浅谈医院档案管理信息化建设

毕琨艳

（云南省中医医院，昆明 650021）

浅谈医院档案管理信息化建设

毕琨艳

（云南省中医医院，昆明 650021）

随着时代的不断进步，科技的不断发展，现代化的信息技术的基本普及也使得信息化建设在医院档案管理中日益被人们所关注并加以应用。但是医院档案管理信息化的现状仍是处于弱势地位，因此，加强医院档案管理信息化建设是十分必要。这既能在很大程度上提高各项工作的效率，还能实现信息资源有效利用与共享，尤其是医院的收费、统计、病案、检验、影像检查等部门若能广泛采用计算机信息化管理方案，可使得档案管理强化其部门服务功能从而为提高医院工作质量打下坚实的基础。

医院；档案管理；信息化；建设；必要性

云南省中医医院档案涉及的面广，内容繁复，是医院开展各种活动的过程（如行政方面、科研活动方面、后勤各项工作方面、资产的管理等）中所渐渐形成的公文文件、电报信息、各种簿册与图表、来往的书信函件、视频音频等各种类型及不同载体的历史资料，是医院历史发展的记录，也是医院的宝贵财富。加强医院档案信息化管理一方面有助于领导进行科学、合理、及时的决策，有助于医院进一步进行现代化建设，另一方面，还能为国家积累门类齐全、结构合理的档案财富［1］。

1　简要分析当前医院档案管理中的不足之处

1.1意识薄弱，理念滞后

在大多数人看来，档案管理一般只是作为资料文档记录而不是直接产生经济效益或者社会效益的。因此，许多的人员（包括领导、医务人员、档案管理人员等）在档案管理方面的意识淡薄，重心都在临床上面，而忽略我们的档案的管理工作（如文书、图文、图纸、影像、协议、牌匾等综合性档案资料等）。另一方面，现阶段的医院医院档案管理信息化管理还是未能作为重要的业务工作以纳入医院岗位责任和考核之中。医院档案的信息化建设总体还是处于资料的简单录入、查询等阶段，难以满足大众对档案信息的利用需求，从而不能清楚了解到综合档案对医院自身历史发展的价值、贡献做出了很明晰的记录，在很大程度上忽视了该项工作的重要性，也没有意识到其必要性。而我们客观地来看待目前医院档案管理工作还是存在很多问题的，诸如从业人员的思想观念，工作方式方法和态度与状态都存在着或多或少的缺陷，这根本就不能跟上时代的脚步，也迎合不了医院以及社会发展的需求。

1.2管理范围模糊，管理体系有缺陷

从总体上来看我国档案管理较为突出的问题就是体系分散［2］。没有明确的档案信息管理组织架构使得长久以来，行政办公室的档案室负责的是一般综合性归档管理（比如说文书、科技、会计、实物、音像等档案综合起来进行归档，加以管理）。但是，医疗文档、X线胶片档案、病理切片档案、各种类型的检查影像图文档案却又是归属于各个相关业务部门在进行分档管理，由此可见，便衍生出了一种一个单位内的多部门管理机制格局。这种未统一的管理、评估、考核量化标准模式导致了各级医院在进行档案管理时，忽略了规范化、科学化的管理，便致使档案管理人员未能明确医院档案管理信息化管理的实际操作程序，并游离在档案信息管理之外。

1.3管理专业化水平低，部门之间不协调统一

现代化的计算机信息技术在不断提升，但是由于管理人员忽略了自身的学习，导致部分档案管理人员在进行医院档案管理时，还是停留在最基础的计算机信息化使用阶段，更有甚者，缺乏科学规范化的档案信息管理经验，导致其工作的随意性很强。档案管理信息化程度低下，数据库不够全面，档案管理系统也不够完善，因此，可供使用者查询的系统也不够方便快捷［3］。我们都清楚，档案管理要求较强的专业性，档案管理人员不仅要做好自己的工作，更重要的是管理理念要跟从时代发展得步伐。但是，目前大部分医院档案管理人员的专业素质还是有待提高，知识更新不够快，也缺乏系统的专业技能培训。还存在领导随意将综合档案室作为人员来往密集的流动场所。这也使得管理人员的管理水平低下，影响了档案的信息收集、合理利用开发。

各部门间的分工不明确，各类门的档案资料是有多部门进行管理的，因此，各部门的档案收集工作不明晰，管理系统也不统一，存在各部门间各自为政的局面出现，并且，当需要使用到医院的档案资料的时候，还需要去各部门进行收集统一，又会出现混乱的情况。这从时间及人力的角度来看都在很大程度上造成了浪费

1.4管理的资金、专业人员、设施投入不足

在医院档案管理信息化建设过程中不可或缺的条件就是计算机的软硬件基础设施需要齐全。但现今仍旧是存在医院档案管理信息化建设中所需的一些基础设施配备不齐全的情况。以前的档案管理是只靠手工操作完成，技术含量不高，但是，在目前这个科学技术先进的时代，档案管理人才却忽视了业务技能的培训，这也延缓了数字化、信息化的档案管理建设。数字化档案体系作为一种新型的网上信息资源管理模式，需要的就是高投入、高端设备以实现资源共享，但恰恰就是缺少信息化技术力量、信息化技术基础、数据库建设以及人才储备等条件。

2　建设信息化医院档案管理的必要性

2.1完善了档案管理模式

采用纸质形式对各种各样的档案进归档和管理在我们档案管理中一直持续了很长一段时间，包括现在我们很多的档案工作都还存在这样的方式，而近年来信息化的悄然而至，并逐步盛行，也在很大程度上改变了这种落后档案管理模式，在诸多传统的档案归档方法中，档案资源大多数都是以纸质的形式存在的。由于医院业务的特殊性，造成医院的档案数量众多，如住院病人的病历等，这些是不能随便丢弃的，据相关规定医院必须将这些档案保存超过三十年，长此以往，这些纸质档案愈积愈多，不仅需要花费大量的人力去归档管理，也需要很大的空间来存储，而科学合理的保管好这么多档案，而且在不断递增的病案资料将会给医院造成多大的困难，实行电子病历将成为一种必然的趋势。在采用信息化管理之后，能够将上述弊病给予最大限度的解决，同时，可以更大限度地增强档案的运用效率，既可同电脑设备实现大量的存储和快速的管理，节约了大量的人力和非常大的空间，又可以通过网络平台实现信息的增补与传输，实现更为先进、便捷的档案管理模式。

2.2完善文件的归纳方式

在医院工作过程中，档案管理部门要对各类文件进行及时的录入。在纸类文件时代，采用手工操控的方法，档案工作人员要花费很多的时间及精力进行归纳档案和收入目录，工作量是非常大的。如果遇到信息的改变，改动一个地方就要发生一连串的反应，相关的部分都要需要改动，会耗费大量的时间及精力。但是实现档案的信息化管理，在很大程度行减少了档案管理人员的进行手工劳作这样需要花费胆量时间和体力的繁重的工作，采取电脑软件进行工作，很大程度的改善了工作的条件，信息在改动时只需输入相应的命令，就可以自动促成系统的改正，更大层面上提高了工作的效率。由于医院业务与管理的特殊性，一般都会要求本年的档案需要在本年完成文件以及相关材料的分门别类的整理和录入，因而造成年底工作十分繁忙。而在医院档案信息化管理的情况之下，只需要按要求录入即可，再经由专门的软件加以转化处理。同时，我们也可以通过管理系统中的检索、排序等诸多先进、便捷的功能来检阅归档情况，实现轻松的管理。比如说发现没能及时归档的或者不符合条件的材料可以随时发出信息，检查和更改，很大程度的改善了档案的归档方法，使档案管理工作更加规范化［4］。

2.3有利于信息资源的整合和共享

由于医院档案的数量多，任务重，过去的管理模式下很难实现信息资源的有效整合，更不用说实现资源的共享了。将医院档案管理信息化处理后，利用医院设备联网，就解决了这些问题。较之于过去的纸质档案的原始文件，电子文档最大的的优势在于：更加容易实现导视，并能将我们原始档案文件加以更为广泛的利用和实现更高的深度运用；同时，更有利于医院的各个部门、各个科室按照自身需求浏览并随机存取，提高了档案原件的使用比率，更有利于档案部门能最大程度的发挥出互联网的无限潜能。

2.4让档案的检索和使用更加快捷方便

我们过去要去查询所需的档案资料，必定会动用人力在大量档案中去寻找，不仅要花费很多的时间和人力，而且有时候也不能达不到查询的目的。将医院档案管理信息化处理后，采用了电子录入和电子文档归类，提供便捷的电子查阅系统，使通过关键的字词进行检索，与其相关的资料或者相关的文献显示出来，这种智能化检索方式，速度有快、效率有高、范围也广，同时还可采用电子加密功能对档案进行保密处理。

2.5有利于档案原件的保存

由于过去的档案管理在归档、查询等过程中会不断的翻阅、拿取，容易造成档案的损坏、甚至丢失，而信息化管理，在很大程度上减少了的档案的翻阅和拿取，更好地让众多的档案原件得到了保存，可以更有效地避免珍贵资料丢失。例如，医院在建设以及发展过程中，不同时间段的一些珍贵的历史文献资料，包括历史文字照片图片资料等。

3　关于医院档案管理信息化建设的对策

3.1更新观念

虽然说医院的主体的业务是开展各种医疗活动，而档案的管理仅仅是辅助主业的一项管理活动［5］，但不可否认的地它对于医院工作的顺利进行和健康、持续发展都具有极其重要的作用，比如领导在进行决策时候，就不能缺乏档案管理所提供的各项信息。尤其是在科技、经济、社会都飞速迈进的当代，过去的档案管理的观念、方式方法等已经不能满足医院业务开展与持续发展的需求。基于此，我们要首先要从医院的领导的观念着手进行更新，从思想上加强对我们档案工作的内涵、重要性的认识与理解，并深入认识档案信息化管理是时代发展的需求，是医院跟上时代步伐的必然举措。因为只有我们的领导在这方的意识得到加强、观念得到更新，才会积极地从财力和精神上予以支持和鼓励，才能带动我们档案人员积极投入到档案管理改革中去，并主动地投入专业能力的提升和信息技术的学习中去，这是实现医院档案管理信息化的基础和前提。

3.2加强网络设备建设

现阶段在很多的医院都已经构建起了内部的网络系统，这是实现我们档案信息化管理的一个重要的条件，但是这还不够，还需要投入足够的硬件设备，并进一步加强网络系统的建设，这样既便于各科室、各人员在单位内部进行便捷交流、沟通，也能实现档案信息的及时传输、收集、查询、使用，更好地实现了医院信息化的全面建设，比如说我们可以通过内部网络平台，聘请专业的IT人员结合医院自身的实际情况编制出一套科学性、可行性、自动化、便捷性的集病理档案、文书档案、人事档案、图书档案等全面性的管理的软件系统。这样，不仅可以大大提高办公效率，方便利用者，同时还可以实现档案资料的在线利用。

3.3管理模式的更新

信息化技术的快速发展与观法运用，颠覆了很多行业的工作与管理模式，我们医院档案管理模式也不应该例外。因此，我们的档案管理人员积极接受和适应档案管理模式的变化，学会利用网络和相关设备进行工作，比如说通过网络和相关设备来完成档案的收集，档案的整理，档案的编目，并能进行档案检索与借阅，甚至记录与统计等各项工作。基于此，我们的档案管理人员不仅要加强业务能力的提升，也要积极学习计算机知识与操作技术以及现代信息技术，以便更快地适应新的工作模式。

4　结语

综上所述，档案是一种宝贵的信息资源，在各个行业、各个企业中起着非常重要的作用，在新形势下不仅要重视医院档案管理的重要性，并要与时俱进，积极采取措施实现医院档案的信息化管理，不断提高医院档案管理的水平和信息化水平，为广大人民群众提供更优质的服务，医院档案管理牵扯到广大人民群众从医治病的医疗档案、病理切片、x线底片、各式各样的检查资料等等，不止在医疗、教研等活动中的有显著的作用，而且与人民群众的健康是密不可分的，也是与我们医学的发展紧紧连在一起的。因此，加强医院档案信息化管理具有深远的现实意义。

［1］王珊珊，张燕.浅谈如何加强医院档案管理的信息化建设［J］.档案天地，2010（11）：50-51.

［2］方孝梅，明星辰，杨婷.档案信息化建设在医院档案管理中的价值及地位［J］.办公室业务，2013（13）：160-161.

［3］王泽蓓，杨志滨，刘英霞.医院档案管理信息化建设中的思考［J］.内蒙古科技与经济，2015（13）：80，82.

［4］卫双囤.浅谈医院档案信息化管理的途径［C］//档案管理与利用——方法技术实践，2013：4.

［5］陈爱红，柴艳丽，陈岩.浅谈医院档案如何向信息化管理迈进［J］.中国医院管理，2000（3）：39.

10.3969/j.issn.1673-0194.2015.21.109

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