高校人事档案信息化建设的思索

徐海峰

摘 要：网络信息化建设步骤的加快，带动各行各业都发生了翻天覆地的变化，高校人事档案管理也同样如此。与网络相结合，构建新型的高校人事档案信息化建设已经成为高校人事档案的未来发展趋势，其也必将带动更加全面的档案管理。本文对高校人事档案的信息化建设进行研究，提出其信息化建设策略。

关键词：高校人事档案；人事档案管理；信息化建设

科技化的发展已经让网络走入千家万户，其同样走进高校的环境中，给高校的各项管理带来方便。当信息化建设与高校的人事档案相结合，其所带来的将是人事档案管理中的变革。当前，部分高校以及校级管理层已经对人事档案的信息化建设引起了高度的关注，将计算机的应用引入到档案管理中，使其更加具有规范性，实现了由从前的人工操作转变成为信息化管理，让信息化的建设为人事档案管理增砖添瓦。高校管理层要对人事档案信息化建设的重要意义引起重视，探寻高校人事档案信息化建设存在的问题，构建新型的信息化管理系统。

1 高校进行人事档案信息化建设的重要意义

随着社会的发展，历史的变革，高效进行人事档案信息化建设对其具有重要的意义，其能够有效促进高校对人员管理的质量的提升，同时对于学校形象的提升也具有重要作用。首先，其能够提高管理人员的工作效率。将人事档案的管理纳入到信息化系统管理中，能够有效节省之前人力劳动所产生的人力成本，使档案管理更加高效、高质，其通过科学技术的应用减少了错误发生的几率。其次，其能够使管理人员的业务水平得到提高。人事档案进行信息化管理之后，有效节省了管理人员的管理时间，让管理人员能够有更多的时间进行自身专业技能的研究和提高，对于其业务水平的提高起到一定的帮助作用。第三，其是高校现代化水平的表现。将人事档案纳入到信息化管理中，从一个层面反映了高校所进行的现代化建设程度，能够有效推动高效的计算机信息化进程，让其更好地为高校服务。第四，其是时代发展的需要。信息化管理水平在高校中的应用，体现了我国国家或者地区的科学技术发展水平，在我国的信息化建设中占有重要的地位，是我国科学技术发展的具体表现。因此，加强我国高校人事档案信息化建设不仅是管理人员的需要，是学校建设的需要，更加是时代发展、社会进步的需要。

2 高校人事档案信息化建设存在的问题

当前高校在人事档案管理中已经取得了一定的成绩，在引入网络应用，进行信息化建设的过程中也展现了其优势所在。但是，不可否认的是，高校人事档案信息化建设过程中依然存在着一些问题，这些问题对其信息化建设造成一定程度的阻碍。推进高校人事档案信息化建设，需要首先将这些问题予以有效解决，从而让其未来发展之路变得更加顺畅。

1.人事档案信息化建设工作的重视度需待提高

当前阶段，很多高校已经注重了计算机信息技术的应用，并对其进行了很好的发展。但是，我们也必须看到，计算机信息技术的应用与其人事档案管理方面的结合还不够充分，高校管理层在此方面的重视程度还不够，对其所投入的人力、物力成本还没有达到所需要的程度，很多档案的管理还没有纳入到信息化管理中，甚至一部分纸质档案已经流失。

2.人事档案信息化建设的内容空泛

当前高校在进行人事档案信息化建设的过程中，对于其内容的构建还没有形成有效的体系，大部分高校在进行信息化建设的时候，侧重的是教职工的基本简历或者信息，对于其业务能力和成绩方面的评价则较为少见，甚至根本没有提及。这就造成了其信息化建设的内容较为空泛，难以展现相关人员的全面状况。

3.缺乏系统的规范和指导

目前，很多高校在进行人事档案信息化建设的过程中，都是边摸索边前进。在此方面全国范围内还没有一个学校建立了完善的档案管理系统，成为其他各校学习的典范。这就造成很多学校在进行档案信息化建设的过程中没有系统化的规范标准，也没有专业人士对其进行指导，很多资源无法实现共享，也不能满足高校对其的多样化需求。

3 高校人事档案信息化建设实施途径探索

高校要从多渠道寻找实现人事档案信息化建设的方法，不断推进其档案的信息化建设步伐，让高校的现代化建设更快、更早的实现。本节，笔者结合自身对人事档案管理信息化建设的认识，提出以下幾方面的实施途径。

1.提高人事档案信息化建设的重视程度

高效进行人事档案信息化建设，首先需要的是领导层的重视，只有领导层对此引起高度关注，不断推进其建设的进度，才能保证高校尽快的实现档案的信息化管理。首先，高校领导要开拓思维，参加相关的培训或者会议，学习先进的计算机信息管理技术，将之与人事档案管理有效结合。其次，要对网络信息平台进行充分的利用，在进行校园建设的同时，构建关于人事档案的信息系统。第三，高校管理层要运用多种方式，对本校人事档案的信息化建设进行大力宣传，让全校人员都对此进行关注，甚至可以倡导教师职工与学生对此进行监督。通过意识上的重视，使人事档案管理具备信息化的条件，实现其信息化的管理。

2.建立相应的规范制度，实行标准化管理

高校在认真贯彻执行《档案法》《人事制度管理条例》等的法律法规文件的同时，要结合自身校园的实践情况，制定相应的规章制度，让人事档案的信息化建设在标准化的环境中进行。同时，高校还要健全信息化建设的内容，完善系统中的相应内容，让被管理的职工档案更加完善，在进行查询的时候能够做到按需查询。高校在进行制度设定的时候要坚持合理性和合法性原则相结合，建立标准化的规章制度，使高校的人事档案实行制度化、标准化、规范化的管理。

3.开发资源，建立系统共享

高校人事档案管理信息化的目标是档案内容数字化、信息资源网络化、利用方式便捷化。其人事档案信息化建设依托于计算机的信息化，要想实现此目标，就要坚持引进高科技的手段，建立各个部门之间的信息共享，保证各个部门在需要的时候能够及时高效的进行相关人员的档案查询。首先，管理人员要将所有需要管理的人事档案纳入系统，在系统中进行数据建立。其次，要运用现代化的信息技术，在各个部门需要的时候能够及时进行数据调取。第三，人事档案因为涉及到个人隐私，对于非常重要的相关数据要进行加密处理，对个人隐私进行积极有效的安全保护。总之，高校管理层以及档案管理人员要积极开发资源，力争让档案信息在安全的基础上实现共享的最大化。

4.加强管理人员队伍建设

人事档案的信息化建设需要管理人员的专业职业能力的配合，因此，建立一支具有专业化的管理人员队伍能够缩短信息化建设的进程。首先，管理人员要具有极强的责任感，对所管理的档案进行认真核对，对系统进行认真管理。其次，要具有一定的现代化科学技术，能够通过系统进行档案管理方面的操作。第三，要对管理人员进行专业化的培训，使管理人员掌握系统操作等方面的专业化知识，并将其进行熟练运用，保证工作的流畅性。第四，具有为人民服务的意识。人事档案管理人员的工作起根本是一项服务性质的工作，只有管理人员具有服务的意识，才能将工作做好，才能保证档案管理的高质量。

4 结语

高校人事档案信息化建设是人事档案管理工作的未来发展趋势，其必将给档案管理带来更加便捷管理方式，更加高效的服务质量，更加全面的管理职能。因此，无论高校管理层还是档案管理人员，甚至高校的每一名职工都要参与的信息化建设中，才能让人事档案得到更好的管理，才能让档案在其工作中发挥更大的价值与作用。

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