数字档案馆背景下中医院校名人档案信息资源挖掘

2015-01-03种金成

中国管理信息化 2015年20期

关键词：校名中医院名人

种金成，路颖

（南京中医药大学档案馆，南京 210023）

数字档案馆背景下中医院校名人档案信息资源挖掘

种金成，路颖

（南京中医药大学档案馆，南京 210023）

高校名人档案是推动学校发展的文化基础之一，它用人类的记忆传承助推校园文化发展，体现了名人档案管理工作对名人负责、对学校负责、对历史负责的使命，从而为学校的未来发展服务。本文通过概述数字档案馆建设背景下中医院校名人档案信息资源挖掘的意义及现状，分析了中医院校名人档案信息资源挖掘的对象、内容及方法，最后讨论了数字档案馆建设背景下的名人档案信息资源如何有效地利用。

数字档案馆；名人档案；档案信息资源

传统意义上的高校档案侧重于党群、行政、教学、科研等大类档案的收集与管理工作，而忽略了名人档案信息的收集整理。随着档案工作的信息化发展的进程加快，尤其是在高校数字档案馆建设的大背景下，要求档案信息资源收集更要顾及方方面面，名人档案信息资源的收集、整理从某种程度上丰富了数字档案馆建设的档案信息资源。通过名人档案信息资源的挖掘，不仅能使高校名人的科研态度和治学风格得到继承和发扬，也从某种意义上推动了高校的校园文化建设。

中医院校名人档案全宗是指名人（指本校的知名人士，在中医类学科或者中医类某一领域作出过重大贡献、学术水平较高的专家、教授、学者等）在其一生活动中形成的具有保存价值的图表、文字、图像视频等载体文件材料的综合体。

1　中医院校名人档案信息资源挖掘的意义

1.1名人档案是高校档案的重要组成部分

高校名人档案是丰富档案馆藏的重要内容，中医院校一般都是建校历史悠久，名人、大家众多，有些知名教授、专家、国医大师在教学、科研活动中形成了许多内容丰富的成果和材料，具有非常重要的保存价值，而这些信息资源对于了解本校的历史变迁、学术沿革以及教学思想的发展有着重要参考价值。高校档案馆（室）建立名人档案全宗，通过对这些名人档案的收集整理，建立丰富、完整的名人档案数据库，不仅充实了馆藏，也传承了学校的校园文化。

1.2名人档案展现了中医院校的办学特色

中医院校是我国中医学科领域专家、学者、教授汇聚的地方，他们在教学、科研和社会活动中形成的有价值的材料，对于了解中医院校的人才培养和学科建设有着重要的参考作用。中医院校作为培养中医方面人才的摇篮，通过建立系统、完整的中医类名人档案，不仅展示了本校学术、教育水平的特色，也是对传统档案工作的创新，有利于优化馆藏结构、丰富馆藏内容、传承中医历史文化。

1.3名人档案征集助于学校档案保存的完整性

中医院校名人档案信息资源的挖掘不仅保护了高校的历史文化财富，同时也赋予了高校名人一种荣誉感。此外，通过对名人档案的广泛征集，不仅使得名人档案信息资源日趋丰富，还为学校编写校史、校志等方面的工作提供了重要的参考资料。

1.4名人档案发挥了“存史育人”的文化功能

名人档案真实记录了中医名人们学习、工作和生活历程，向中医学子们展现了名人全方面的学习历程和科研成果，这些都是一代代师生学习的榜样，是启发和激励年青一代的生动教材，也是培养学生科研能力、创新精神最真实的素材。中医院校名人档案中保存的教学科研成果，对在校教师及大学生有很重要的启示和指导意义，可激发他们进行中医科学研究的兴趣，培养创新精神。

2　中医院校名人档案信息资源收集、管理现状

2.1名人档案收集整理缺乏系统性和完整性

一方面，由于名人档案归私人所有，大部分名人没有归档意识，或担心自己的学术成果归档后被别人剽窃借鉴，而存于自己手中不重视个人建档，导致档案材料不能移交给档案馆（室）。在这些名人中，随着时间的推移，他们存有的许多反映校史、早年从事科研教育的珍贵文件材料，正在逐渐流失。另一方面，有的学校档案管理部门没有安排专人进行名人档案的征集、整理，从而导致名人档案信息资源的收集缺乏系统性和完整性。针对这些状况，档案管理部门应该制订具体有效的措施，制定相应的名人档案规章制度以保证名人档案资料收集的完整性。

2.2名人档案材料管理缺乏制度和和规范化

名人档案在高校档案管理实施方面是一个弱点、难点。国家教委办公厅编著发行的档案文件《高等学校档案实体分类法》《高等学校档案工作规范》，并没有把名人档案列入高校档案工作的范畴，因此，名人档案的管理也就缺少标准化、规范化的依据。各高校自行制定名人档案方面的规则制度，或者根据对本校名人档案资源组成的理解来开展这项档案工作，没有标准化和规范化，也导致了很多高校没有开展名人档案的征集工作。

2.3重视程度不够，档案收集渠道狭隘

一方面学校主要领导不重视、档案意识淡薄，导致其他领导及教师的“跟风”效应。另一方面，有归档意识的名人归档程度及深度不够，应该归档的档案材料没有保存或保存不全，造成遗失或缺失现象严重。

由于名人档案设计方面广、类型多，数量大，大部分院校对于收集与管理缺乏统一的领导和集中管理，有的学院或部门收集到名人的档案材料后自行管理，没有及时移交到档案部门，有的甚至无人管理，管理水平参差不齐，也缺乏必要地沟通约束机制。这些情况都使得高校档案管理部门无法获得名人的全部有价值的档案材料，造成名人归档材料不完整，直接影响到了名人档案的归档效率和质量。

2.4综合专业水平不高，缺乏规范管理

数字档案馆建设背景下，名人档案管理需要既懂信息化专业知识，又要熟悉档案业务的复合型人才。而目前一些高校的档案人员没有经过专门系统的信息化专业知识培训，缺乏档案基础知识和技能，造成名人档案的归档没有按照一定的程序进行，随意性大，给名人档案管理工作造成了困难。

3　数字档案馆背景下中医院校名人档案信息资源挖掘及利用

3.1中医院校名人档案信息资源挖掘的对象

学校在编、在岗人员中，在中医教学科研方面有突出贡献并在该学科领域内有一定影响力的知名专家教授，以及对学校建设和发展有突出贡献的校级领导；曾在本学校学习、工作过，在国内外有一定影响力的著名专家学者、担任国家重要职务的党政领导、以及在中医相关领域为社会发展产生了积极影响的知名人士；来校考察访问或者参加与学校相关活动的国家领导人和国内外知名人士。

3.2名人档案信息资源挖掘内容

反映名人一生经历及其主要活动的生平材料，如自传、传记、回忆录、日记等；反映名人职务活动、社会活动、国际交往的各种记录材料，如文章、报告、演讲稿、题词、被邀请出席各种重要会议的通知、在各种会议上所作报告底稿或提纲、担任某些职务的聘书等；反映名人成就的材料，如论文、著作、研究成果、书画、文学艺术作品等；社会及舆论对名人研究、评价的材料，如纪念性、回忆性、评述性及研究介绍性材料等；与名人有直接关系的材料，如证明材料（履历表、职务任命书等）、各类证书（学生证、工作证、毕业证、学位证、获奖证书、荣誉证书、任命书、委任状等）、奖章、信函等；反映名人活动的声像（录音带、录像带、照片、光盘等）、实物等载体形式的材料；个人书信（包括名人发给别人的信稿和收到别人寄来的信件）；名人的口述历史材料等；与名人有关，并且有收藏价值的其他材料；名人使用过的有重要保存价值的实物以及受赠礼品等。

3.3名人档案信息资源的整理归档

对征集到的名人档案信息资源进行科学合理的分类整理，不仅有利于保管，而且提高了档案的查准率和查全率。结合中医院校名人档案征集及整理办法，主要可从一下几个方面进行。

第一，对本校馆藏名人档案，按人名实行集中管理的原则，按照一人一号，按人名首字母及归档档案类别编制档案实体分类号：一级类目以名人首字母（MR）表示，二级类目以该人名首字母表示（如张三：ZS），三级类目以归档的该名人档案类别M表示（以M1、M2、M3、M4分别表示不同类目），如名人张三本人形成的档案则赋予该名人档案实体分类号MR-ZS-M1（M2M3M4）。

第二，名人档案应以每个名人为单位设立档案全宗，包括对名人的介绍、该名人档案归档内容及整理说明、档案交接单据和目录清单、档案统计记录等等。

第三，根据归档档案载体和类别的不同，以卷或件为单位，按照相关的名人档案整理规范和文件进行分类、整理、编目和入库保管。高校名人档案类目多，有文书类档案、声像类档案、实物类档案、电子类档案等，因此在分类整理时应采用不同的归档方法，如文字类档案材料应按照文书档案的整理规则进行分类整理；声像类则应该按照声像类档案整理方法整理；每一类档案都要按照时间的先后顺序立卷。例如：某名人归档的所有手稿、传记、论文等文字型材料档案可划分为M1类（例如：张三，则赋予名人档案实体分类号MR-ZS-M1-）；归档的录音、照片、视频类档案可划分为M2类（例如：张三，则赋予名人档案实体分类号MR-ZS-M2-）；归档的相关的以光盘、U盘、移动硬盘等为载体的电子类档案可归为M3（例如：张三，则赋予名人档案实体分类号MR-ZS-M3-）；归档的实物类的如奖杯、奖牌等可划分为M4（例如：张三，则赋予名人档案实体分类号MR-ZS-M4-）。

3.4数字档案馆建设背景下的名人档案信息资源利用

高校所有类别档案的收集保管其最终目的都是为了提供利用，名人档案也不例外，尤其是在数字档案馆建设的大背景下，如何将收集整理的名人档案以现代化的技术及手段对外提供利用服务显得尤为重要。

组织名人档案编研，深度挖掘名人档案的人文资源。可由学校档案部门负责，组织相关的专家，对一部分名人档案进行系统研究，形成系统性的成果，如出版关于该校的教授名录、校史、校志等等以名人档案材料为支撑的校史资料；对一些在国内外影响力较高的名人，还可通过组织专家进行专门研究、一对一访谈等形式，出版关于该名人的系列书籍。

定期进行非涉密名人档案展出，重视名人档案的育人教育功能。由于名人档案中包括科研机密和关于个人隐私的内容，在进行展出之前档案部门要根据档案法规和保密法的相关规定，确定可公开的内容，同时要取得该名人的同意之后才能展出。展出的形式可多种多样，既可在学校校史馆开辟单独的栏目进行长期性展出，也可在档案馆建设专门的展厅、展台定期对外开放，以此扩大名人效应，发挥名人档案的文化育人功能。

建立名人档案专题数据库。数字档案馆建设背景下，不仅要建立各种目录级名人档案数据库，编制各种检索工具，还要建立健全名人档案全文数据库、声像数据库。将收集归档的纸质名人档案定期进行扫描，并将扫描件及时挂接到档案管理系统中，这样不仅有利于查阅利用还有助于档案的长久保存。同时也可将归档的实物类档案进行拍照、标注，然后在档案馆网站上按照专题进行展示，使名人档案在学术传承和校园文化建设中，发挥出积极的作用。