企业档案管理工作实施数字化运行的探索

孙彩霞

（神华神东煤炭集团公司档案室，陕西 神木 719315）

1 档案数字化管理概述

新世纪以来，我国的国有大中型企业都在各方面不断进行改革探索，从过去计划经济的意识影响逐步转向符合市场经济规律运行的实践中；同时，对档案管理工作提出了更高的要求。国有大企业完全实施档案管理工作数字化不仅是时代发展的必然趋势，更是现代管理科学发展与信息技术结合的成功实践。实施企业档案管理工作的数字化运行，就是以最方便快捷的方式建立全体员工的电子档案，更好地适应员工档案信息的查找与管理工作。电子档案比传统的纸质档案管理具有高效、快捷、容量大及智能化等多种服务程序，集中了电子信息技术的很多优点，为现代人事管理工作提供了极大方便。对于国有大企业来说，档案管理既是一项复杂的工作，又是不可或缺的重要环节，改变传统的思维管理定势，针对纸质档案不容易保存，查找困难等多种弊端，充分发挥现代信息技术优势，进一步提高档案管理数字化的实效，已成当务之急。数字化技术在不断发展，应用于企业档案管理工作的各种软件、程序也在不断更新，提高操作人员的专业技术水平，利用数字化运行的准确、高效、便利等优点为现代企业人力资源管理工作服务，把新型电子档案建立的更加完备，精确而实用。以创新发展的意识推进实施档案数字化管理工作，有效提高了工作效率，强化了保密程度，节约了传统管理方式的成本，但在此基础上，仍需要探索与现代企业管理工作同步发展进行的创新发展模式。

2 国有企业实施档案管理工作的现实需求

随着企业改革和科学技术水平的发展，国有企业人事档案管理工作也需要提高工作实效，跟上高效化管理的步伐。当前，一些企业由于受传统观念的影响，往往出现人浮于事的现象，部分边远地区仍然存在档案管理水平落后，利用率较低的情况。实践证明，良好的档案工作对提高企业的现代化管理水平，提高工作效率，提高员工的工作积极性有促进作用，是当前企业改革发展不可或缺的一部分，是国有大企业向国际一流企业迈进的必要工作环节，是我国经济社会发展的现实需求。运用现代信息技术和互联网优势，结合企业实际情况，有效开展企业档案管理工作，提高档案信息资源的开发利用效果，发挥档案工作应有的价值，助推企业的现代化管理理论与人事管理的成功实践在边远地区的发展，为企业自身发展和适应市场机制运行带来实效。近年来，由于长期受传统观念的影响，一些边远地区国有企业的档案管理工作，虽然采用了数字管理系统，但不能与企业的实际结合，未能跟得上时代的发展，其根本意识仍然停留在传统管理模式上，只注重档案的保存价值，没有对人力资源的开发利用提供有效的数据测算和有效参考咨询工作。不注重档案管理科学性、重要性的宣传工作，没有把市场机制运行下的企业档案工作做有价值的开发，现代企业发展亟需进一步提高档案管理工作的服务效能，充分发挥其在企业管理中的重要价值。一些边远地区的国有企业由于种种原因，缺乏足够的专业技术档案管理人员，认为企业的档案工作非一线技术工作，忽视了专业技术的要求，常常把其它岗位闲置的工作人员安排到档案管理部门充数。已有的档案管理工作人员，对电子信息技术不太熟练，又没有安排专门时间进行培训，在专业素质方面缺乏实践锻炼，再加上传统管理过程中人际关系的影响，这些缺乏系统理论知识和专业技术的工作人员继续留在岗位，工作干得好坏都一个样，缺乏有效的奖惩制度和管理规制，积极性难以提高，几乎不存在竞争上岗的忧患意识和工作紧迫感。一些国有企业因为考虑效益问题，对在职工作人员的培训虽然一直进行不间断的鼓励和实践，但往往只关注一线岗位的技术人员，对档案管理人员的继续教育工作往往重视不够。有的企业由于领导不重视，没有把档案管理纳入与一些技术工作协调的考核范围，造成档案管理工作人浮于事、档案管理方面的细节错误频出的现象，对国有企业发展造成不可避免的影响。边远地区的国有企业，现有的档案管理制度依然不健全，与时代发展的步伐不相适应。在现代企业管理中，尽管各地企业都程度不同地制定了一些档案管理方面的规章制度，但这些制度对促进工作人员积极性，提高档案管理工作的实效尚不够完善，对企业管理者的决策、信息咨询等辅助工作没有起到促进作用。

3 提高企业档案管理工作实效的对策

在现代企业管理工作中实施数字化运行，首先要强化工作人员的现代档案意识，与传统的档案管理的思维定势区别开，不能以为保存好资料就万事大吉，要为适应市场机制运行过程中的现代人力资源管理提供新的咨询，促进企业管理实效。提高档案的现代管理意识首先要加强宣传工作，让现代企业档案管理工作为企业领导决策提供有价值的参考。全体员工的重视和观念的更新是做好档案管理工作的重要保障，是企业档案工作实施数字化管理的基础。为了强化档案管理意识，提高档案管理实效，必须形成协调一致的统一规划，把档案管理与企业的发展连接在一起，充分发挥现代信息技术的作用，与企业业务技术方面的工作一块抓，使各个岗位工作人员都来配合企业统一的档案管理工作，使全体员工都能充分认识档案管理的重要价值和存在意义。有效应用现代信息技术形成档案管理的网络化建设，建立企业档案三级网络管理模式，形成一个以分管领导全面领导，办公室主任或副主任负责，各科室负责人和专、兼职档案员为成员的企业档案三级网络管理模式。企业的档案管理应统一领导、整体协调，统一操作、专业保管，有专人负责监督各职能部门的档案工作，强化企业档案收集和利用工作。进一步改善档案室硬件设施的配置，尤其边远地区的国有企业要根据企业规模、职工人数和工作中的实际情况，逐步配备专业的数字化设备，特别要注重专用软件的更新，更好地辅助企业大档案管理过程中各项工作的有效开展。

4 围绕企业发展增加档案管理新内容

为提高企业管理水平，适应高科技发展，国有企业的档案管理工作需要增添有利于现代企业发展的档案管理新内涵。企业档案管理中，依靠高科技的发展，通过对影像及其它数字资料的归档管理，也使档案载体更加丰富多样，如电子合同、电子图标及电子档案等，它以数据库的形式，以电子文本进行贮存，方便及时调阅、查找、信息量大，是比较先进的现代信息档案储存与管理方法，能够为企业的发展提供详实而有效的原始资料。档案管理数据库的建立要围绕企业发展的需要，进行科学分类，不断增设新内容。档案实行数字化集中管理后，有效保证了案卷质量，做到了管理规范化，提高档案管理实效和工作效率，利用最新档案信息化管理软件，对文书档案实行文件集录入，对其他各类档案实行案卷级录入，对企业员工和技术类实行文件级和案卷级两级录入，形成了纸质档案和电子档案并存共用的管理机制；同时，建立科学的检索方式，实现档案工作信息化管理，强化管理效果，使档案管理的安全性、完整性和保密性得到有效保障。

5 结 语

档案管理是现代企业管理工作的一部分重要内容，借助信息技术优势，实施科学有效的数字化档案管理，有利于提高企业管理水平，服务于企业发展目标。推进边远地区国有企业档案工作的数字化进程，充分发挥档案管理在促进企业发展和创新实践方面的重要作用，进一步通过反馈信息的管理，加强信息横向联系，实现档案资源共享，有效促进各项工作的整体发展，提高档案的利用率和使用价值。

［1］伊春市社会保险事业管理局.创新方式强化管理充分发挥档案集中管理优势［J］.黑龙江档案,2007(6).

［2］刘美华.如何做好档案管理工作［J］.黑龙江科技信息,2019(11).

［3］胡晓霞.企业档案信息化建设中的档案业务工作［J］.机电兵船档案,2008(2).