移动办公在某工程技术公司的实践

汪婷婷

（中国瑞林工程技术有限公司，江西南昌330031）

移动办公在某工程技术公司的实践

汪婷婷

（中国瑞林工程技术有限公司，江西南昌330031）

介绍了移动办公的优势、应用现状与前景，并通过中国瑞林公司NIMS移动办公系统的开发应用，分析了移动办公的应用模式和运行特点，针对移动办公系统仍然存在的一些问题，提出了对未来更为成熟的移动办公系统的期许。

移动办公；办公自动化；移动终端；网络安全

随着IT业与通信业的高速发展，现代企业越来越倾向于高效的办公模式，移动办公也随之产生。移动办公是一种新型的办公模式，是通信技术和无线网络高速发展下的产物,它是利用无线网络的连接及智能终端设备，再通过移动办公的操作系统的控制，实现远程异地或移动办公，真正做到24小时移动互联[1]。这种办公模式打破了时间和地域的限制，改变了原有的办公模式，成为无纸化办公，以及互联网远程办公之后出现的最方便、快捷的办公方式，给企业的高效率办公提供了新的思路。由于办公人员可在任何时间（Anytime）、任何地点（Anywhere）处理与业务相关的任何事情 （Anything），“移动办公”也被称为“3A办公”。目前，移动办公系统已成为提高各级机构办公效率的首选工具。

1　移动办公的现状与前景分析

随着通信技术的迅速发展，现代企业越来越倾向于高效便捷的办公模式。移动办公可以有效改善办公环境，简化机构之间的沟通程序，并可实现远程办公，提高工作效率，满足个性化需求。

随着移动设备的普及，智能设备已经成为个人生活中必不可少的一部分。员工对于新科技的喜好反过来驱动着企业变更和适应新技术的变化。目前，许多企业开始考虑允许员工自带智能设备使用企业内部应用,其目的是既满足员工自身对于新科技和个性化的追求,同时又提高员工的工作效率，降低企业在移动终端上的成本投入。然而，由于移动办公项目对应的设备属于员工个人而非企业，因此如何定义移动办公项目中IT管理的范畴，精确区分企业数据与个人隐私是目前移动办公项目中非常重要的问题[2]。另外，在技术方面，移动终端管理软件需要支持企业数据与个人数据的安全分割;在管理制度方面，企业需要与员工明确约定双方的责任和义务。

2　移动办公的优势

与传统的办公模式相比，移动办公的优势明显：1)移动客户端操作便利简单。由于移动信息产品发展得很快,以及移动通信网络的日益优化，移动办公只需要一部可以上网的智能手机或者平板电脑就能完成全部的工作[3]。2）功能强大且灵活。移动办公将企业的众多管理工作都装进了手机，包括客户管理、项目管理、知识管理、合同管理、绩效管理等等，所以很多要在电脑上处理的工作均能通过移动终端来完成，其功能与效率堪比电脑办公。同时，针对不同行业领域的业务需求，还可以对移动办公进行专业的定制开发，满足不同的个性需求[4]。3)处理事务高效快捷。移动办公打破了时间和地域的束缚，办公人员随时随地都能申请、审批流程，浏览公司公文，查阅通知公告，查看邮件，处理个人事务等等，以应用“碎片化”和使用时间“碎片化”的方式实现了生产效率和管理水平的全面提升。这种办公模式将以前浪费的时间有效地利用起来，在不知不觉中就提高了工作效率。

3　企业应用实例分析

移动办公对于大型的设计工程公司，尤其是对于有海外项目的工程公司而言，显得尤为重要。这些企业大多数的员工长期出差在外，分散在全国乃至世界各地。在这种情况下，能够将整个企业的业务应用系统移植到移动终端，实现组织内部的所有人员在任何时候任何地点都可以实时获取信息并进行协同工作，无论从工作效率还是管理水平来讲都具有重要的意义。

中国瑞林工程技术有限公司（以下简称中国瑞林）2013年引进了NIMS移动办公系统，该系统完全采用流程化客户界面设计，操作简便直观，安装方便，客户端包含移动端主流平台且操作简单、方便，如图1所示。

图1　NIMS手机客户端操作界面

移动办公系统通常将一组人员为完成某一项业务所进行的所有工作与工作转交（交互）过程定义为工作流。在企业管理和项目管理中，几乎所有的业务过程都是工作流，特别是办公自动化应用系统的核心应用——公文管理、项目管理、采购管理等。而NIMS系统支持所有上述工作流程的自动化应用。

每一项工作以流程的形式，由发起者（如文件起草人）发起流程，经过本部门以及其他部门的处理（如签署、会签），最终到达流程的终点（如发出文件、归档入库、发布）。移动OA信息化办公平台工作流程自动化的目标就是要协调组成工作流的四大元素(人员、资源、事件、状态)，主动推进工作流程的发生、发展、完成，实现全过程监控。如及时地自动收回或赋予不同人员的操作权限、主动提示和催促工作人员实现某一阶段的处理，从而整体提高工作流处理的效率[5]。

单位日常办公管理工作中,各部门的业务不是孤立的，而是在互动的过程中相互促进，共同提升。移动OA信息化办公系统根据现代办公理念,将各种相关办公业务进行合理整合,提供了统一的操作平台，实现了办公管理业务信息的全面共享，使各职能部门紧密结合，形成一个有机的整体，从而提升单位整体的管理、服务效率。

NIMS系统采用WEB开发标准，可以随时实现在互联网上的应用，办公人员通过手机随时访问到企业办公自动化系统，使办公自动化系统的应用地点由固定的物理位置延伸到了所有被网络覆盖到的地方，从而从客观上提高了企业的工作效率。另一方面，NIMS系统采用了用户级加密技术，即安全权限的划分限制，使系统中不同的办公人员在不同的时刻对办公信息的处理权限也有所不同，这为企业信息的安全畅通提供了有力保障[6]。

4　需要关注的问题

实践证明，NIMS系统的开发利用为中国瑞林带来了诸多好处和便利，但在企业信息管理过程中也存在一些问题。作为企业的IT管理人员，通过对NIMS系统研发应用过程的经验总结，笔者认为需着重关注以下几个问题：1）客户端差异化。传统的办公系统是基于PC机的Windows系统开发的，而移动终端APP是基于智能手机和平板电脑的操作系统（如ios、Android、Windows Phone等）研发的，要将传统的办公系统移植到不同的os上既费时费力，也会带来额外的开发、维护和培训问题。2）网络差异及性能问题。办公软件的运行往往是基于局域网设计的，而实际上移动办公终端使用的网络千差万别。这就导致了很多应用在移动办公使用时因网络而产生性能瓶颈。3）安全性问题。移动办公是将企业关键信息传递在公共网络上，因此不仅会带来数据被截获的危险，而且一旦移动终端丢失，上面可能存在的敏感数据将对企业造成无法估算的危害。另一方面，如果外部终端接入企业内网，则会对企业内部造成系统级的安全威胁。因此，移动办公有着比在企业内部局域网使用更高的安全性要求[7]。

5　结语

综上所述，移动办公作为一种新兴的办公模式，通过在手机客户端安装企业信息化软件，摆脱了必须在固定场所固定设备上进行办公的限制，对企业管理者和员工提供了极大便利，对企业的管理有着极为重要的意义。但是同样也存在一些需要关注、尚待解决的问题。这也有意味着，移动办公尚需进一步成熟、完善。相信移动办公随着通信技术和无线网络的深化发展，未来必将成为企业办公模式的最佳选择。

[1]臧智岩.移动办公在企业内的应用[J].电子技术与软件工程,2014 (6):59.

[2]佚名.BYOD办公革命[J].IT经理世界，2013（12）：94-95.

[3]刘磊.工作流平台需求架构分析[J].电脑知识与技术，2013(30): 6789-6797.

[4]吴克忠.移动办公、居家办公（MOHO）——OA的新发展[J].办公自动化，2010(02):4-8.

[5]中国电子政务网.政务网络办公系统解决方案 [EB/OL].[2006-12-18].(2014-10-05).http://www.e-gov.org.

[6]尤卫军.移动办公平台的实现方式[J].计算机时代,2012(2):35-36.

[7]陈志宏.基于云计算的虚拟桌面平台的设计与实现[D].上海：复旦大学，2012.

Practice on Mobile Office of a Certain Engineering Company

WANG Tingting
(China Nerin Engineering Co.,Ltd.,Nanchang,Jiangxi 330031,China)

This paper introduces advantages,application present situation and prospect of mobile office,and according to development and application of NIMS mobile office system of China Nerin Engineering Co.,Ltd.,the paper analyzes application mode and operating characteristic of mobile office.For many problems existed in mobile office system,the paper puts forward the expectation of the mature mobile office system for the future.

mobile office;office automation;mobile terminal;network security

TP311

B

1004-4345(2015)04-0065-02

2014-11-20

汪婷婷（1987—），女，主要从事信息管理工作。