人才交流中心如何做好毕业生档案管理

2015-01-03李思嘉

中国管理信息化 2015年10期

李思嘉

（承德县人才交流中心，河北承德 067400）

学生档案一般会有两个去处：一是返回当地人社局，由毕业生持就业通知书到当地人社局报到，择业期过后，学生档案由当地就业指导部门转入人才交流中心管理。二是将档案直接存入就业所在地的人才交流中心管理。毕业生人数逐年增加，人才中心保管的档案数量也在不断增加，如何做好毕业生的档案管理工作成为人才交流中心面临的重要问题。

1 人才交流中心档案管理中存在的问题

1.1 档案管理信息化水平较低

随着社会经济的发展，信息科技技术也在不断发展，但人才交流中心档案管理的信息化水平并未紧跟时代步伐，影响档案管理工作人员工作效率和服务质量的提升。我国已经颁布关于实现人才交流中心档案管理信息化的通知部署，但基层人才交流中心实现真正的信息化管理仍相对较难。一是资金问题，一套高级的档案管理软件费用偏高，县级人才中心各项支出费用均由县级财政负担，很难支付高额费用支出。目前，县级人才中心管理档案基本都是使用Excel表格进行管理。二是历史原因，学生自初中开始就已经开始填写档案信息，但所填写的档案多是纸质版，再延续到高中、大学，等到大学或大学毕业后才将档案信息输入到电脑中，档案转到人才中心以后，仍是纸质版的档案材料。要实现信息化管理，就需要将纸质档案转换成电子档案，这需要大量的人力、物力和财力，县级人才中心难以负担。

1.2 被弃档案难以管理

随着经济的迅猛发展，我国就业流动率也在不断增大，给人才交流中心的档案管理工作带来一定压力。一是部分学校毕业生毕业时，由学校就业指导中心统一将学生档案转至生源地人社局，而学生并未持就业通知书回原籍报到，致使档案被弃置。二是大部分学生在毕业后将档案寄放在人才交流中心，之后便对其置之不理，无法保证档案的及时更新。面对大量被遗弃档案，人才交流中心的档案管理人员很难开展工作。多数档案所有者都是等到需要档案时才去人才交流中心索取档案，但是由于这期间所有者对档案置之不理，导致档案一直“沉睡”在人才交流中心，给档案管理工作带来困难。

1.3 档案管理人员不足

按档案管理相关规定，每千卷档案需要配备一名专职管理人员，但多数在岗工作的档案管理人员均达不到规定比例。随着毕业生人数的逐年累加，档案数量也在不断增长。因此造成的人力不足导致工作无法到位。

1.4 档案流转不规范

一是档案由学校转递时，部分学校允许本人自带。由于毕业生初入社会，忙于找工作，便委托父母到当地人才中心办理报到及档案接转手续。这部分人员由于不懂档案保管知识，经常私自拆封档案。二是档案由人才中心转移时，调档部门要求的报到时间较短，并要求本人自带，违反档案转递相关规定。

2 解决人才交流中心档案管理中存在的问题

2.1 加快档案管理电子化进度

为使档案管理变得更加简单并尽快实现管理信息化，在接收档案时，人才交流中心应将毕业生档案信息录入电脑；在管理过程中，部分毕业生如需递交后续档案内容或需要提取其档案，都应在电脑上做好记录，规范流程，细致记录，加强档案管理。同时，地方财政应支持人才交流中心加大档案管理信息化资金投入，比如加大对档案管理软件的资金投入，购买适合县级人才交流中心实际需求的档案管理软件，提高档案管理的信息化和科学化水平以及档案管理人员工作效率，从而为群众特别是大中专毕业生提供更加优质和便捷的服务。

2.2 充足人员，加强档案管理人员培训，实现档案科学有效管理

首先要加强对人事档案管理工作的认识，切实加强对档案管理工作的领导，配置配齐专职人事档案管理人员，落实管档人员待遇。其次要加快档案管理信息化进程，加强对档案管理人员的素质培训，提高档案管理人员的专业素质。人才交流中心不仅要有相应的工作人员管理电子档案，也需要专门人员管理纸质档案。加强电子档案的管理可以通过购买相应的电脑软件来实现，但提高纸质档案的管理效率，就需要提高档案管理工作人员的专业素质。可以通过聘请一些高校档案管理的专业老师对档案管理工作开展培训，通过培训使人才交流中心档案管理的存放更加科学合理，工作人员也可以更加细致全面地为办事群众和大中专毕业生提供服务。

2.3 完善档案管理办法

在管理档案时，档案管理工作人员应该应用统一归类办法，比如将全部档案统一根据时间进行归类，或者进行分级分类管理。如对于大量档案，档案管理人员可以先根据地区进行归类，然后再对已经根据地区进行分类的档案进行二次归类，二次归类即根据档案的寄存日期进行分类，从而方便寻找。为提高档案管理工作效率，档案管理人员应尽快创新并完善档案管理办法。