浅析学校档案统计工作的意义和要求

杨文丽

摘 要：档案统计工作是指以档案工作中大量的现象为对象、以表册数字的形式揭示档案和档案工作中各种现象的现状、发展规律及一般规律性的工作。做好这项工作，对了解档案工作现状，预测未来都有好处，能促进档案工作水平的提高。

关键词：学校档案；统计工作；意义；要求

档案统计工作内容，包括档案的基本统计和综合统计两部分工作。具体来说，包括档案的收进、移出、整理与签定、保管数量和状况的登记、档案利用服务情况的登記，以及档案构成、档案利用、档案机构和人员等情况的基本统计和其他专门统计。档案统计工作的基本任务，就是对档案和档案工作的发展情况进行统计调查和分析，并提供统计资料，实行统计监督。

档案统计工作在整个档案工作中具有重要的意义。档案统计工作是档案工作者认识和做好档案工作的重要条件。档案统计工作是以档案工作中大量的现象为对象，通过从质、量联系中对数量的观察和研究，以指标数字揭示档案工作的有关情况。建立科学的统计工作，把定性分析和定量分析结合起来，以档案领域的大量信息作为定量分析的依据，使定性分析更加精确化。这样，才能准确地反映各级档案部门工作的真实状况，从而对档案实行科学管理，提高档案工作的社会地位，发挥应用社会的效用。

统计工作是经济建设的一项重要基础工作。档案工作多年的实践证明，档案统计健全科学的档案统计工作，对于档案学本身的发展也是不可缺少的一个重要条件之一。一门学科发展的水平在很大程度上取决于定量分析在该学科研究中所占的比重。档案学要想在学科如林的科学领域站稳脚并获得发展、创新，就必须加大定量研究，扩大以数据为基础的研究工作的比重。这样才能促进档案学的发展。

档案统计工作还可以为制定档案工作的方针、政策和编制档案事业发展规划提供依据。通过统计工作，可以全面地、难确地反映档案产业的数量、速度、馆藏档案的状况和变化、利用档案的频率和发展趋势。这位有关主管部门对档案部门的工作量、人力、财力的需求量有所了解，便于对档案管理工作进行分类指导、监督和检查，为领导机关对档案事业决策提供数据和可靠依据。

对档案统计工作的要求：

1、要绝对保证统讨资料的难确性和客观科学性各级各类的档案是国家的财富。档案工作情况的统计，从1984年起已纳入国家统计指标体系，因此档案统计工作须受统计法的约束，不能随意捏造、篡改或者虚报、拒报供统计的档案资料。

2、档案统计工作要跟上全国统计工作的步伐要遵循经济建设的要求，逐渐实现统计指标体系完整化，统计分类标被化，统计调查工作科学化，统计基础工作规范化，统计计算和数据传输技术现代化，统计服务优质化。

要发挥档案统计的服务和监督作用。统计工作是从收集的统计资料中进行加工整理，分析研究，从而发现问题，为有关部门提供必要的参考，这也是档案统计工作的目的之一。

1 统计调查

统计工作的第一步，必须拥有大量真实的材料，而各类材料和数据的占有，必须通过统计调查获得。统计调查的基本形式有两种，即统计报表和专门调查。

1、统计报表：这是下级档案事业管理机关和档案馆（室），按统一规定向上级机关定期以表格的形式报送的文件。这是档案统计中最常用的一种基本形式（填写报表的单位须以原始记录为依据，按规定的格式、统一的计算方法和一定的期限填送，这样数据和材料才真实可靠）。它对搜集必需的资料，及时掌握情况，发现问题，从而改进和安排工作是很必要的。

目前，我国全国性的档案统计制度已基本健全。在档案工作各种规章制度中，对档案统计工作早有各种规定。

2、专门调查：这是按一定的目的要求，临时组织的调查，是统计报表的补充形式。组织档案统计调查是一项科学性的工作。必须确定统一的调查目的和任务，确定好调查对象、单位、时间、地点，调查方法和调查提要，这样才能使统计调查接最必要的项目和统一的口径进行，从而获得所需的原始材料。

在统计调查中，必须遵循的基本原则是：以实事求是的态度来搜集真实可靠的资料，对不同的对象应该采取不同的方式和方法，并将各种形式、方法合理地加以结合，遵守观察的同时性和定期性。

2 档案统计资料的整理

通过统计调查所获得的资料，只是大量个别、零散的原始资料，要使这些资料能够反映整体现象，必须进行综合管理，使之条理化、系统化。

1、档案统计资料整理的第—步是对原始资料进行分组（分类）通过分组，可以从各类资料不同的数量看出它们各白的特征、总体的构成及现象间的依存关系，从而经过分析研究得出全局性的数据并总结出发展规律。

在统计资料的分组中，选择对研究目的最有决定意义 能反映现象本质的标准很重要，它是保证实现分组的重要一环，是使研究获得正确结论的前提条件。当然，对同一现象，如果研究目的、时间、地点不同，采用的分组标准也应不同。

档案统计分组有两种类型：一种是简单分组，一种是复合分组。所谓简单分组，就是把调查对象和统计的原始资料按一个标准分组。而复合分组则是按两个以上标准分组，即先按一个标难分组以后，再按另一个标难分成各组。

2、档案资料统计整理的第二步就是形成统计表 在分组的基础上，要对所得的数据、了解的现象进行分析归纳，所得的结果，就反映在统计表中。统计表就是表述统计数字的图表，是合理叙述被研究现象和过程的指标数字的一种方式。

系统的统计表，在它最前面有详细填报说明的专页。此表具体由总标题、横格标目、纵格标目和纵横交叉线构成的方格所组成。在报表的下端，应有编制日期、负责人、审核人、填表人签名盖章等项目。统计表按结构可以分为简单统计表、分组统计表（按一个标准分组）、复合统计表（按两个以上标难分组）三种。简单统计表，就是没有分组的统计表。

统计表必须能够简明难确地反映出观察结果，表现出被研究现象的基本特征和现象间的相互联系。因此，统计表应符合下列要求：适当紧凑，避免繁琐庞大；它是观察结果顺序的表述体系，各项目之间应构成一个有联系的整体；统计表的总标题、各栏目名称必须精确，总标题应简明地反映出统计表所有项目的基本内容，表现出表中数字资料的主要意思，并表明资料的所届时间、地点；统计表应注明填报单位、时间及制表人等。

3、档案资料统计整理的第三步是得出综合指标 综合指标是指从资料整理、归纳得出的档案工作领域现象间的数量特征。例如，档案]：作人员数、全宗数、利用人数、保存与销毁案卷的比例、难查卷的百分比、平均劳动员等，这些数量指标就反映和说明了档案工作的现象过程及其发展规律。

统计工作的综合指标多种多样，但一般分为三种；绝对数、相对数和平均数。

（1）绝对数：绝对数又称为总量指标。在档案统计中能反映全国或某一地区、部门一定时期内在档案工作各方面已达到的规模或水平。它能说明档案工作方方面面的真实情况，而且它又是计算统计中所应用的相对数和平均数这两种指标的基础。所以，它在档案统计中用得十分广泛，例如建馆‘总数、案卷数等都是绝对数。

（2）相对数：档案统计中用相对数反映档案工作中某些现象的联系，去反映分析出来的绝对数所不能充分说明的问题。所谓相对数，是从两个有联系的指标的对比中得出的一种指标。从部分对整体，实际对计划，一个时期对另一个时期，一个地区对另一个地区指标的对比中，都可以得出相对数。

（3）平均数：平均数是按某一标志来说明总体典型水平的一种综合指标。计算平均数的方法，通常是将现象总体各单位的数值之和除以单位数。

在统计中，只有同类的现象才能计算平均数，所以运用平均数必须遵循总体同质性的原则。

总之，在档案统计综合指标的计算中，绝对数、相对数和平均数应结合使用，只有以绝对数为基础，相对数和平均数才能更淮确地说明某些问题。

参考文献

[1] 许爱香.试述档案统计工作存在的问题与对策[J]. 山西统计. 2002（08）