，并提供信息高度集中、利用快速便捷的城市规划信息。

3 城市规划档案管理的信息化建设对策

（一）培养档案管理信息化人才

为在城市规划档案管理工作中更好的应用信息化技术，就需要对管理模式进行创新，在整体上提升档案管理者素质，让档案管理工作更加高效化和专业化。当前，城市规划档案管理专业人才较少，需要培养更多高素质的档案管理人才，安排具备丰富信息学、城市学和管理学知识的人员负责城市规划档案管理工作，并切实提升现有档案管理者应用现代信息技术的能力[4]。此外，在信息化城市规划档案馆建设过程中，还要培养档案管理者的业务素养与政治素质，特别是要提高档案服务能力，實现档案管理人才队伍的最优化。

（二）投入更多资金，抓好硬件设施建设

为提升城市规划档案的信息化水平，要投入更多资金，购置必备的硬件设施，推进档案管理信息化建设。要抓好城市规划档案馆内部局域网、档案数据库及市政务网建设，充分发挥人才优势，完善城市规划档案网站，这样有利于提供更精确和可靠的城市规划信息。要将城市规划动态和档案管理有机结合起来，建立多层次、高技术的档案服务管理体系，并健全城市规划档案数据库，不断优化并整合城市规划信息资源。此外，为更好的服务于城市规划工作，在连接外部因特网、开通内部局域网的过程中，还要加大对信息资源的安全防护，在正规厂家购置先进的硬件设备，并做好日常的更新与维护。

4 结语

总之，随着信息技术的进步与发展，有利于城市规划档案管理工作的改革。因此，档案管理人员要充分发挥出计算机系统的作用，对数据信息与材料的收集范围进行拓展，丰富档案管理内容。此外，在城市规划档案管理工作中应用信息化技术时，还要根据相应的要求和标准，科学合理管理信息资源，防止出现遗漏和错误，要加大对数字化技术的应用，整合现有的资源信息，为档案的查阅提供便利，实现信息管理水平的提升。同时还要抓好档案管理人才队伍建设，投入更多资金，购置更加先进的硬件设备，为信息化技术的应用提供保障。只有这样才能真正做好城市规划档案管理工作，并更好的服务于城市规划建设。

参考文献

[1]黄光香.信息化技术对档案管理的影响研究[J].办公室业务，2014，（07）：161.

[2]于富彧.档案信息化建设与技术档案管理研究[J].品牌，2015，（02）：200.

[3]范莉萍，刘颖.技术档案资料信息化管理探讨[J].电子世界，2014，（17）：199-200.

[4]陈董来.档案管理与信息化技术融合的策略探究[J].中国管理信息化，2015，（17）：168-169.