图书馆档案管理信息化建设的重要性和关键步骤

2015-01-03田爱民

中国管理信息化 2015年20期

关键词：关键步骤重要性图书

田爱民

（邹城市鲍店煤矿学校，山东邹城 273510）

图书馆档案管理信息化建设的重要性和关键步骤

田爱民

（邹城市鲍店煤矿学校，山东邹城 273510）

图书馆档案管理是图书馆日常工作最重要的组成部分，随着网络技术的不断发展，信息化建设成为近年来图书馆管理中的重要工作内容。图书馆档案管理信息化系统较于传统的档案管理模式有着无可比拟的优越性。本文首先阐述了图书馆档案管理信息化建设的重要性，继而分析了在建设过程中的几个关键步骤，希望对图书馆管理工作能有所帮助。

图书馆；档案管理；信息化

1　图书馆档案管理信息化建设的重要性

所谓图书馆档案管理信息化建设，是指利用现代信息技术和网络技术，根据图书馆自身建设和发展要求，开发和管理图书馆各项信息资源，为图书馆用户提供优质信息服务的过程。这能最大程度地满足不同读者对图书信息资源的需求。图书馆档案管理信息化建设的重要性是其相较于传统的图书馆档案管理模式来说的，其重要性主要表现在以下4个方面。

一是随着信息时代的不断发展，图书馆档案信息的需求也越来越高，传统的纸质档案管理方式存在着信息流通量不高、处理不及时、查询繁琐、档案信息易丢失、文件归档工作量大等弊端，导致档案信息不能及时被搜集、整理和归档。其档案信息处理和检索的及时性、灵活性和准确性也无法满足庞大的读者需求。而档案管理信息化系统利用计算机技术和网络信息技术，能高效处理和检索档案信息，其速度和准确性都会大大提高，通过网络终端，读者可直接快速查找到所需要的数字化文件内容，不必像过去那样从一卷卷的文件中翻找。

二是传统的图书档案管理模式中，一方面需要很大的室内面积来储存档案，同时还需要对应的借书室、阅览室以及采编室等办公场所，这在很多单位和学校中很难完全满足；另一方面对于庞大的图书档案信息，需要专业的图书管理人员对图书档案信息进行采集、整理、归档、查询和维护等，对人力、物力和财力的要求较高，一般单位很难配备这么充足的专业管理人员。而图书馆档案管理信息化系统只需要一个很小的空间甚至几台电脑加服务器和存储设备，就可以实现储存功能，不需要浪费大量的人力、财力和物力，还可以提高档案管理工作效率，创造更好的社会效益和经济效益。

三是传统的各个图书馆档案管理单位之间都是相互分开的，一般都是半封闭型和馆藏型的，如果想要实现信息共享非常困难。而档案管理信息化系统可以很好地解决这个问题，它一方面可以让图书档案信息实现由半封闭型、馆藏型向开放型、开发利用型转变，为广大读者提供了一个信息共享的平台，同时也为科学研究和知识普及等提供智能化服务。另一方面，对每一位读者来说，在信息化系统平台上获得的信息会更加广泛，信息量会更大，可缩短二次文献信息的编著时间，提高档案信息利用的时效性，更能体现出档案信息化系统的人性化和个性化特点。

四是在图书馆档案管理信息化普遍发展的今天，很多图书馆采取将传统服务延伸拓展到现代网络上，极大地提升图书馆的现代科技含量和服务功能。能够大大缩短档案形成和利用周期，避免归档过程中容易出现的不及时、不齐全等现象。在一些部门和管理层中，决策是否正确，管理措施是否得当，都要依靠完整的、准确的信息来保障，图书馆档案管理信息化系统避免了人工查找和判断的错误，可用准确完整的档案信息支持决策和管理。

2　图书馆档案管理信息化建设的关键步骤

2.1建立健全完善的档案管理信息化网络和设施

强大的图书馆档案管理信息化系统需要一套完善的信息化网络和设施来提供足够的支撑和保障，从硬件到软件，从内部到外部。从硬件方面来说，档案信息化管理需要大量的设备进行支撑，例如电脑、服务器、扫描仪、打印机等。从软件方面来说，选择适合自身办公特点的图书档案管理软件和管理平台是档案管理信息化的基础，其体系结构、系统功能、适用网络结构、后台数据库、与办公自动化系统数据接口、以及档案管理模块等要符合档案信息化建设的要求。例如，利用各种搜索引擎从网络上查询并获得各种信息；利用各种导航系统为读者快速获取信息提供服务等。单位要将档案信息化建设经费列入年度财务预算，对档案保管数量的增加和档案载体形态、技术手段的变化要有一个特定的预算等因素，增加经费投入。

2.2建立完善的档案信息化管理标准和体系

不同的图书馆的档案管理工作都存在一定的差异性和共同点，各图书馆档案管理信息化建设都要根据自身发展的特点和工作内容建立完善的档案信息化管理标准和体系。可将档案管理信息化建设涉及到的大量的基础设施和设备、信息应用系统、资源管理、安全系统和人员培养等诸多方面进行规范管理。

2.3提高档案信息管理人员的专业素质

一是要求档案信息化管理人员要有档案管理方面专业的知识，主要包括对档案信息真实性的辨别能力，对档案信息重要性的评估能力，对档案信息的整理加工能力等。二是要有一定的计算机应用能力和网络信息处理能力，才能保证各种档案信息的完整性和准确性。